Kuntatason perehdytyksen digitalisointi

Huomasimme, että toimintamallimme kuntatason yleisperehdytyksestä kaipaa tasalaatuistamista. Samalla halusimme ajanmukaistaa perehdytyksen digitaaliseen muotoon ja kaikille helposti saatavaksi. Tavoitteena oli se, että saamme tasokkaan perehdytysmateriaalin, jossa kuvataan kaikki oleellinen Lempäälän kunnasta jokaiselle uudelle työntekijälle helposti saataville. Kävimme markkinavuoropuhelua perehdytysjärjestelmien toimijoiden kanssa ja haastattelimme esihenkilöitä perehdytyksen kehittämistarpeista. Kokosimme asiantuntijaryhmän työntekijöistämme, jotka tuottivat sisältöä. Pyrimme miettimään asioita, joita yleisimmin kysytään. Näin ollen tavoitteena oli myös vähentää asiantuntijoilta kysymistä sillä, että kaikki tarvittava tieto annetaan heti palvelussuhteen alussa jokaiselle työntekijälle.

Kokonaisuudessaan kaikkien tukiprosessien intrasivut kehittyivät, sillä järjestelmästä tehtiin linkkejä intrasivuillemme. Jatkossa riittää siis, että tieto päivitetään intraan.

Otimme käyttöön MPS:n oppimisympäristön sekä Prewise Learning työkalun, jolla saa rakennettua helposti oppimispolkuja ja halutessaan testejä ja muita aktivointeja perehdytyspolulle.

Saimme alussa MPS:ltä verkkokurssikoulutusta, johon käytimme hankerahaa. Lisäksi kustannuksia tuli käyttöönotosta. Itse järjestelmän käyttökustannukset ovat edulliset, meidän kokoisessa organisaatiossa 500€/kk. Verkkokurssikoulutuksen lisäksi ei käytetty muita ulkopuolisia asiantuntijoita. Nyt intramme etusivulla on suora linkki perehdytys- ja oppimisympäristöön. Järjestelmä tunnistaa, onko henkilö käynyt aiemmin siellä ja ohjaa sivulle, jossa työntekijä on menossa perehdytyksessä. Mikäli oppimiympäristöön on menossa ensimmäistä kertaa, henkilö ohjautuu rekisteröintilomakkeelle, jonka myötä työntekijälle näkyy oikeat perehdytysmateriaalit järjestelmässä.

Meille rakentui kolmiosainen perehdytyspolku, jonka ensimmäisessä osassa kerrotaan organisaatiosta, toisessa käytännön asioista ja kolmannessa tietosuoja- ja lojaliteettiasioita.

On ollut ilo huomata, että uudet työntekijät löytävät materiaalin ja saavat siitä oleelliset tiedot heti palvelussuhteen alussa. Säästöjä syntyy esihenkilöiden ja tiimiläisten ajan säästymisestä sekä nopeammassa sisäänpääsyssä.

Paras palaute tuli asiakaskokemuksesta. Se kuvasi sitä, että kaikki tieto on intrassamme, vaikka intran linkin kautta matkustetaankin digitaalisesti toiseen järjestelmään. Tekemämme palvelu on siis asiakkaalle helppo käyttää ja koemme, että olemme onnistuneet tuotekehitystyössämme:

"Arvostan sitä, miten paljon työnantaja panostaa uusien työntekijöidensä perehdytykseen. Se, että kaikenlainen tieto on helposti saatavilla, on kyllä erityismaininnan arvoinen asia. Olenkin käynyt elokuussa aloittaneiden uusien työntekijöiden kanssa läpi kunnan niin mahtavia perehdytyssivuja. Lokakuun alussa aloittaa taas yksi uusi työntekijä, niin käymme niitä hänenkin kanssaan lävitse. Suuret kiitokset kaikille niille, jotka ovat olleet perehdytyssivuja laatimassa. On kyllä varsinainen tietopankki!"

– Päivi Papinaho, Varhaiskasvatusyksikön johtaja

Kehittämistyötä jatketaan rakentamalla ja pilotoimalla esihenkilöille perehdytys- ja palvelupolkua.
Tekemisessä vahvasti mukana Lempäälän kunnan päivitetyn strategian painopisteet #yhdessä #kyllä #kyllätoimii #meidänlempäälä #kestävääkasvua.

Toimialat

Teemat