Hiljaisesta tiedosta kaupungin digitaaliseksi kaksoseksi

Heinolan kaupungin katu- ja viheralueisiin liittyvä tieto oli pitkään henkilöstön hiljaisen tiedon, paperisten aineistojen ja yksittäisten asiakirjojen varassa. Kehittämistyön tavoitteena oli siirtää tieto digitaaliseen muotoon ja rakentaa kaupungille digitaalinen kaksonen tukemaan omaisuuden hallintaa ja tiedolla johtamista. (Katu- ja viheralueet)

Kahden vuoden aikana toteutettu kehittämistyö tehtiin laajassa yhteistyössä eri palvelualueiden kanssa. Samalla varmistettiin, että vuosien aikana kertynyt osaaminen ja tieto saadaan talteen myös henkilöstön eläköitymisten myötä.

Projekti käynnistyi katu- ja viheralueiden omaisuudenhallintasovelluksen hankinnalla. Tämän jälkeen aloitettiin aineiston digitointi, luokitusten ja koodistojen rakentaminen sekä tietojen kokoaminen yhteistyössä katu- ja liikennepalveluiden, puistoyksikön sekä muiden asiantuntijoiden kanssa. Paikkatietoinsinööri on vastannut hankkeen koordinoinnista, aineistojen tallentamisesta ja kokonaisuuden kehittämisestä.
Projektin toteuttamiseksi useat tahot ovat olleet mukana välillisesti tavoitteen eli digitaalisen kaksosen luonnin saavuttamiseksi. Heinolan kaupungin työllisyyspalvelut, Tilapalvelut Oy, Vuokra-asunnot Oy, kadut ja liikenne, kiinteistö- ja mittauspalvelut, liikuntapalvelut sekä ohjelmistotoimittaja Trimble.

Kehittämistyötä ovat vieneet eteenpäin erityisesti paikkatietoinsinööri, paikkatietokäsittelijä, paikkatietoavustajat, katuyksikön ylläpito ja eri asiantuntijat ja hiljainen tieto on kerätty työstä vastaavilta henkilöiltä paikkatietoalustaan, jossa on pystytty sopimaan esimerkiksi Tilapalveluiden ja kaupungin työntekijöiden kiinteistönhoidolliset vastuut yhtiöiden ja
kaupungin omien työntekijöiden välillä.

Vaikutukset
Kehittämistyön merkittävin saavutus on ollut hiljaisen tiedon muuttaminen yhteiseksi, helposti hyödynnettäväksi tiedoksi. Tiedon etsimiseen kuluva aika on vähentynyt, tiedon laatu on parantunut ja työn suunnittelu sekä johtaminen perustuvat entistä enemmän ajantasaiseen tietoon.

Toimintatapojen uudistaminen jatkuu edelleen. Tavoitteena on, että esimerkiksi liikennemerkkien muutokset päivitetään järjestelmään välittömästi, jolloin tieto pysyy jatkuvasti ajan tasalla. Samalla katu- ja viheralueiden toiminta uudistuu kohti entistä tehokkaampaa ja tiedolla johdettua toimintaa.

Työ on jo pitkällä, mutta olemme vasta alussa. Seuraavaksi järjestelmään kerätään katuvalaistuksen tiedot yhteistyössä ulkopuolisen asiantuntijan ja paikkatietoavustajan kanssa. Kehittämistyö jatkuu määrätietoisesti kohti entistä kattavampaa kaupungin digitaalista kaksosta.

Ilman katu-vihersovellusta Trimbleltä ja Fielduser-mobiilisovellusta ei olisi ollut mahdollista kerätä tietoja järjestelmään. Projekti käynnistyi katu- ja viheralueiden omaisuudenhallintasovelluksen hankinnalla, jonka hankkimisesta päätöksen on tehnyt kaupunkiympäristön palvelualueen kaupunkiympäristöjohtaja. Tämän jälkeen aloitettiin aineiston digitointi, luokitusten ja koodistojen rakentaminen sekä tietojen kokoaminen yhteistyössä katu- ja liikennepalveluiden, puistoyksikön sekä muiden asiantuntijoiden kanssa.

Nämä ylläolevat toimintamallit ovat nyt sellaisia, joita yhä edelleen opetellaan työyhteisössä, jotta tieto päivittyy.

Projekti on tehty innovatiivisesti hyödyntäen työllistetyn kouluttamista ja työllisyyspalveluiden rahoitusta. Tämän lisäksi harjoittelijat ja opinnäytetyön tekijät ovat olleet suuri resurssi tietojen syöttämiseen järjestelmään. Olemme myös pystyneet saamaan kertakäyttömuovidirektiivi eli SUP-direktiivi- rahoitusta, jolla on osittain maksettu kuluja. Projekti on viety Heinolan kaupungin työntekijöiden voimin eteenpäin ja kustannukset ovat noin kahden kokoaikaisen työntekijän kahden vuoden palkat sekä järjestelmästä koituvat kulut.

Mikä muuttui?
Aikaisemmin tieto katujen kunnosta, pinta-aloista, kunnossapidosta ja viheralueista oli hajallaan eri henkilöillä, mikä hidasti tiedon löytämistä ja päätöksentekoa.

Nyt tiedot löytyvät keskitetysti paikkatietojärjestelmästä. Järjestelmän avulla voidaan tarkastella omaisuuden määrää, kuntoa ja sijaintia sekä suunnitella kunnossapitoa ja resurssien käyttöä ajantasaisen tiedon pohjalta. Myös puistojen, leikkivälineiden ja muiden viheraluekohteiden hallinta on tehostunut ja raportointi helpottunut.

Voimme sekunneissa vastata, montako roskakoria tai vaikka keinua kaupungista löytyy ja osoittaa niiden paikat paikkatietojärjestelmässä. Voimme tehdä nopeasti listan esimerkiksi kaupungin omistamista teistä, jotka ovat huonokuntoisia ja näyttää ne kartalla saaden samalla listaan tiedot pinta-alasta ja pituuksista.

Vaikutukset
Kehittämistyön merkittävin saavutus on ollut hiljaisen tiedon muuttaminen yhteiseksi, helposti hyödynnettäväksi tiedoksi. Tiedon etsimiseen kuluva aika on vähentynyt, tiedon laatu on parantunut ja työn suunnittelu sekä johtaminen perustuvat entistä enemmän ajantasaiseen tietoon.

Toimintatapojen uudistaminen jatkuu edelleen. Tavoitteena on, että esimerkiksi liikennemerkkien muutokset päivitetään järjestelmään välittömästi, jolloin tieto pysyy jatkuvasti ajan tasalla. Samalla katu- ja viheralueiden toiminta uudistuu kohti entistä tehokkaampaa ja tiedolla johdettua toimintaa.

Työ on jo pitkällä, mutta olemme vasta alussa. Seuraavaksi järjestelmään kerätään katuvalaistuksen tiedot yhteistyössä ulkopuolisen asiantuntijan ja paikkatietoavustajan kanssa. Kehittämistyö jatkuu määrätietoisesti kohti entistä kattavampaa kaupungin digitaalista kaksosta.

Opetusta ja digiosaamisen kehitystä. Varautumista eläköitymisaaltoon.

Toimialat

Toiminnot

Teemat