Osallistumisohjeet Teams-tilaisuuksiin

Myös Limingassa ja Utajärvellä on ryhdytty koronan myötä järjestämään erilaisia etätilaisuuksia Teamsin avulla. Toisaalta etäosallistumista voidaan hyödyntää tulevaisuudessakin monipuolisesti kunnan järjestäessä erilaisia keskustelu-, info- ja asukastilaisuuksia, vanhempainiltoja tai kokouksia, sillä etäosallistumisen tarjoaminen voi laajentaa osallistujajoukkoa.

Osallistujille tarjottavat osallistumisohjeet Teamsilla järjestettäviin tilaisuuksiin ovat tarpeen, sillä Teams-kokoukset eivät ole tuttuja kaikille kuntalaisille. Toisaalta moni sellainenkin, joka on töissä käyttänyt Teamsia, voi olla pulassa, kun pitäisi osallistua Teams-kokoukseen henkilökohtaisilla laitteilla ja tunnuksilla (tai ilman tunnuksia).

Osallistuminen Teamsilla järjestettävään tilaisuuteen on miellyttävämpää ja stressittömämpää, kun osallistujalla on mahdollisuus tutustua etukäteen kokoukseen liittymisen eri vaiheisiin sekä tehdä tarvittavat valmistelut. Valmiit ohjeet helpottavat myös tilaisuuksien järjestäjien työtä ja tukevat mahdollisimman monen mahdollisuuksia osallistua Teams-tilaisuuksiin. Limingan ja Utajärven yhteisessä hankkeessa tehtiin kuvalliset osallistumisohjeet Teamsissa järjestettäviin tilaisuuksiin. Ohjeissa kerrotaan Teams-kokoukseen liittymisestä eri tavoilla (tietokoneen internet-selain, älylaitteet) sekä kokouksen keskeisten toimintojen käyttämisestä (esim. kameran ja mikrofonin sulkeminen ja avaaminen, kokouksen keskustelun/chatin seuraaminen).

Valmiit ohjeet laitettiin jakoon molempien kuntien intraan sekä muihin sisäisiin kanaviin, mistä kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus ladata ohjeet itselleen. Teams-tilaisuuden järjestäjä voi sitten lähettää osallistumisohjeet joko sähköpostilla kutsun yhteydessä tai lisätä ne esimerkiksi kunnan internet-sivuille luodun tapahtuman yhteyteen. Yhteiset ohjeet palvelevat niin Teams-tilaisuuksiin osallistujia kuin työntekijöitä, jotka järjestävät tilaisuuksia Teamsissa. Selkeät ohjeet helpottavat Teams-tilaisuuksiin osallistumista ja kenties rohkaisevat osallistumaan niitä, jotka ovat epävarmoja digitaidoistaan. Valmiit ohjeet säästävät työntekijöiden työaikaa, kun jokaisen ei tarvitse itse miettiä ohjeistusten tekemistä. Toisaalta tilaisuuksia järjestävä voi itsekin katsoa ohjeista tukea, kun hän näkee millaisena Teams näyttäytyy eri laitteilla osallistujille.

Toimialat

Teemat