Limingan kunnan digikehitysryhmän toiminnan kehittäminen

Limingassa oli vuonna 2020 nimetty "digiryhmä" toimimaan Limingassa ja Utajärvellä käynnistyneen digiosallisuushankeen työrukkasena Limingan osalta. Hankkeessa kehitettiin Teamsin käyttämistä kunnan sisäisessä ja sidosryhmien kanssa tehtävässä työssä, mutta sen lisäksi digiryhmän ajateltiin voivan samalla edistää muutenkin kunnan digiasioita. Digiryhmässä oli jäseniä kunnan eri toimialoilta, ja ryhmä kokoontui noin kerran kuukaudessa.

Poikkihallinnollinen yhteistyö laajemminkin digiasioissa koettiin kuitenkin käytännön myötä tärkeäksi ja hyödylliseksi asiaksi, minkä kehittäminen eteenpäin ja vakiinnuttaminen osaksi kunnan toimintaa nähtiin tarpeelliseksi. Lisäksi nähtiin, että digikehitysryhmän on tärkeä olla entistä vahvemmin eri toimialueiden tukena digikehittämisessä. Toiminnan kehittämiseksi digiryhmä kokoontui toukokuussa 2022 pitämään oman kehittämispäivän. Kehittämispäivän aikana pohdittiin työpajatyöskentelyn avulla mm. kunnan digikehityksen haasteita ja onnistumisia, digiryhmän toimintatapoja ja roolia sekä luotiin suunnitelma syyskauden 2022 toiminnalle.

Yhteisessä keskustelussa saatiin esille ideoita ja työskentelytapoja, jotka tukevat digiryhmän toiminnan kehittämistä tiedonvaihdosta entistä vahvemmin digiasioiden strategisen kehittämisen ja koordinoinnin suuntaan.

Työryhmän nimi päätettiin muuttaa digikehitysryhmäksi, ja sen roolia, tavoitteita ja toimintaa kirkastettiin itselle ja muille. Digikehitysryhmä koordinoi kunnan ICT-toimintojen kehittämistä ja varmistaa, että kunnan digikehittäminen on linjassa kuntastrategian kanssa, eikä tehdä päällekkäistä työtä. Digikehitysryhmä kokoontuu kuukausittain, ja tapaamisten välillä työskentelyä ja keskustelua voidaan käydä digikehitysryhmän omassa Teams-tiimissä.

Digikehitysryhmällä on kunnan intrassa oma sivu, jossa kerrotaan digikehitysryhmän jäsenet sekä kuvataan toimintaa ja roolia. Lisäksi tietoa digikehitysryhmästä on jaettu esimerkiksi kaikille kunnan esihenkilöille ja pyydetty heitä olemaan yhteydessä digikehittämiseen ja -hankintoihin liittyvissä asioissa. Digikehitysryhmän jäseninä on mm. kunnan IT-palveluiden edustaja, kunnan tietosuojavastaava sekä edustajat kaikilta kunnan toimialoilta, joten digikehitysryhmässä on laajasti erilaista tietoa ja osaamista digiasioista.

Syyskauden kokouksiin on kutsuttu vierailulle kukin kunnan toimialue / hallintokunta kerrallaan. Heiltä on pyydetty keskustelun alkuun lyhyt esitys oman toimialan ajankohtaisista digiasioista (mikä toimii, millaisia tarpeita on ja millaisia digikehittämiseen liittyviä muutoksia on tiedossa tulevaisuudessa, joihin olisi hyvä varautua). Näiden esitysten myötä digikehitysryhmän tieto ja ymmärrys eri toimialojen digiasioista on kasvanut, ja on voitu käydä toimialan edustajien kanssa yhteistä keskustelua digikehittämisen suunnasta ja miten digiryhmä voisi tukea toimialoja. Digikehitysryhmän toiminta on selkeytynyt ja tullut tutummaksi muuallakin kuntaorganisaatiossa. Digikehitysryhmän toiminnan kehittämisen myötä on saatu kootusti tietoa eri toimialueilla tehtävästä digikehittämisestä ja tarpeista, ja digikehittämisen koordinointi kunnassa on lisääntynyt. Toimialojen edustajat ovat myös tuoneet jo syksyn aikana heitä mietityttäviä digiasioita yhteiseen keskusteluun, jolloin kenenkään ei ole tarvinnut jäädä miettimään asiaa yksin, vaan hän on saanut oman työnsä tueksi erilaista osaamista ja näkökulmia.

Digikehitysryhmä on tällä hetkellä asetettu toistaiseksi, ja sillä nähdään olevan paikka kunnan toiminnassa. Digikehitysryhmän omia toimintatapoja kehitetään jatkuvasti, jotta saadaan entistä paremmin tietoa ajankohtaisista digikehitysasioista, ja digikehityksen koordinointia ja suunnittelua voidaan tehdä entistä paremmin.

Toimialat

Teemat