Kirjaamisen avustaja – tekoäly tukemaan laadukasta ja yhdenmukaista kirjaamista

Keusoten digitaalisessa sairaus- ja terveyshuoli-chatissa käsitellään päivittäin suuri määrä asiakaskontakteja. Jokaisen keskustelun jälkeen ammattilaisen tulee laatia potilastietojärjestelmään rakenteinen kirjaus. Keskustelua ei voida siirtää sellaisenaan järjestelmään, vaan siitä on tuotettava tiivis ja hoidon kannalta olennainen yhteenveto.

Kirjaaminen koettiin aikaa vieväksi, ja samalla havaittiin, että kirjaamisen laatu, rakenne ja laajuus vaihtelivat ammattilaisittain. Kehittämisen tavoitteena oli helpottaa ammattilaisten työtä, yhdenmukaistaa kirjaamiskäytäntöjä, parantaa kirjaamisen laatua sekä vahvistaa asiakas- ja potilasturvallisuutta. Lisäksi tavoitteena oli tukea Keusoten omien sekä kansallisten kirjaamisohjeiden mukaista toimintaa ja tehdä näkyväksi terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseksi tehtävää työtä. Ratkaisuksi kehitettiin Kirjaamisen avustaja -niminen Copilot-agentti. Agentti auttaa ammattilaista muuttamaan chat-keskustelun rakenteiseksi potilaskirjaukseksi tukemalla olennaisten tietojen tunnistamista, kirjaamisen rakennetta sekä ohjeiden mukaista dokumentointia.

Ratkaisu kehitettiin yhteistyössä sairaus- ja terveyshuoli -chatin ammattilaisten ja kliinisen asiantuntijan kanssa. Aluksi agenttia testattiin pienellä käyttäjäryhmällä, jonka palautteen perusteella sen toimintaa, käytettävyyttä ja ohjeistusta kehitettiin. Tämän jälkeen käyttökokemuksia kerättiin laajemmin henkilöstöltä kyselyiden ja jatkuvan palautteen avulla.

Agentin toimintaperiaatteet rakennettiin hyödyntämään Keusoten kirjaamisohjeita, hoito-ohjeita ja prosesseja sekä kansallisia koodistoja. Lisäksi agenttiin lisättiin tuki tilanteisiin, joissa terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen liittyvien toimenpidekoodien käyttö on perusteltua. Näin myös HYTE-työ tulee näkyväksi osana normaalia asiakastyötä. Kirjaamisen avustaja on yhtenäistänyt kirjaamiskäytäntöjä ja parantanut dokumentaation laatua Keusoten digitaalisessa sairaus- ja terveyshuoli-chatissa. Ammattilaiset tuottavat aiempaa yhdenmukaisempia ja rakenteisempia kirjauksia, mikä tukee tiedon löydettävyyttä, hyödynnettävyyttä sekä hoidon ja palvelun jatkuvuutta.

Ammattilaisten kokemusten mukaan kirjaamistyö on sujuvoitunut ja chat-keskustelun muuttaminen potilastietojärjestelmään kirjattavaksi yhteenvedoksi vie aiempaa vähemmän aikaa. Samalla kirjaamiseen liittyvä kuormitus on vähentynyt ja työn hallinnan tunne vahvistunut. Käyttökokemusten perusteella ammattilaisten suoritemäärät ovat kasvaneet ja erot suoritemäärissä kaventuneet, mikä viittaa tasaisempaan työkuormaan ja tehokkaampaan resurssien hyödyntämiseen.

Kirjaamisen avustaja tukee myös Keusoten omien sekä kansallisten kirjaamisohjeiden noudattamista ja auttaa tunnistamaan tilanteita, joissa terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen liittyvien toimenpidekoodien käyttö on perusteltua. Näin ennaltaehkäisevä työ tulee näkyvämmäksi osaksi normaalia asiakastyötä ja tukee toiminnan seurantaa sekä tiedolla johtamista.

Asiakkaiden näkökulmasta hyödyt näkyvät laadukkaampana dokumentaationa, parempana tiedon kulkuna ja turvallisempana asiointina. Yhtenäiset kirjaukset helpottavat asiakkaan asian etenemistä ammattilaiselta toiselle ja vähentävät riskiä siihen, että olennainen tieto jää puuttumaan tai sitä joudutaan selvittämään uudelleen.

Kehittämistyön merkittävin tulos on ollut se, että tekoäly on onnistuttu valjastamaan ratkaisemaan konkreettinen arjen haaste tavalla, joka parantaa samanaikaisesti työn sujuvuutta, kirjaamisen laatua, asiakas- ja potilasturvallisuutta sekä palvelun vaikuttavuutta.

Toimialat

Toiminnot

Teemat