Osaamisbotti osaamisen kartoittamiseen

Organisaatiossamme oli kokeiltu erilaisia perinteisiä tapoja kartoittaa osaamista. Henkilöstöä oli osallistettu muun muassa osaamiskartoitusten sisältöjen suunnitteluun erillisissä työpajoissa.

Perinteiset osaamiskartoituslomakkeet koettiin kankeiksi, raskaiksi ja teknisiksi. Käytössä ollut osaamisen johtamisen ja kehittämisen järjestelmä ei tukenut sujuvaa osaamistiedon kartoitusprosessia, eivätkä sen työkalut ja toiminnallisuudet olleet riittävästi muokattavissa organisaation tarpeisiin.

Osaamiskeskusteluihin kaivattiin jatkuvuutta, avoimuutta ja vuorovaikutteisuutta. Lisäksi lähijohtajien osaamistiedon keräämiseen ja käsittelyyn liittyvää manuaalista työtä haluttiin vähentää.

Tavoitteena oli tehdä keskustelusta vapaamuotoisempaa ja vuorovaikutteisempaa chat-tyyppisen toimintatavan avulla. Tästä syntyi ajatus hyödyntää tekoälyä osaamistiedon keräämisessä, jäsentämisessä ja koostamisessa. Lähdimme rakentamaan osaamisbottia yhdessä ulkopuolisen kumppanin kanssa. Tavoitteena oli kehittää ratkaisu, joka kerää työntekijän osaamiseen liittyvää tietoa ja koostaa sen hyödynnettävään muotoon. Hankkeen tuloksena valmistui osaamisbotin ensimmäinen versio.

Kehittämisen alkuvaiheessa määrittelimme prosessin ja sen, millaisia teemoja agentti käy työntekijän kanssa läpi. Keskustelu rajattiin viiteen avainkysymykseen. Kysymysten vastaukset päätettiin tallentaa taulukkomuotoon, jotta tietoja voidaan hyödyntää esimerkiksi henkilöstöpalveluissa. Lisäksi tavoitteena oli automatisoida työntekijän hyväksymän keskustelukoosteen lähettäminen sekä työntekijälle että hänen lähijohtajalleen.

Ulkopuolisen kumppanin kanssa toteutettu kehitystyö osoittautui kalliiksi ja etenemiseltään melko hitaaksi. Myös pienetkin muutokset kasvattivat kustannuksia. Tämän vuoksi päätimme ottaa agentin kehittämisen omiin käsiimme ja vahvistaa samalla organisaation omaa osaamista agenttien rakentamisesta ja niihin liittyvästä teknologiasta.

Kehittämistyö oli vahvasti henkilöstöhallinnon ohjaamaa. Siihen osallistui myös tietohallinto, ja ensimmäistä versiota testasi muutama yksikkö organisaation eri toimialoilta ja tulosalueilta. Ensimmäisen testauskierroksen jälkeen kehittämistä päätettiin jatkaa saadun palautteen perusteella.

Osaamisbotti on rakennettu Microsoft Copilot Studiolla, joka oli organisaatiolle uusi työväline. Sekä agentin suunnittelu ja rakentaminen että sen vieminen tuotantokäyttöön ovat kasvattaneet merkittävästi organisaation osaamista. Ulkopuolisen kumppanin toteuttaman ensimmäisen vaiheen jälkeen uusimman version kehittämiseen on käytetty vain organisaation omien työntekijöiden työaikaa. Tekoälyn kehittämiseen liittyvät lisenssikustannukset ovat noin 3 000 euroa vuodessa, ja pakettiin sisältyvä tekoälyn tekstimäärän käyttöoikeus kattaa tarpeemme toistaiseksi. Osaamisbottia on tähän mennessä testattu lähijohtajien kanssa, ja se on herättänyt kiinnostusta sekä uteliaisuutta. Tässä vaiheessa ei vielä voida arvioida, millaisia konkreettisia muutoksia tai parannuksia botin käyttöönotto tuo tullessaan. Hanke on kuitenkin ollut kokonaisuudessaan opettavainen ja tarjonnut arvokasta kokemusta uuden teknologian hyödyntämisestä.

Osaamisbotti on tarkoitus ottaa koko organisaation käyttöön lokakuun 2026 aikana. Parhaillaan bottia viimeistellään ja optimoidaan tuotantoympäristöä varten.

Merkittävin ero perinteisiin osaamiskartoituksiin verrattuna on botin tarjoama keskustelumuotoinen käyttötapa. Keskustelu ei muistuta lomakkeen täyttämistä, vaan työntekijä voi sanoittaa osaamistaan, osaamistarpeitaan ja kehittymistoiveitaan vapaammin ja laajemmin. Vastauksia ei tarvitse sovittaa valmiisiin vaihtoehtoihin tai ennalta määriteltyihin luokkiin. Tekoäly pystyy myös tunnistamaan laajasta ja rönsyilevästä kuvauksesta keskeiset asiat sekä jäsentämään ne selkeään ja ymmärrettävään muotoon.

Osaamisbotilla on paljon kehittämismahdollisuuksia, mutta sen hyödyntämiseen liittyy myös avoimia kysymyksiä. Tällä hetkellä keskustelu on tarkasti rajattu, ja tekoälylle on annettu vain vähän vapautta muokata kysymysten asettelua. Keskeinen tulevaisuuden kysymys on, kuinka paljon botille annetaan mahdollisuuksia reaaliaikaiseen ja aidosti vuorovaikutteiseen keskusteluun. Lisäksi on arvioitava, kuinka laajasti ja millä tavoin botin käyttöön voidaan liittää organisaation omia aineistoja, kuten strategia, tehtäväkuvaukset, koulutussuunnitelma ja koulutuskalenteri.

Näiden ominaisuuksien avulla osaamisbotista voidaan kehittää aidosti vuorovaikutteinen kumppani, joka tukee työntekijää osaamiseen liittyvässä pohdinnassa, auttaa tunnistamaan kehittymistarpeita ja toimii keskustelun sparraajana.

Toimialat

Teemat