Ikäihmisten asumispalveluiden tarkastuskäyntien käsittelyprosessi

Kehittämisidea syntyi vuonna 2023 tarpeesta saada hyvinvointialueen valvontayksikön tarkastuskäyntien kokonaisuudesta tietoa ikäihmisten tulosalueen oman palvelutuotannon yksiköiden osalta. Varmistaa hyvinvointialueen omien yksiköiden tarvittavien toimenpiteiden ja kehittämisen toteutuminen.

Tavoitteeksi asetettiin tarkastuskäynnillä tehtyjen toimenpiteiden loppuun saattamisen varmistaminen tulosalueella, että löytää ja jakaa hyväksi koettuja ratkaisuvaihtoehtoja "hiljaista tietoa" tulosalueen oman palvelutuotannon yksiköiden välillä. Vuoden 2023 aikana käynnistyi hyvinvointialueen oman tuotannon tarkastuskäynnit hyvinvointialueen valvontayksikön toimesta. Asumispalveluiden tulosalueella tunnistettiin kesän 2023 aikana, että asumispalveluiden tulosalueen johdolle ei muodostunut kokonaiskuvaa/ tietoa tarkastuskäynneillä tehdyistä havainnoista tai yksiköiden tehdyistä toimeenpanoista. Tähän tarpeeseen asumispalveluiden johdossa muotoitiin prosessikuvaus valvontayksikön suorittaman valvontakäynnin jälkeisestä tarkastuskertomuksien käsittelystä (tulosaluejohtaja, päälliköt ja asiantuntija). Prosessi otettiin käyttöön 10.10.2023 ja prosessi käsiteltiin lähijohtajien kanssa.

Konkreettisesti prosessin toiminta näkyy lähijohtajille ja yksikön henkilöstölle, kun heidän yksikön hyvinvointialueen valvonta on tehnyt tarkastuskäynnin ja sieltä saatua raporttia käsitellään yksikön lähijohtajan (osallistaen henkilöstöä) kanssa yhteisessä palaverissa. Tämän jälkeen havaittuja kehittämisen osa-alueiden toteutumista seurataan n. 2kk välein, kunnes muutokset ovat onnistuneet yksikössä.

Prosessia on muokattu lähijohtajilta saadun palautteen mukaan 1 x vuodessa. Prosessin toimivuutta, että tarkoituksen mukaisuutta arvioidaan asumispalveluiden tulosalueen johtotiimissä 1 x vuodessa.

Toimintamallilla tuetaan yksiköiden kehittymistä ja muutosta, että lähijohtajaa muutosten läpiviennissä. Yksiköiden välillä olevaa hiljaista tietoa ratkaisuvaihtojen osalta pystytään siirtämään yksiköiden välillä.

Prosessiin osallistuu tarkastuskäynnin jälkeen: tuloalueen asiantuntija, yksikön lähijohtaja ja henkilöstö: Kokonaisuutta käsitellään asumispalveluiden johtotiimissä (tulosaluejohtaja, päälliköt ja asiantuntija) 2 x vuodessa. Yksiköiden kehittämistoimenpiteiden seuranta on johtotiimin käytettävissä yhteisellä alustalla, johon yksiköiden edistymistä raportoidaan tulosalueen asiantuntijan toimesta.

Erilisiä kustannuksia ei prosessista aiheudu, tulosalueen sisäisellä työpanokselle toteutetaan prosessia. Oman palvelutuotannon yksiköiden lähijohtajat (ja henkilöstö) saavat tietoa ja tukea oman toimintansa kehittämiseen. Kerätään tietoa hyväksi koetuista ratkaisuista ja jaetaan tietoa yksiköiden välillä. Tässä prosessissa ydin asiaksi nousee tiedon jakaminen ja varmistetaan kehittämisen toteutuminen. Toiminnasta on saatu pääosin positiivista palautetta lähijohtajilta, että valvontayksiköstä. Prosessin mukainen toiminta jatkuu tulosalueella.
Prosessikuvaus sisäisen valvonnan tarkastuskertomuksien käsittelystä ikäihmisten asumispalveluissa.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat