Mobiili osallistaminen kuntastrategiatyössä

Limingan kunnassa on työstetty uutta kuntastrategiaa vuosien 2017 ja 2018 aikana kahden eri valtuuston johdolla. Kuntalaissa on määritelty, että kunnan asukkailla ja palveluiden käyttäjillä on oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Näin ollen kuntastrategia työssä kuntalaisten osallistaminen ja näkökulmat ovat tärkeässä roolissa.

Perinteisesti kuntalaisten osallistaminen tehdään esimerkiksi erilaisin keskustelu- ja kuulemistilaisuuksin, kuntalaisraadein ja kyselyin. Usein osallistuminen esimerkiksi kuntalaistilaisuuksiin jää vaatimattomaksi ja näin ollen työskentelytapa ei tavoita kaikkia potentiaalisia kehittäjiä. Liminka on Suomen nuorin kunta ja halusimme luoda myös nuorille helpon tavan osallistua kunnan kehittämiseen. Tarve osallistamistapojen muuttamiselle ja laajentamiselle on selvä.

Tammikuussa 2018 käynnistettiin Limingan kunnassa strategiaprosessin yhteydessä ensimmäistä kertaa ns. mobiili strategiaprosessi tehostamaan kuntalaisten osallistumista strategian valmisteluun ja kommentoimaan valtuustolta, henkilöstöltä ja kunnan yrittäjiltä työpajoissa nousseita kehittämisteemoja. Mobiilin strategiaprosessin rinnalla strategiaa työstettiin erilaisin työpajojen ja kehittämisiltamien muodossa.

Kokeilun keskeinen tavoite oli osallistaa mahdollisimman laajasti kuntalaisia ja saada näkemystä kuntastrategian suunnasta ja painotuksista. Kokeilussa haluttiin myös testata uudenlaista menetelmää strategiatyön pohjalle myös tulevaisuutta ajatellen.



Kaiku Liminka -niminen osallistamistyökalu otettiin Limingassa käyttöön vuoden 2017 joulukuussa. Sovellus toimii Android-, IoS- ja Windows-laitteissa ja on ilmaiseksi ladattavissa sovelluskaupoista. Sovelluksen toimittaja on suomalainen Future Dialog Ltd.

Mobiili strategiatyö aloitettiin tammikuussa 2018. Tässä vaiheessa strategiasta oli kirjoitettuna raaka tekstiversio, josta oli kuitenkin jo nostettavissa selkeitä teemoja, kuten yrittäjyyden tukeminen ja uusien työpaikkojen saaminen, kansainvälisyys ja matkailu sekä erilaisten tapahtumien, kulttuurin ja hyvinvoinnin vahvistaminen kunnassa. Osallistamistyökalun tavoitteena oli testata jo strategiaan nostettuja teemoja sekä mahdollisesti tehdä muutoksia strategian painopisteisiin ja valintoihin. Mobiilin strategiaprosessin toteutimme yhdessä Capful Oy:n kanssa, joka on skenaario- ja strategiatyöhön erikoistunut liikkeenjohdon konsulttitoimisto. Teknisen työstämisen sovelluksessa (esim. kysymysten syöttäminen) tehtiin kunnassa omin voimin.

Kaikuun syötetyt kysymykset jakautuivat seuraaviin teemoihin:

1. Tulevaisuuden menestystekijät
2. Kunnan imago ja brändi
3. Kunnan toimintaa ohjaavat periaatteet ja arvot
4. Strategisten päämäärien priorisointi
5. Kuntalaisten vaikuttaminen ja osallistuminen
6. Kunnan elinvoimaisuus ja matkailu
7. Hyvinvointi ja arjen sujuvat palvelut
8. Liikunta ja vapaa-aika
9. Liikenne ja joukkoliikenne
10. Elinympäristö ja asuminen
11. Yleinen palaute

Strategiaan liittyviä kysymyksiä kaiken kaikkiaan oli yli 100. Kysymykset jaoteltiin neljälle viikolle siten, että yhdelle viikolle jaoteltiin kaksi kysymyspatteristoa. Näin ollen kerralla vastattavia kysymyksiä oli maksimissaan 10-20 kpl. Käynnissä olevaa kyselyä mainostettiin kunnan tiedotusvälineissä (esim. some), henkilöstölle ja valtuutetuille. Vastausmäärät vaihtelivat kysymyksittäin n. 100-250 vastauksen välillä.

Kysymysten analyysi toteutettiin Capful Oy:n toimesta ja niitä käytiin läpi valtuustoseminaarissa 15.2.2018. Tällöin valtuutetut saivat Capfulin laatiman laajan aineiston, jossa oli analysoituna jokainen Kaikun kautta kysytty kysymys ja lisäksi teemaa oli taustoitettu käynnissä olevilla megatrendeillä. Valtuutetut työstivät Kaikun kautta syntynyttä aineistoa valtuustoseminaarissa Capfulin johdolla viidessä eri ryhmässä Learning Café -menetelmällä ja strategiaan tehtiin muutoksia Kaikun aineiston ja valtuutettujen jatkotyöstämisen pohjalta. Strategia valmistui maaliskuussa 2018.

Kaiku Liminka on kunnalle kokonaan uusi osallistamistyökalu ja sitä tullaan käyttämään aktiivisesti kaikessa kunnan toiminnassa läpi kuntakonsernin. Työkalu mahdollistaa kyselyiden, tiedottamisen ja palautteen keräämisen kuntalaisilta nopeasti ja vaivattomasti eri teemoissa.

Kaiku osallistamissovellus ja mobiili strategiaprosessi pilotoitiin osana BusinessFinlandin osarahoittamaa Liminka Lupaus -hanketta. Hankkeessa kehitetään ja uudistetaan kuntatyötä erityisesti johtamisen, toimintamallien, henkilöstön osaamisen ja osallisuuden näkökulmista. Capful Oy:n työpanos mobiilin strategiaprosessin osalta oli kolme konsulttipäivää. Mobiilissa strategiaprosessissa luotiin laaja ja monipuolinen kehys osallistamiselle erilaisessa strategiatyössä ja syntynyttä kysymyspatteristoa ja kysymysten asettelua voidaan hyödyntää myös jatkossa. Uusi työskentelytapa mahdollistaa vertailukelpoisen aineiston syntymisen ja työskentelyn tehostamisen myös kuntatyössä. Jatkossa sovelluksen työstäminen (kysymysten suunnittelu, syöttäminen, analyysi, tiedottaminen) tehdään kuitenkin omin voimin.

Uskomme, että mobiilin osallistamisprosessin avulla tavoitimme myös sellasia vastaajia, jotka eivät ehkä perinteisesti ole osallistuneet kunnan kehittämiseen tai kuulemistilaisuuksiin. Työskentelytavasta saatiin kiitosta ja se koettiin hyväksi myös valtuuttujen puolesta. Työskentelyn keskellä valtuustoseminaarissa valtuutetut palasivat usein tausta-aineistoon ja se toimi myös hyvänä keskustelun pohjana.

Osallistamisen näkökulmasta Kaiku Liminka -sovellus toi osallistamisen työkalupakkiin uuden työkalun. Mobiili osallistamismenetelmä mahdollisti myös sellaisten kuntalaisten tavoittamisen, jotka eivät perinteisesti käy esim. kuulemistilaisuuksissa, mutta voisivat muuten olla halukkaita ja idearikkaita kunnan kehittäjiä. Uusi osallistamistapa on tehty kuntalaiselle helpoksi, sillä osallistuminen kehittämiseen ja palautteen antoon on tehty ajasta ja paikasta riippumattomaksi - vastata voi siis myös omalta kotisohvalta. Kysymyksiä voidaan kohdetaa sovelluksen käyttäjille myös sijainnin ja esim. iän puolesta. Vastaaminen kyselyihin on nopeaa ja kuntalainen saa myös itse statistiikkaa vastauksista. Sovelluksella voidaan tuottaa statistiikkaa myös päätöksenteon tueksi nopeallakin aikataululla. Kaiku -osallistamissovellus on tärkeä lisä Limingan kunnan osallistamistyökaluihin ja se täydentää luontevasti olemassa olevia työtapoja tuoden esim. nuorille helpommin lähestyttävän tavan osallistua. Kaikun käyttö kunnassa on tavoitteellista ja esimerkiksi sovelluksen lataajamäärät on lisätty kunnan talousarvion tavoitteisiin.

Keskeinen työnteon muutos kunnassa liittyi uuden ohjelman ja toimintatavan käyttöönottoon. Osallistamissovellusta käytetään jatkossa kaikessa kunnan valmistelussa ja lähtökohta on, että kuntalaiset osallistetaan valmisteluun mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Sovelluksen käyttöönotto mahdollistaa kunnan henkilöstön työajan tehostumisen, sillä työkalulla on mahdollisuus laatia laajoja ja perusteellisia kyselyitä, mutta myös pieniä täsmäkyselyitä. Kyselyiden avulla henkilöstö voi testata ideoiden toimivuutta ja pyytää ideoita myös puolestaan kuntalaisilta. Kuntalaiset voivat myös antaa sovelluksen kautta paikaan sidottua palautetta (esim. rikkoutunut katulamppu), johon kunta voi vastata suoraan sovellukseen (vastavuoroisuus). Sovelluksen pääkäyttäjät on valittu henkilöstöstä siten, että jokainen konsernin palvelualue voi käyttää sovellusta toiminnassaan. Sovellus on tähän mennessä käytetty mm. kirjaston ja terveyskeskuksen aukioloaikojen määrittämiseen, kesätapahtumien suunnitteluun ja kommentointiin, strategiatyöhön ja sivistys- ja varhaiskasvatuksen tiedottamiseen.

Toimialat

Toiminnot

Teemat