Esimiehen käsikirja

Janakkalan kunnassa työskentelee noin 1000 henkilöä, esimiehiä on noin 70 kappaletta. Keväällä 2017 tehdyssä henkilöstökyselyssä tuli ilmi johtamistaitojen puutteet kaikilla johtamisen alueilla. Tästä syystä Janakkalan kunnassa haluttiin kehittää esimiestyötä.

Moneen asiaan oli jo kehitetty yhteisiä käytäntöjä, mutta esimiesten perehdyttämisen osalta niitä ei oltu vielä laadittu. Tämän johdosta laadittiin opas esimiehille, jonka tarkoitus on toimia kaikkien Janakkalan kunnan uusien esimiesten perehdyttämisen tukena. Janakkalan kunnan henkilöstöhallinnossa halutaan viestiä esimiehelle, että häntä tuetaan esimiestyössä. Esimiehen roolia haluttiin kirkastaa ja lisäksi haluttiin selvittää, mitä esimieheltä odotetaan. Tavoitteena oli antaa esimiehille selkeämpi kuva esimiehen vastuista, mutta toisaalta myös oikeuksista.

Uudet esimiehet löytävät velvollisuuksiensa rajat ja saavat työkaluja sekä keinoja niin erilaisiin haastaviin tilanteisiin puuttumisissa kuin myös muuten työnantajan edustajana olemisessa. Tavoitteena oli helpottaa esimiestyötä ja oikean tiedon löytämistä, joka lisää työhyvinvointia yksiköissä. Esimiehen käsikirjaa lähdettiin toteuttamaan siten, että henkilöstösihteeri teki esivalmisteluja, keräsi tietoa ja kirjasi mahdollisimman laajasti tiedot käsikirjaan. Käsikirjan tekstit kirjattiin yleisellä tasolla, jotta tekstit pätevät kaikkiin esimiehiin riippumatta toimialasta tai tehtävästä.

Projektin työryhmään kuului henkilöstösihteeri, jolla oli projektista kokonaisvastuu. Lisäksi ryhmään kuului esimiehiä eri toimialoilta, joiden vastuulla oli ideointi sekä palautteen antaminen projektin aikana. Ryhmään kuului myös viestintäsuunnittelija, jonka vastuulla oli käsikirjan ulkoasun muokkaus ja viimeistely yhdessä henkilöstösihteerin kanssa.

Projektin kestoksi oli arvioitu noin vuosi. Työryhmään kuuluvien kesken pidettiin kokous 3 – 4 kuukauden välein. Ensimmäisessä kokouksessa esiteltiin työryhmälle ehdotuksia, mitä käsikirjan tulisi sisältää. Ensimmäisen palaverin pohjalta kerättiin tietoja ja lomakkeita sekä työstettiin käsikirjan tekstiosuuksia. Toisessa palaverissa käytiin läpi tilanne käsikirjan suhteen ja annetun palautteen perusteella tehtiin muutoksia käsikirjan sisältöön. Toisen palaverin pohjalta jatkettiin käsikirjan työstöä ja tässä vaiheessa myös suunniteltiin käsikirjan ulkoasua. Kolmannessa palaverissa tarkistettiin valmis luonnos ja sovittiin tarkemmat jatkotoimenpiteet. Kun palaverissa sovitut muutokset oli käsikirjaan tehty, lähetettiin käsikirja yhteistyöryhmälle kommentoitavaksi ja sieltä edelleen kunnanhallitukselle hyväksyttäväksi.

Kunnanhallituksen päätettyä ottaa käsikirja käyttöön, tallennettiin se intranetiin sekä tiedotettiin esimiehiä asiasta. Käsikirjaa käytiin läpi myös esimiesiltapäivässä. Käyttöönoton jälkeen laadittiin kysely esimiehille, jossa toivottiin palautetta käsikirjan toimivuudesta sekä hyödyllisyydestä. Kyselyn tulokset raportoitiin sekä tiedotettiin johtoryhmälle.

Projektiin ei suoria kustannuksia tullut lainkaan. Työ oli lähinnä tiedon keräämistä sekä jäsentämistä. Projektiin ei tarvittu erillisiä tarvikkeita tms. Käsikirjaa ei tehty paperiversiona, joten myöskään kopiointikuluja ei projektissa tullut. Työkustannuksina arvioitiin työaikaa kuluneen henkilöstösihteeriltä 60 tuntia vuoden aikana. Esimiehiltä, jotka käsikirjan työstöön osallistuivat, kului jokaiselta noin 4 tuntia.

Käsikirja toteutettiin vain sähköisenä versiona. Käsikirja tallennettiin kunnan intranet-sivuille, jolloin esimiehillä on aina käytössään viimeisimmät versiot kaikista ohjeistuksista. Pääsääntöisesti esimiehet olivat tyytyväisiä käsikirjan sisältöön sekä käytön helppouteen. Töiden sujumiseen, tavoitteiden asettamiseen, henkilöstön tukemiseen ja motivointiin esimiehet ovat arvelleet käsikirjasta olevan eniten hyötyä. Myös esimiehen omaan jaksamiseen arveltiin käsikirjasta olevan hyötyä. Vähiten hyötyä arveltiin olevan tehtävien jakamiseen sekä osaamisen hallintaan.

Tällainen käsikirja oli odotettu ja moni olisi kaivannut samankaltaista "tiekarttaa" itse aloittaessaan esimiehenä Janakkalan kunnassa. Uusilta esimiehiltä saamme jatkuvasti palautetta siitä, että tällainen käsikirja on erittäin hyvä, koska saman dokumentin kautta löytyy kaikki Janakkalan kunnan omat ohjeet ja otsikoinnin avulla on helppoa löytää oikea kohta käsikirjasta.

Kehittämistä tarvitaan vielä erilaisten käyttäjäryhmien (esim. uudet vs. vanhat esimiehet) huomioimisessa sekä käsikirjan kuvituksessa. Jatkossa käsikirjaa päivitetään jatkuvan päivityksen periaatteella, eli aina uusimmat ja ajankohtaisimmat asiat löytyvät käsikirjasta. Käsikirjaa päivitetään myös annettujen palautteiden avulla.

Toimialat

Teemat