Mittariongelmasta yhteiseen toimintatapaan

Hyvinvointialueella seurataan, kuinka suuri osa hoitoon hakeutuneista potilaista pääsee lääkärin vastaanotolle määräajan sisällä. Havaittiin, että vaikeasta lääkäripulasta ja jonotilanteesta huolimatta tämä määräajassa hoitoon päässeiden osuus oli merkittävän korkea. Tämä epäsuhta haluttiin ratkaista. Asiasta keskusteltiin johdon eri tasojen toimesta toistuvasti alkuvuodesta 2024 lähtien. Asemien lähiesihenkilöille viestittiin, että ongelma täytyy ratkaista. Kaksi lähiesihenkilöä (osastonhoitaja ja ylilääkäri) ehdottivat esihenkilöilleen kesällä 2024 ongelmanratkaisun edistämistä uudella tavalla. He muodostivat suunnitelman, jonka tavoite oli 1) ongelman määritys ja 2) vastatoimenpiteiden toteutus. He toteuttivat suunnitelman moniammatillisen tiimin kanssa, jonka he muodostivat ja jota he johtivat itse. Tiimiin osallistui heidän lisäkseen osastonhoitajia, tietotuotanto-asiantuntijoita ja terveysasemien hoitajia ja lääkäri. Suunnitelma toteutettiin syksyn 2024 aikana. Sen toimeenpanoon ei käytetty ulkopuolista asiantuntija-apua eikä siihen budjetoitu rahaa.

Ongelma määritettiin toteuttamalla ”prosessikävelyitä”, johon osallistuivat kaikki tiimin jäsenet. Näiden perusteella piirrettiin prosessikaavio, josta käy ilmi, kuinka hoitoon pääsyn prosentti muodostuu kliinistä työtä tekevien ammattilaisten tilastojen perusteella. Prosessiin liittyvistä haasteista keskusteltiin avoimesti: kaikilla oli oikeus ja mahdollisuus esittää havaintonsa nykytilasta. Nykytilan perusteella tiimi asetti tavoitteen, jolla hoitoon pääsyn tiedot saataisiin mahdollisimman todenmukaisiksi. Tiimi etsi yhdessä juurisyyt prosessikävelyiden aikana tehtyjen havaintojen perusteella.

Tiimi ehdotti juurisyiden poistamiseksi toimenpiteitä:
1) jono-ohjeen selkeyttämistä (oma perehdytysohje terveysasemille organisaation yleisen ohjeen lisäksi)
2) jonokäytänteiden yhdenmukaistamista eri terveysasemilla ja
3) tietojärjestelmä-perehdytyskäytänteen uudistamista.

Jonokäytänteet ja -ohjeistus sovittiin eri terveysasemilta koottujen työntekijöiden kanssa siten, että asiakastyötä tekevien ammattilaisten havainnot ja huolet kuultiin. Tietotuotannon asiantuntijoilta varmistettiin käytänteiden sopivuus. Yhteisymmärryksen synnyttyä he perehdyttivät asemillaan muut tarvittavat työntekijät uuteen toimintatapaan. Perehdytyksissä ammattilaisilta esiin tulleet havainnot käsiteltiin ja niiden perusteella tarvittaessa ohjeistuksia tarkennettiin. Toimenpiteiden myötä hoitoon pääsyn tilastot ovat selvästi todenmukaisemmat kuin aiemmin – tosin koko ongelmaa ei voitu ratkaista vain toimintatapoja muuttamalla. Näitä tilastoja käytetään mm. poliittisen päätöksen teon tueksi – niiden luotettavuuden tulee olla korkea. Saimme monimutkaisen kokonaisuuden visualisoitua ja pureskeltua siten, että pystymme keskustelemaan asiasta sekä työntekijöiden, että johdon eri tasojen kanssa. Näin vapautuu resursseja työstämään asiakkaillemme merkityksellisempiä kokonaisuuksia.

Työyhteisöömme muodostui uudenlainen tapa ”jalkauttaa” tietojärjestelmään liittyvä olennainen tieto heille, jotka sen todellisuudessa tarvitsevat ja kuulla heidän huolensa siitä. Aiemmin esimerkiksi THL:n uusi ohjeistus ja sen aiheuttamat tilastoinnin muutokset olisivat edenneet tiedoksi tietotuotannon yleisen ohjeistuksen myötä tietojärjestelmästä vastaaville työntekijöille, jotka olisivat kukin tahollaan vieneet asiaa omaan tapaansa muille työntekijöille vaihtelevalla menestyksellä. Useimmiten uusien ohjeiden aiheuttamat epäselvät tilanteet ja haasteet harmistuttaisivat ja kuormittaisivat ammattilaisia ympäri hyvinvointialuetta ilman, että niihin kyettäisiin systemaattisesti vaikuttamaan.

Ongelmanratkaisuprosessin myötä työyhteisöömme kehittyi ”superasiantuntija”, joka verkostoitui uudenlaisella tavalla eri toimijoiden väliseksi ”ongelmanratkaisijaksi” tässä aiheessa. Varsinainen onnistumisemme on mielestämme ollut tapamme lähestyä ongelmaa: otimme mukaan asiakastyötä tekevät ammattilaiset, joiden kanssa määritimme ongelman ja sovimme uudet yhteiset toimintatavat, joista merkittävimpänä pidämme perehdytyskäytänteen uudistamista. Tätä edelleen parannetaan jatkuvasti.

Esimerkiksi valtakunnallisen hoitotakuun muuttuessa tilastointiohjeet muuttuivat. Tämän ohjeistuksen jalkauttamisessa pystyttiin hyödyntämään uutta, toimivaksi todettua, rakennetta. Tieto ja kentällä havaitut haasteet kulkevat yksiköstä toiseen nopeammin ja ongelmiin reagoidaan. Kommunikaatio lähiesihenkilöiden ja ylemmän johdon välillä on tiivistynyt ja parantunut.

Tästä työstä tuli rohkaiseva esimerkki, jonka perusteella haluamme hyödyntää vastaavaa lähestymistapaa myös asiakkaillemme merkityksellisempiin kokonaisuuksiin.

Toimialat

Toiminnot

Teemat