Jokainen laite valmiina hoitoon: turvallisen laitemuuton BIG FIVE

Kanta-Hämeen keskussairaalan toimintojen siirtyessä uuteen Ahveniston sairaalaan eli Assiin myös noin 3 000 lääkinnällistä laitetta piti siirtää turvallisesti uuteen toimintaympäristöön.

Laitteen fyysinen kuljettaminen oli vain yksi osa muuttoa. Jokaisesta laitteesta piti tietää, siirtyykö se uuteen sairaalaan, mihin tilaan se sijoitetaan, milloin se siirretään ja kuka ottaa sen vastaan. Samalla piti selvittää laitteen verkkoyhteydet, asennustarpeet, mahdollinen valmistajan toteuttama siirto, tarkastukset, paikannusmerkinnät ja turvallinen käyttövalmius.

Laitteet vaihtelivat helposti siirrettävistä laitteista suuriin, herkkiin ja erityisasennuksia vaativiin kokonaisuuksiin. Erityistä suunnittelua tarvittiin esimerkiksi kuvantamisessa, leikkaus- ja anestesiatoiminnassa, tehohoidossa, päivystyksessä, synnytystoiminnassa, vastasyntyneiden hoidossa ja dialyysissä.

Uuden sairaalan toiminta ei voi käynnistyä turvallisesti, jos hoitoon tarvittava laite on väärässä tilassa, asentamatta, tarkastamatta tai ilman tarvittavaa verkkoyhteyttä. Tietoa ei voitu hallita erillisinä laiteluetteloina, sähköposteina ja yksittäisinä siirtotilauksina. Tarvittiin yhteinen tietopohja, selkeä vastuunjako ja seurattava prosessi, joka yhdistää yksiköt, lääkintätekniikan, ICT, logistiikan ja laitetoimittajat.

Tavoitteena oli varmistaa, että hoidon kannalta tarpeelliset lääkinnälliset laitteet ovat oikeassa paikassa, oikein asennettuina, tarkastettuina ja turvallisesti käyttövalmiina, kun yksikkö aloittaa toimintansa uudessa sairaalassa.

Toimintamallilla tavoiteltiin:
• potilasturvallisuuden varmistamista
• laitteiden turvallista ja oikea-aikaista siirtoa
• toiminnan jatkuvuutta sairaalamuuton aikana
• ajantasaista ja yhdenmukaista laitetietoa
• yksiköiden ja lääkintätekniikan selkeää vastuunjakoa
• verkkoyhteyksien ja integraatioiden oikea-aikaista valmistelua
• vaativien toimittajasiirtojen tunnistamista ennakolta
• laitteiden jäljitettävyyden parantamista
• muuton etenemisen järjestelmällistä seurantaa
• sujuvaa yhteistyötä yli yksikkö- ja organisaatiorajojen.

Potilasturvallisuus muodostui koko ketjusta: laitetiedosta, suunnittelusta, siirrosta, vastaanotosta, asennuksesta, tarkastuksesta, testauksesta ja dokumentoinnista. Lääkinnällisten laitteiden muuttoa varten rakennettiin oma, tiedolla johdettu toimintamalli. Siinä yhdistyivät yhteinen laitetieto, yksiköiden nimetyt vastuuhenkilöt, muuttoaikataulu, seurantapisteet, tekniset tarkastukset, paikannusmerkinnät, verkkovalmiudet, toimittajayhteistyö sekä laitteiden vastaanotto, asennus ja testaus.

Laitemuutolle laadittiin erillinen projektisuunnitelma. Se kattoi laitteiden inventoinnin, siirrettävyyden arvioinnin, aikataulutuksen, vastaanoton, asennuksen, testauksen, käyttöönoton varmistamisen, dokumentoinnin ja vastuiden siirtämisen.

