Itseohjautuva kotihoito – kehittämishanke Järvenpäässä

Työelämässä puhutaan tällä hetkellä paljon valmentavasta johtamisesta, palvelevasta johtajuudesta sekä yksilöiden ja tiimien itseohjautuvuudesta. Järvenpään kaupungin kotihoito oli useiden vuosien ajan johdonmukaisesti kehittänyt palvelutoimintaa asiakaslähtöiseen ja mahdollisimman jouhevaa toimintamallia kohden. Painopisteinä olivat olleet laadukkaat palvelut erityisesti voimavarojen tukemisen, vastuuhoitajuuden toteutumisen ja tiimin oman toiminnan kehittämisen kautta. Kuitenkin kotihoidon henkilöstön kokemus omaan työhön vaikuttamisesta ja työn organisoinnista olivat vuonna 2016 työhyvinvointikyselyn perusteella keskeisiä kehittämiskohtia ja sairaspoissaolojen määrä oli hoitohenkilöstön keskuudessa kasvanut.

Lisäksi toimintaympäristöstä nousevat ilmiöt synnyttivät tarpeen kotihoidon kehittämiselle. Ikääntyneiden palvelutarpeen kasvu, toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset mm. sote-uudistuksen osalta sekä työelämässä tapahtuva johtajuuden muutos ja eri sukupolvien työelämätarpeet nostivat esiin pal-velujen kehittämistarpeen. Lisäksi kehittämisellä haluttiin vastata kotihoidon henkilöstön saatavuuteen kehittämällä työhyvinvointiin, mielekkääseen työhön ja sitä kautta palvelujen laatuun liittyviä koko-naisuuksia. Tämän pohjalta Järvenpäässä päädyttiin syksyllä 2017 kehittämään tiimien itseohjautu-vuutta.
Järvenpään kaupungin kotihoito lähti kehittämään itseohjautuvuutta henkilöstölähtöisen kehittämisotteen kautta loppuvuodesta 2017. Tavoitteena oli vahvistaa sote-uudistuksessa kotihoidon kilpailukykyisyyttä, lisätä asiakastyytyväisyyttä, nopeuttaa palvelutarpeeseen vastaamista sekä ennen kaikkea lisätä henkilöstön työn mielekkyyden ja työhyvinvoinnin kokemusta. Omaan työhön vaikuttamisen kasvamisella myös työhön sitoutumisen ja motivaation haluttiin vahvistuvan sekä tasapainottaa tiimin sisäistä vastuun jakautumista. Edellisvuosien aikana toteutetut tiimien uudet kaupunkialuejaot, tiimi-koon kasvattaminen 8-12 hengen tiimeiksi sekä työn organisoinnin kehittäminen antoivat hyvän ja johdonmukaisen pohjan kehittämisen jatkamiselle itseohjautuvan tiimityömallin suuntaan. Projektin tavoitteena on tehdä hollantilaisesta Buurtzorgin mallista suomalaiseen julkiseen organisaatioon soveltuva itseohjautuvan tiimityön malli kotihoidossa.

Kotihoidon pilotti käynnistyi suunnittelutyöllä yhdessä henkilöstön, HR:n ja esimiestason kanssa. Suunnittelun lähtökohtana oli luoda Järvenpäähän sellainen itseohjautuvuutta tukeva toimintamalli, joka edistää tiimien ja yksilöjen osaamisen hyödyntämistä, luovuutta, innovatiivisuutta ja yhteistä oppimista. Samalla pilotoinnin tavoitteena oli tuoda näkyväksi itseohjautuvuuden kehittämisen matkaa ja oppimiskokemuksia sen eri vaiheista, joita voitaisiin hyödyntää Järvenpään kaupungin itseohjautuvuuden kehittämisessä. Kokonaisuuden vetäjänä toimi koti- ja erityisasumisen johtaja ja hänen rinnallaan kotihoidon päällikkö. Projektia koordinoi ohjausryhmä, johon kuuluivat keskeiset henkilöt palvelualueelta, konsernipalveluista ja HR:stä sekä henkilöstöstä.

Projektiryhmä vastaavasti toimi ohjausryhmän alaisuudessa vastaten hankkeen käytännön suunnittelusta ja toteutuksesta. Ryhmään kuuluu henkilöstön edustajien lisäksi kotihoidon esimiehet ja johto sekä HR. Henkilöstön valmennuksista vastasi erityisasiantuntija. Pilotoinnin aikana arvioitiin tiimien toimintaa, jonka pohjalta mallia kehitettiin yhdessä tiimien ja koko kotihoidon kanssa koko kokeilun ajan. Kehittäminen toteutettiin pilottina, joka päättyi joulukuussa 2018. Kehittämistyön kuitenkin jatkuu pilotin päättymisen jälkeenkin niin, että Järvenpään kaupungin kotihoito toimii itseohjautuvan mallin mukaisesti vuoden 2019 lopussa.

Valmennus ja valmiudet

Alkuvuodesta 2018 käynnistettiin suunnitelmalliset valmennukset esimiehille sekä henkilöstölle saman aikaisesti, kun tiimit ottivat vaiheittain valmennuksessa syntyneiden valmiuksien ja koulutuksen avulla haltuun työhön keskeisesti liittyviä tehtäviä. Tärkeää oli varmistaa tiimien ja yksilöiden valmius ottaa vastaan uusia tehtäviä ennen niihin siirtymistä. Haltuun otettavia tehtäväkokonaisuuksia olivat 1) resurssien ohjaaminen asiakaslähtöisen työvuorosuunnittelun kautta, 2) asiakastyön organisointi ja hallinta, 3) palvelun laadun ja asiakasturvallisuuden varmistaminen, 4) tiimin osaamisen kehittäminen ja rekrytointi sekä 5) työhyvinvointitoiminta, jotka tiimeissä koettiin motivoiviksi ja työn kannalta keskeisiksi teemoiksi. Näiden lisäksi tiimeillä oli omia tavoitteita liittyen työn sujuvuuteen, laadukkuuteen ja organisoimiseen. Vaiheittainen muutos toteutettiin vahvasti osana arjen toimintaa, jossa tiimiltä nousseet ideat, kokeilut ja onnistumiset oppimisen kautta vahvistivat tiimin ja yksilöiden itseohjautuvuutta, aitoa päätöksentekoa, vastuullisuutta ja itsensä johtamista.

Yhteinen päämäärä ja selkeät raamit

Itseohjautuvuudessa keskeistä oli myös sopia toiminnallisista rakenteista ja selkeistä raameista, joiden puitteissa tiimit saattoivat toimia itseohjautuvasti. Ne edellyttivät yhteistä keskustelua johdon ja henkilöstön kanssa työn yhteisestä päämäärästä ja tavoitteista, joiden puitteissa työtä tehdään.

Tiimeillä oli käytössään myös erilaisia itseohjautuvuutta tukevia työvälineitä, joita kehitettiin koko pilotin ajan. Tärkeimmäksi työvälineeksi muodostui ns. A4 -lomake, jossa tiimi asetti haltuun otettavalle itseohjautuvuutta tukevalle tehtävälle selkeät tavoitteet, laati yhteisen suunnitelman tavoitteiden toteuttamiseksi, laati pelisäännöt sekä sopi tavoitteen seurannasta, välietapeista ja arvioinnista. Lisäksi keskeistä oli tarkastella ennen idean toteuttamiseen ryhtymistä, millaisia vaikutuksia kokeilulla on asiakkaisiin, organisaatioon, henkilöstöön ja talouteen. Tämän laaja-alaisen tarkastelun oppiminen oli henkilöstölle uusi kokemus, mutta edellytys itseohjautuvalle toiminnalle.

Luottamus ja yhteinen vastuu

Kehittämistyön aikana nousi keskeiseksi tekijäksi yhteinen luottamus, sekä tiimin jäsenten, että johdon ja henkilöstön välillä. Prosessin aikana vahvistettiin tiedon läpinäkyvyyttä, avointa tiedonkulkua ja viestintää sekä vuorovaikutustaitoja. Yksilöiden ja tiimien itseohjautuvuuden kehittymisen rinnalla panostettiin samalla koko yhteisön ohjautuvuuteen samaan suuntaan, uuden toimintakulttuurin rakentumiseen sekä johtamisen ja esimiestyön muutokseen. Itseohjautuvuus edellyttää johtamiselta aitoa luottamusta siihen, että ihmiset haluavat tehdä laadukasta ja hyvää työtä, kun he saavat siihen mahdollisuuden. Osaavat työntekijät ja työtiimi tietävät, miten työtä tulisi tehdä ja miten se kannattaa toteuttaa, kun sillä saadaan luotua selkeät raamit.

Pilotoinnin myötä Järvenpään kotihoidon tiimit suunnittelevat, toteuttavat, seuraavat ja arvioivat omaa toimintaansa aiempaa vahvemmin. Toiminta on tavoitteellista, jossa kaikilla tiimeillä on sekä yhteisiä että tiimikohtaisia työn tavoitteita, joita tiimi toteuttaa, seuraa ja arvioi jatkuvasti. Itseohjautuvat tiimit päättävät näiden osalta itsenäisesti tavoitteistaan, työtavoistaan, työaikatauluistaan, resurssiensa kohdentamisesta, ongelmanratkaisusta sekä työn jakautumisesta jäsentensä kesken, jolloin väliportaan hierarkiatasoja tarvitaan vähemmän. Tämän tuloksena kotihoidossa uudistui työnkuvia ja esimiesten rooli muuttui päätöksentekijästä vahvemmin valmentavaan ja kehittämistä mahdollistavaan suuntaan.

Tiimit vastaavat itseohjautuvasti työn keskeisistä asioista kuten asiakastyön suunnittelu ja organisoinnista, resurssien kohdentumisesta, palvelujen laadusta, tiimin osaamisen kehittämisestä ja työhyvin-vointitoiminnasta. Samalla oman työn suunnittelu on parantunut, vastuu on jakautunut osaamisen ja kiinnostuksen mukaan aiempaa paremmin, työn kehittäminen on vahvistunut sekä työn uudenlainen ratkaisukeskeisyys, suunnitelmallisuus ja arviointi on tullut osaksi työtä. Tiimityön osalta luottamus ja yhteisvastuullisuus on vahvistunut, työn mielekkyys on kasvanut, työilmapiiri on parantunut sekä tietoa ja osaamista jaetaan aiempaan avoimemmin. Lisäksi avoimuus, dialogisuus ja kunnioittava vuoro-vaikutus on lisääntynyt ja työntekijät kehittävät itsenäisesti omia kykyjään ja taitojaan.

Itseohjautuvuuden vahvistamisella oli positiivisia vaikutuksia henkilöstön sairaspoissaoloihin, jotka vähenivät tasaisesti koko kehittämishankkeen ajan. Myös uudelleen syksyllä 2018 tehdyn työhyvin-vointikyselyn perustella työn mielekkyys sekä mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa oman työn kehittämiseen ja päätöksiin kasvoivat.

Organisaatiokulttuuri Järvenpään kotihoidossa on samalla myös muuttunut. Hallintohierarkian sijaan kotihoidossa mietitään enemmän sitä, kuinka lähellä asiakasta ja työtehtävää asia voidaan päättää. Samalla kehittäminen on luonut uutta kokeilukulttuuria sekä tuonut esiin esteitä, jotka ehkäisevät itseohjautuvuutta kuten ohjeet, säännöt, johtamiskäytänteet ja rakenteet. Näitä on koko kehittämistyön ajan tietoisesti madallutettu.

Itseohjautuvuuden vahvistuminen on vaikuttanut merkittävällä tavalla esimiestyöhön ja johtamiseen. Esimiesten rooli muuttui vahvasti valmentajiksi, jotka luovat suuntaa, selkeyttävät raameja, mahdollistavat kokeiluja, auttavat työn suunnittelussa, poistavat esteitä sekä edistävät oppimista ja onnistumisen tunnistamista.

Itseohjautuvuudessa havaittiin olevan kyse ihmisten luontaisen osaamisen ja työn ideoinnin vahvistamisesta, jota valmentava johtajuus tukee tilanteen mukaan. Tärkeintä johtamisessa onkin kyky ohjata organisaatiota kohti samaa suuntaa, antaa vapautta yksilöjen kyvykkyyden ja ammatti-taidon käyttöön sekä antaa tukea ja valmennusta, kun sitä tarvitaan.

Järvenpään kotihoidon matka ja oppimiskokemukset ovat myös dokumentoitu Itseohjautuvaa yhteispeliä -julkaisuksi (toim. Kati Toikka). Julkaisu löytyy täältä: http://www.e-julkaisu.fi/jarvenpaa/itseohjautuvaa-yhteispelia/

Toimialat

Toiminnot

Teemat