Hankekäsikirja: henkilöstön opas hankemaailmaan

Raumalla haluttiin panostaa laajasti ja systemaattisesti kehittämistoimintaan ja -hankkeisiin. Kaupungin hanketoiminnassa ilmeni kuitenkin tiettyjä haasteita: kunnille suunnatusta ja mahdollisesta hankerahoituksesta ei ollut kokonaiskuvaa, hankeprosesseja lähti liikkeelle osin satunnaisesti ja hankkeiden toteuttamisessa törmättiin toistuvasti samoihin asioihin.

Kaupungin henkilöstön käyttöön koottiin käytännönläheinen hankekäsikirja helpottamaan kehittämishankkeiden alkuun panemista, suunnittelua ja toteuttamista. Samassa yhteydessä kirjattiin ylös hankeasioiden eteneminen kaupungin organisaatiossa ja eri toimielimissä, mikä kuvattiin visuaalisena hankeprosessikaaviona.

Keskeisin uudistus hanketoiminnassa liittyi hankkeiden käynnistymiseen. Suurimmat haasteet olivat aiemmin olleet hankkeisiin liittyvässä asianhallinnassa ja arkistoinnissa, viestinnässä, talousasioissa ja hankinnoissa. Hankekäsikirjan käyttöön ottamisen myötä jokainen aloittanut hankevetäjä on perehtynyt erityisesti em. aihealueisiin ja hankkeita koskeviin ohjeisiin sekä varannut kuhunkin asiakokonaisuuteen liittyvän ns. aloituspalaverin, jossa on yhdessä asiantuntijoiden kanssa vielä käyty läpi niihin liittyvä ohjeistus.

Hanketoiminnan ja -käsikirjan tueksi perustettiin juuri uusittuun sisäiseen intraan hankkeille varattu osio, jonne koottiin kaikki keskeiset hankeasiat: hankekäsikirja kokonaisuudessaan, hankeprosessikaavio ja luettelo kaupungin hyödynnettäissä olevista rahoituskanavista. Lisäksi kaikki kaupungin eri toimialoilla käynnissä olevat hankkeet koottiin jatkuvasti päivittyvään hankeluetteloon. Hankekäsikirjan laatiminen alkoi haastattelemalla kaupungilla parhaillaan työskentelevät ja viime vuosina työskennelleet hankevetäjät ja projektipäälliköt. Näin saatiin kokonaiskuva keskeisimmistä hanketoimintaan liittyvistä haasteista ja mahdollisista ongelmakohdista.

Kun haasteet olivat selvillä, alettiin käsikirjaa työstää hankeneuvojan (nyk. -asiantuntija) toimesta. Käsikirjan sisältöä ja tarvittavaa ohjeistusta pohdittiin laajasti kaupungin asianhallinnan, viestinnän, talousohjauksen ja hankintojen parissa työskentelevän henkilöstön kesken.

Hankekäsikirjan sisältöä käytiin laadintavaiheessa esittelemässä kaupungin toimialojen johtoryhmissä ja toimialoilla hankeasioiden kanssa töitä tekevien keskuudessa. Näin saatiin siihen arvokasta palautetta ja näkemyksiä.

Hankekäsikirja hyväksyttiin kaupungin viralliseksi, kehittämishankkeiden suunnittelussa, toteutuksessa ja päättämisessä/juurruttamisessa noudatettavaksi ohjekirjaksi joulukuussa 2018. Hankekäsikirjasta kerätään jatkuvaa palautetta ja sitä päivitetään aina tarpeen mukaan.

Hankekäsikirjan tekemiseen ei käytetty ulkopuolista rahoitusta eikä apua. Hankeneuvoja -/asiantuntija toi työskentelyyn koko parikymmenvuotisen hanketyöuransa aikana keräämänsä käytännön kokemuksen. Käsikirjan tekemisen resursseina oli henkilöstön käyttämä työaika. Kehittämishankkeiden suunnitteluun ja toteuttamiseen on nyt selkeät toimintaohjeet. Jokainen uusi hankevetäjä varaa heti hankkeen aluksi 4 aloituspalaveria: viestintäpalveluista, hankintapalveluista, talousohjauksesta ja asianhallinnasta. Näin hän pääsee heti 'talon tavoille' ja saa raamit hankkeen toteuttamiselle. Kun hankkeen aloitus lähtee hallitusti käyntiin, pystyy hankevetäjä keskittymään heti hankkeen sisällölliseen etenemiseen ja kaikki perusasiat tulee hoidettua.

Hankekäsikirja sekä samaan aihepiiriin liittyvät hankeluettelo ja kooste rahoituskanavista helpottavat hankkeiden suunnittelua ja toteutusta merkittävästi. Koko organisaatiolla on nyt yhteneväiset ohjeet hanketoimintaan. Kaikkia tarjolla olevia rahoitusmahdollisuuksia pystytään hyödyntämään kaupungin kehittämistoiminnassa ja kaikki kaupungin toteuttamat hankkeet löytyvät nyt samasta paikasta hankeluettelosta. Hanketoiminta on laajempaa ja hankkeiden hakemisen systemaattisempaa. Koko kaupungin hanketoiminta on organisoitua.

Toimialat

Toiminnot

Teemat