Laajan kokonaisuuden käytännön toteuttamista helpottamaan kehitettiin BIG FIVE. Se tiivisti yksiköiden tehtävät viiteen kriittiseen asiaan ja teki teknisestä muuttoprojektista ymmärrettävän myös muille kuin lääkintätekniikan asiantuntijoille.
Jokaisen muuttavan yksikön piti varmistaa:
Yksikössä on nimetty lääkinnällisten laitteiden muutosta vastaava henkilö tai henkilöt.
Kaikki Assiin siirtyvät lääkinnälliset laitteet löytyvät yhteisestä laitehallintajärjestelmästä.
Jokaisen siirtyvän laitteen tiedoissa ovat uusi tilanumero, tilan nimi, muuttopäivä ja tieto siitä, siirtyykö laite Assiin.
Toimittajan toteuttamaa siirtoa tarvitsevat laitteet on tunnistettu ja niiden siirrot on tilattu.
Verkkoyhteyttä tarvitsevat laitteet on tunnistettu ja merkitty laitetietoihin.
Jokaisesta laitteesta koottiin muuton kannalta olennaiset tiedot yhteiseen laitehallintajärjestelmään. Tietoihin sisältyivät päätös laitteen siirtymisestä, uusi sijainti, muuttopäivä, paikannusmerkintä ja tarkastustieto, verkkoyhteyden tarve, toimittajan toteuttama siirto, irrotus- ja asennustarve sekä laitteen vastaanottava yksikkö.

Muuttoa varten asetettiin yhteiset seurantapisteet, joissa arvioitiin tietojen valmiutta ja tunnistettiin puuttuvia tietoja. Seuranta teki näkyväksi, missä yksiköissä valmistelu oli edennyt ja missä tarvittiin lisätoimia.

Laitteiden siirrot yhdistettiin yksiköiden muuttoaikatauluihin. Vaativat laitteet, verkkoyhteydet ja toimittajien toteuttamat siirrot tunnistettiin ennakolta. Muuton jälkeen laitteet vastaanotettiin, asennettiin, tarkastettiin ja testattiin ennen käyttöönottoa.

Projektipäällikkö Kauro Mulari vastasi:
• projektin kokonaisuuden hallinnasta ja etenemisestä
• laitekartoitusten koordinoinnista ja seurannasta
• siirtojen ja tarkistusten priorisoinnista
• aikataulusta ja resursoinnista
• toimittajien toteuttamien siirtojen selvittämisestä
• verkkoyhteyttä ja erityisjärjestelyjä tarvitsevien laitteiden tunnistamisesta
• irrotus- ja uudelleenasennustarpeiden selvittämisestä
• yksikkö- ja sidosryhmäviestinnästä
• riskien ennakoinnista ja hallinnasta
• projektin etenemisen raportoinnista.

Muuttaviin yksiköihin nimettiin yksi tai useampi lääkinnällisten laitteiden muutosta vastaava henkilö. Yksiköiden vastuuhenkilöt:
• tarkistivat yksikkönsä laitekannan
• tunnistivat siirtyvät ja pois jäävät laitteet
• täydensivät laitteiden uudet sijainnit ja muuttopäivät
• tunnistivat toimittajasiirtoa tarvitsevat laitteet
• seurasivat oman yksikkönsä valmistelua
• vastaanottivat laitteet uudessa sairaalassa.

Lääkintätekniikka täydensi ja tarkisti laitetietoja, teki paikannusmerkintöjä ja teknisiä tarkastuksia, tunnisti asennus- ja verkkotarpeita sekä osallistui laitteiden siirtoihin, vastaanottoon, asennukseen ja käyttöönoton varmistamiseen.

ICT ja muut tekniset asiantuntijat varmistivat verkkoyhteyksien, liitäntöjen ja integraatioiden yhteensopivuuden uuden sairaalan ratkaisujen kanssa. Laitevalmistajat ja huoltoyhtiöt osallistuivat erityistä osaamista vaativien laitteiden irrotuksiin, siirtoihin, asennuksiin, testauksiin ja käyttöönottoon.

Toimintamalli perustui yksiköiden ja lääkintätekniikan tiiviiseen yhteistyöhön. Yksiköiden vastuuhenkilöt tunsivat oman yksikkönsä laitteet, käyttötarkoitukset ja toiminnalliset tarpeet. Muuttovastaavat, superkäyttäjät, lähijohtajat, lääkintätekniikka, ICT, logistiikka ja muut tekniset asiantuntijat työskentelivät saman tilannekuvan pohjalta.

Jokaisella toimijalla oli oma tehtävänsä, mutta yhteinen tavoite: laite on käyttövalmis silloin, kun potilaan hoito sitä tarvitsee. Lääkinnällisten laitteiden muutolle syntyi yhtenäinen johtamis-, seuranta- ja toimintamalli. Se teki noin 3 000 yksilöllisen laitteen kokonaisuudesta johdettavan ja seurattavan sekä yhdisti laitetiedot, yksiköiden muuttoaikataulut, tekniset vaatimukset ja käyttövalmiuden varmistamisen samaan prosessiin.

