Kuukausittainen koulutuskirje

Organisaatiossa on käytössä koulutusportaali, jossa on satoja tallenteita ja koulutusmateriaaleja. Huomasimme, että tästä valtavasta tarjonnasta oli vaikea löytää omaa työtä koskevia olennaisia sisältöjä, ja osa henkilöstöstä ei ollut tietoinen ylipäätään koulutusportaalin olemassaolosta tai kaikista mahdollisuuksista kehittää sen kautta osaamistaan. Lähdimme tekemään kuukausittaista koulutuskirjettä, jonka avulla nostamme esiin ajankohtaisia ja hyödyllisiä koulutusvinkkejä eri ammattiryhmille koulutusportaalista. Tavoitteena on parantaa tiedonkulkua ja varmistaa, ettei kukaan voisi sanoa: “En ole koskaan kuullutkaan tällaisista koulutuksista.”

Idea syntyi tarpeesta tehdä koulutusportaalista ja yleensäkin henkilöstökoulutustarjonnasta helpommin saavutettavaa ja näkyvämpää. Koulutusportaali on erinomainen resurssi, mutta sen laajuus voi tuntua kuormittavalta. Halusimme tarjota henkilöstölle selkeän ja helposti omaksuttavan tavan pysyä ajan tasalla.

Tavoitteet
Tehostaa tiedottamista erilaisista osaamisen kehittämisen mahdollisuuksista.
Nostaa esiin koulutusportaalin sisältöjä ja tehdä niistä helpommin löydettäviä.
Informoida organisaation muista sisäisistä henkilöstökoulutuksista ja ulkopuolisten tahojen tarjoamista webinaareista.
Tarjota materiaali, joka on helposti jaettavissa sähköisesti tai esimerkiksi työpaikan kahvipöydälle tulostettuna.

Koulutuskirje julkaistaan intrassa joka kuukauden ensimmäisenä keskiviikkona, ja se sisältää poimintoja koulutusportaalin tallenteista (linkit vievät suoraan koulutusportaaliin) ja siellä olevista etäkoulutuksista, sekä lisäksi ulkopuolisten tahojen järjestämistä maksuttomista webinaareista. Lisäksi informoidaan kulloinkin ajankohtaisista asioista liittyen osaamisen kehittämiseen. Kehittämistyö käynnistettiin tunnistamalla haaste: koulutusportaalissa oli valtava määrä sisältöä, mutta tieto ei tavoittanut henkilöstöä riittävän hyvin. Koulutusportaali ei ollut myöskään monelle vielä tuttu. Päätimme luoda uuden toimintamallin – kuukausittaisen koulutuskirjeen – joka kokoaa yhteen tärkeimmät koulutuspoiminnat ja tekee niistä helposti löydettäviä.

Konkreettiset vaiheet ja toimenpiteet:
Tarpeen kartoitus: Kävimme läpi koulutusportaalin sisältöjä ja henkilöstön palautetta tiedonkulun haasteista.
Konseptin suunnittelu: Määriteltiin kirjeen rakenne, sisältöteemat ja julkaisuaikataulu (joka kuukauden 1. keskiviikko).
Sisällöntuotanto: Luotiin prosessi, jossa kerätään ajankohtaiset sisäiset koulutukset, ulkopuoliset webinaarit ja koulutusportaalin tallenteet. Kirjeeseen nostettavat koulutukset tukevat sellaista osaamisen kehittämistä, joka tukee strategisten tavoitteiden toteutumista.
Julkaisukanavan valinta: Päätettiin julkaista kirje intrassa ja tehdä siitä helposti jaettava niin sähköisesti kuin tulostettavana versiona työpaikkojen kahvihuoneisiin.
Pilotointi ja palaute: Ensimmäiset numerot julkaistiin ja kerättiin palautetta jatkokehitystä varten.
Mitä kehitettiin?
Kehitimme uuden toimintamallin ja viestintäprosessin, joka tehostaa koulutusmahdollisuuksista tiedottamista. Samalla parannettiin työn tekemisen tapoja, koska koulutusten löytäminen helpottui.

Ketkä olivat mukana?
Kehittämisessä olivat mukana osaamisen kehittämisen tiimi ja viestintä, ja johto tuki kehittämistä.

Uudet työvälineet ja toimintamallit:
Uusi kuukausittainen koulutuskirje intrassa.
Selkeä prosessi koulutustiedon kokoamiseen ja julkaisuun.
Koulutuskirjeen käyttöönoton jälkeen koulutuksiin osallistujamäärät ovat kasvaneet tasaisesti verrattuna aikaan, jolloin jokainen on etsinyt itsenäisesti koulutusportaalista koulutuksia/koulutusportaali ei ollut vielä tuttu. Henkilöstö löytää koulutukset helpommin, mikä säästää aikaa ja vähentää turhautumista. Lisäksi tieto ulkopuolisista webinaareista ja sisäisistä koulutuksista tavoittaa nyt laajemmin koko henkilöstön.

Kehittämisteko toi uuden toimintamallin, joka paransi tiedonkulkua ja teki koulutusmahdollisuuksista näkyvämpiä. Tämä näkyy arjessa siten, että henkilöstö suorittaa entistä aktiivisemmin koulutusportaalista löytyviä koulutuksia osaaminen vahvistuu ja palvelujen laatu paranee.

Kehittämistyö toteutettiin omin voimin ilman ulkopuolista rahoitusta, joten kustannukset rajoittuivat työaikaan ja intrajulkaisun resursseihin. Lisäksi säästöjä syntyi ajassa: henkilöstön ei tarvitse käyttää aikaa koulutusten etsimiseen

Toimialat

Teemat