Monitilatoimiston pelisäännöt

Tapamme tehdä töitä on muuttunut. Lahden kaupungin hallinnon työntekijöiden siirtyminen pysyvästi monipaikkatyöhön tarkoittaa mahdollisuutta työskennellä niin etä- kuin lähityössä. Muutoksen myötä tarvitaan joustavia tiloja ja työn tekemisen tapojen uudelleen ajattelua. Kyse on uudenlaisesta valinnan vapaudesta, työyhteisössä tehtävistä arvovalinnoista ja pelisäännöistä. Itse toteutukseen perustettiin työympäristökehityksen projekti vuosiksi 2022 - 2024 edistämään monitilatoimistomallia Lahdessa hallinnollisten tehtävien osalta.

Tavoitteiksi linjasimme
- kohtaamisten ja yhteisen tekemisen mahdollistamisen jopa nykyistä paremmin. Puramme siiloja ja tuemme avoimuutta.  
- työntekijän hyvinvoinnin ja turvallisuuden edistämisen.
- ympäristövastuullisuuden huomioiminen ympäristökaupungin hengessä.
- talouden tasapainottamisen työskentelytilojen tarpeen vähenemisellä.

Toimenpiteiksi linjasimme
- Omista työpisteistä luovutaan: Eli kyse on ns. puhtaan pöydän politiikasta, joka tarkoittaa, että työntekijöiden tulee kerätä tavaransa työpöydiltä päivän päätteeksi ja henkilökohtaiset tavarat siirretään lukolliseen lokerikkoon. Tämä parantaa myös työtilojen siisteyttä, ja kannustaa sähköisiin allekirjoituksiin, dokumentaatioihin ja arkistoihin.  
- Tarjoamme yhteisöllisiä tiloja erilaisiin työskentelyn tarpeisiin ja vapaamuotoisiin kohtaamisiin.  Saamme käyttöömme muuntojoustavat tilat, jotka palvelevat pitkään.
- Siirrymme monitilatoimistomalliin, mutta kotipesäajattelu on edelleen mahdollista.
Työympäristöjen kehitys käynnistyi samaan aikaan keväällä 2022 uudistuvassa Lahden kaupungintalossa, kaupunkiympäristön tiloissa BW Towerissa sekä Tilakeskuksen tiloissa. ​Työympäristöt suunniteltiin tukemaan erilaisia työnteon hetkiä, kohtaamisia ja yhteistyötä. Toiminta- ja työkulttuurisen muutosta varten perustettiin toimipistekohtaiset muutosagenttityöryhmät, jotka yhteistyössä johdon kanssa edistivät kehitystyön vaiheita toteutushankkeiden edetessä. Muutosagentteina toimivat käyttäjät eri yksiköistä ympäri organisaatiota ja he kokoontuivat koordinoidusti toimipisteittäin.

Jo alkuvaiheissa havaitsimme, että monitilatoimisto vaatii meiltä tilojen lisäksi työn tekemisen tapojen ja mallien uudelleen ajattelua, digitaalisten työvälineiden parempaa hyödyntämistä sekä yhteisten pelisääntöjen luomista ja noudattamista. Yhdessä kirjatut pelisäännöt helpottavat kommunikaatiota ja vähentävät mutinaa selän takana. Kun toimipisteen säännöt ovat kaikilla tiedossa, on työkaverille helpompi huomauttaa mieltä vaivaavasta asiasta. Pelisäännöistä on sallittua myös pitää kiinni.

Osana toteutusta tutustuimme muutosagenttien kanssa olemassa oleviin monitoimitiloihin ja heidän pelisääntöihin. Kirjasimme ylös omia havaintoja ja aikaisempia kokemuksia. Lisäksi halusimme osallistaa koko henkilöstöä ja sitä varten varten pidimme keväällä 2023 pelisääntö- ja muutoskeskusteluja toimipiste- ja kotipesäkohtaisesti. Tilaisuuksissa muuttavat yksiköt pohtivat asioita ensimmäistä kertaa yhdessä. Muutoskeskusteluja järjestettiin lähitapaamisina dialogista Erätauko-menetelmää hyödyntäen. Keskusteluihin osallistui niin ylin johto kuin työntekijät yhdessä pohtien haasteita, toiveita ja ratkaisuja, jotka kirjattiin ylös ja sovittiin toimenpiteistä. Eri toimipisteistä nouseet yhteiset asiat, saadut opit ja tarpeet koottiin yhteiseksi pohjaksi kohti monitilatoimiston pelisääntö -intrasivua.