Muuton aikana:
• noin 3 000 lääkinnällistä laitetta inventoitiin, merkittiin, tarkastettiin ja valmisteltiin siirrettäväksi
• yksiköihin nimettiin lääkinnällisten laitteiden muutosta vastaavat henkilöt
• yksiköiden tehtävät tiivistettiin viiden kohdan BIG FIVE -malliksi
• laitehallintajärjestelmään koottiin muutossa tarvittavat tiedot
• laitteiden uudet sijainnit ja muuttopäivät yhdistettiin yksiköiden muuttoaikatauluihin
• paikannusmerkintöjä tehtiin jo ennen muuttoa
• toimittajien toteuttamat siirrot ja erityisasennukset tunnistettiin ennakolta
• verkkoyhteyttä tarvitsevat laitteet tunnistettiin ja niiden tietoja täydennettiin
• laitteiden vastaanotto, asennus, tarkastus ja testaus kytkettiin osaksi käyttöönottoa
• projektin etenemiselle määriteltiin yhteiset seurantapisteet.

BIG FIVE teki yksiköiden vastuista ymmärrettäviä ja seurattavia. Yksiköt tiesivät, mitkä tehtävät niiden piti hoitaa ja mitkä tehtävät kuuluivat lääkintätekniikalle, ICT tai muille asiantuntijoille.

Yhteinen tietopohja vähensi erillisten luetteloiden ja yksittäisten viestien varassa toimimista. Seurantapisteiden avulla havaittiin puuttuvia tietoja ja kohdennettiin tukea niihin yksiköihin ja laitekokonaisuuksiin, joissa valmistelu vaati lisätoimia. Vaativien siirtojen, teknisten riippuvuuksien ja toimittajatyön ennakointi tuki laitteiden oikea-aikaista käyttöönottoa ja toiminnan jatkuvuutta.

Toimintamalli teki näkyväksi työn, joka on tehtävä ennen kuin lääkinnällinen laite voidaan ottaa turvallisesti osaksi potilaan hoitoa. Samalla se vahvisti yksiköiden, lääkintätekniikan, ICT, logistiikan, teknisten palvelujen ja laitetoimittajien välistä yhteistyötä.

Projektin etenemistä seurattiin yhteisissä seurantapisteissä, ohjausryhmässä ja laitehallintajärjestelmän tietojen avulla. Seurannassa tarkasteltiin:
• siirtyviksi merkittyjen laitteiden määrää
• muuttopäivän ja uuden sijainnin sisältävien laitetietojen valmiutta
• paikannusmerkintöjen etenemistä
• verkkoyhteyttä tarvitsevien laitteiden tunnistamista
• toimittajasiirtojen tilaamista
• asennus- ja tarkastustarpeita
• yksiköiden valmistautumista laitteiden vastaanottoon
• riskejä, viivästyksiä ja tarvittavia lisätoimia.

Muuton jälkeen laitetietoja, omistajuuksia, sijainteja ja vastuita on tarkennettu osana laitehallinnan jatkuvaa kehittämistä.
Assin muutossa kehitettyä mallia voidaan hyödyntää sairaala- ja toimitilamuutoissa, uusien hoitoyksiköiden käyttöönotoissa, laajoissa laiteuudistuksissa sekä tilanteissa, joissa laitteiden sijainnit, vastuut tai tekniset tiedot pitää yhdenmukaistaa.

Siirrettävän toimintamallin vaiheet ovat:
Laadi projektisuunnitelma ja nimeä kokonaisuudesta vastaava henkilö.
Nimeä yksikkökohtaiset vastuuhenkilöt.
Kokoa kaikki siirtyvät laitteet yhteiseen tietopohjaan.
Määrittele jokaiselle laitteelle uusi sijainti, siirtoajankohta ja tekniset tarpeet.
Tiivistä yksiköiden tärkeimmät tehtävät helposti muistettavaksi malliksi.
Aseta seurantapisteet ja seuraa tietojen valmiutta.
Yhdistä laitehallinta yksiköiden muuttoaikatauluun, ICT-valmiuteen ja käyttöönottoon.
Varmista vastaanotto, asennus, tarkastus, testaus ja dokumentointi.
Päivitä laitetiedot ja vastuut muuton jälkeen.
Mallin ydin on yhteinen laitetieto, nimetyt vastuut, ymmärrettävät tehtävät ja jokaisen laitteen käyttövalmiuden järjestelmällinen varmistaminen.

Toimialat

Toiminnot

Teemat