Hallintopalveluiden prosessien sähköistäminen ja tehostaminen

Järvenpään kaupunki palkitsee vuosittain työyhteisöjä Innovaatio- ja ideapalkinnoilla hyvistä työelämän kehittämishankkeista. Vuonna 2017 yksi Inno- ja ideapalkinnon saajista oli hallintopalvelut kehittämishankkeella ”Hallintopalveluiden prosessien sähköistäminen ja tehostaminen CaseM-asianhallintajärjestelmän avulla”.

Kaupungin strategisiin tavoitteisiin kuuluu digitalisaation edistäminen ja sähköisten palveluiden kehittäminen. Asianhallinnan ja asiakirjahallinnon sähköistäminen tuo sekä säästöjä että tehokkuutta hallintoon, joten prosesseja lähdettiin kehittämään päivittämällä vanha asianhallintajärjestelmä. Projektin tärkein tavoite ei ollut pelkkä tietojärjestelmän korvaaminen uudella, vaan järjestelmän mahdollistama toimintatapojen tehostaminen ja yksinkertaistaminen. Järvenpään kaupungissa on otettu touko-kesäkuussa 2017 vaiheittain käyttöön uusi CaseM-asianhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa asianhallinnan, asiakirjahallinnan ja arkistoinnin sähköistämisen, tehostamisen ja automatisoinnin.

Uusi järjestelmä tukee sähköisen arkistoinnin kehittämistä. Se mahdollistaa muun muassa siirtymisen tulevaisuudessa kokonaan sähköiseen arkistointiin. Järjestelmä luo myös edellytykset järjestää uuden kuntalain mahdollistamia sähköisiä kokouksia.

Kehitystyö aloitettiin tiedonohjaussuunnitelman laatimisella vuoden 2016 alussa. Tiedonohjaussuunnitelma on modernin asianhallintajärjestelmän sydän, joka määrittelee organisaation tehtävät, asiakirjat ja asiakirjojen metatiedot (esim. säilytysaika, julkisuusaste, henkilötietoluonne). Keskeisinä tavoitteina oli mahdollisuus sähköiseen tiedonohjaukseen tiedonohjaussuunnitelman avulla, mahdollisuus sähköiseen arkistointiin, integroitavuus muihin järjestelmiin sekä tietysti järjestelmän helppokäyttöisyys ja ketteryys.

Uuden järjestelmän myötä kaikki asianhallintaan ja päätöksentekoon liittyvät prosessit ja toimintatavat on mietitty uudella tavalla. Toimielinten ja viranhaltijoiden päätöksiä ei enää tulosteta paperille, vaan ne säilyvät ja ovat helposti löydettävissä järjestelmästä.

Asianhallintajärjestelmässä käsiteltäviä asioita ja sinne tallennettuja asiakirjoja ei tarvitse enää säilyttää paperilla, vaan tiedonohjaussuunnitelma kertoo automaattisesti kunkin asiakirja säilytysajan ja ilmoittaa, kun asiakirja on hävitettävissä. Älykkäällä käyttäjähallinnalla voidaan rajata asioiden ja asiakirjojen näkyvyys pelkästään tietoja tarvitseville sekä kulloisenkin asian käsittelijälle. Toimielinten kokoukset voidaan pitää sähköisesti järjestelmässä.

Järjestelmä kytketään sähköiseen asiointialustaan, jolloin esimerkiksi kuntalaisen kotona täyttämä avustushakemus tulee suoraan käsiteltäväksi asianhallintajärjestelmään oikealle asialle. Sähköisen asioinnin kautta järjestelmästä voidaan saada hyötyjä useissa erilaisissa kaupungin tehtävissä. Järjestelmään voidaan integroida myös esimerkiksi Cloudia-järjestelmä, jolloin kaikki hankinta- ja sopimusasiakirjat saadaan tallennettua CaseMiin.
Ideasta hyötyvät sisäiset asiakkaat, luottamushenkilöt ja kuntalaiset. Sisäiset asiakkaat (päätösten valmistelijat, viranhaltijat, hallintosihteerit) toimivat järjestelmän käyttäjinä. Päätösesitysten ja viranhaltijapäätösten tekeminen helpottuu ja nopeutuu, eikä päätöksiä tarvitse tulostaa enää paperille. Järjestelmästä on helpompaa hakea tietoa monipuolisten hakuominaisuuksien avulla (esimerkiksi hakujen kohdistaminen asiakirjan sisältöön).

Luottamushenkilöille tulee järjestelmän myötä kokonaan uusi kokousnäkymä, jossa päätettävät asiat käsitellään. Luottamushenkilöt voivat ilmoittautua itse läsnä oleviksi, pyytää puheenvuoroa, antaa kommentteja ja äänestää järjestelmän avulla. Järjestelmä tukee myös mahdollisuutta pitää kuntalaissa mainittuja sähköisiä kokouksia.

Järjestelmän avulla on mahdollista saada taloudellisia säästöjä:
– Työaikaa säästyy, kun osa toiminnoista automatisoituu ja tiedonhaku helpottuu ja nopeutuu
– Tulostuskulut pienenevät, koska asianhallinnassa käsiteltäviä asiakirjoja eikä päätöksiä tarvitse enää tulostaa paperille arkistoitaviksi
– Arkistotilan tarve vähenee, kun asiakirjat arkistoidaan sähköisesti

Nykyisin kaikki päätökset ja päätöksentekoon liittyvät asiakirjat tulostetaan paperille arkistointia varten. Vuosittain päätöksentekoon liittyviä asiakirjoja syntyy noin viisi hyllymetriä vuodessa, mikä vastaa 1350 riisiä tulostuspaperia, mistä voidaan luopua, kun asiakirjat säilytetään sähköisesti.

Toimialat

Teemat