Monitilatoimiston pelisäännöt sisälsivät erilaisten työntekemisen alueiden, toimintojen ja kohtaamisten lisäksi 1.) ympäristövastuullisuusvinkkejä, joissa kaupungin työntekijoitä kehotettiin vastuullisiin tekoihin niin työssä kuin kotona: vältä jätteitä ja lajittele oikein, tulosta vain tarpeelliset, sammuta valot ja näytöt, suosi kasviruokaa, käytä lihasvoimaa, ota luonto mukaan jne. 10 erilaista vinkkiä työhön ja arkeen. 2.) vierailijakäytännöt, jossa tavoitteena oli luoda turvallinen työskentelyalue, mutta myös varmistaa, että neuvottelutilassa vieraileva tuntee olonsa tervetulleeksi ja tehdä hänelle vierailukokemuksesta myönteinen. 3.) työergonomiaohjeita taukojen pitämisessä sekä oikeanlaisissa työskentelyasennoissa. Ergonomian ja vireyden kannalta on tärkeää, että huolehdimme itse työskentelyasentomme vaihtuvuudesta sekä säännöllisestä liikkeestä toimistolla kuin etätöissä kotona. Hyödynnetään työpisteiden säätömahdollisuuksia ja seistään aina, kun se on mahdollista. 4.) vinkkejä pelisilmän käyttämisestä: otetaan muut huomioon ja ohjataan ja neuvotaan tarvittaessa.

Yhteisten koottujen pelisääntöjen lisäksi kiteytimme toimipistekohtaiset selkeät pelisäännöt, joista loimme julisteet jokaiseen monitilatoimiston kerroskeitaaseen huomioksi, tutkittavaksi ja sähköisesti kommentoitavaksi. Julisteissa on QR-koodi monitilatoimiston pelisääntöihin intraan. Ajatus on, että pelisäännöt muokkautuvat arjen ja tarpeen mukaisiksi eli sivua ja julistetta päivitetään yhdessä myös jatkossa.

Työympäristökehityksen projekti rahoitettiin sisäisenä projektina hyödyntäen sisäisesti eri henkilöiden osaamista ja työaikaa. Toiminnan koordinointiin rekrytoitiin määräaikainen työympäristökehittäjä. Uuden tuntemattoman edessä muutosvastarinta oli käsin kosketeltavissa. Henkilökohtaisista työpisteistä luopuminen puhututti, vaikka henkilöstöpalvelujen tekemän tutkimuksen mukaan suurin osa hallinnon työntekijöistä etätyöskentelee viikossa 2-3 työpäivää. Ymmärrettiin kyllä säästötarve mutta toteutus ja työrauha jatkossa arvelutti. Jo alkuvaiheissa selvisi, että tärkeintä on perustella muutos selkeästi, huolien kuuntelu ja ymmärtäminen sekä innostaminen uuteen. Ja siinä muutoskeskustelut ja yhteisten pelisääntöjen luominen korostuivat. Pelisäännöistä sopiminen sai meidät luottamaan tuleviin muutoksiin. Uusia tiloja ruvettiin jopa odottamaan.

Nyt työympäristökehityksen projektin puolivaiheessa olemme tilanteessa, että uudistuneessa Lahden kaupungintalossa yhteiseloa harjoitellaan. Muutto uusiin tiloihin tapahtui syyskuussa 2023. Saman katon alle muutti noin 170 konsernihallinnon ja sivistyspalveluiden henkilöä, joilla kenelläkään ei ole omaa työpistettä. Tilat on jaettu yksikökohtaisiin kotipesiin sekä kerroskohtaisesti erilaisiin työntekemisen ja kohtaamisen tiloihin. Oppeja monitilatoimiston pelisääntöjen noudattamisesta kerätään ja vuoden vaihteessa on tarkoitus istua alas ja pohtia muutos- ja kehitystarpeita.

Taloudellisista syistä Kaupunkiympäristön ja Tilakeskuksen tiloissa päädyimme välitilaratkaisuun, jossa rakenteellisia muutoksia ei toteutettu, mutta toiminta- ja työkulttuuria muutettiin ja omista työpisteistä luovuttiin. Taloudellinen säästö tilojen vuokrakuluissa tiivistyksen myötä on edennyt tavoitteiden mukaisesti.

Tilamuutokset on nyt toistaseksi tehty. Tulevaisuudessa kehittämistyötä jatketaan toiminta- ja työkulttuurin kehittämisen kannalta.

lahti_kaupungintalon_pelisaannot_juliste.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat