Sähköinen henkilöstömitoituksen seuranta

Sähköisen henkilöstömitoituksen seurannan kehittäminen käynnistyi tarpeesta vähentää manuaalista raportointia, yhdenmukaistaa mitoitustietoja sekä parantaa tiedolla johtamista. Tavoitteena oli mahdollistaa ajantasainen päiväkohtainen henkilöstömitoituksen seuranta, tehostaa resurssien suunnittelua sekä vähentää lähijohtajien hallinnollista työmäärää.

Päiväkohtainen mitoitustietojen seuranta mahdollistaa nopean reagoinnin poikkeamiin sekä parantaa resurssien suunnittelua ja kohdentamista, mikä tukee sekä toiminnan laatua että talouden hallintaa.

Aiemmin mitoitustietoja koottiin eri järjestelmistä ja siirrettiin käsin Excel-taulukoihin, mikä vei aikaa ja lisäsi virhemahdollisuuksia. Joulukuussa 2025 linjattiin tavoitteeksi siirtyä Excel-seurannasta tietoportaalissa toteutettavaan sähköiseen henkilöstömitoituksen seurantaan vuoden 2026 aikana. Kehitystyötä tehtiin osana vuoden 2026 OKR-tavoitetta (Objectives and Key Results), jonka mukaan sähköinen seuranta otetaan käyttöön kaikissa yksiköissä Ensimmäinen suunnittelupalaveri pidettiin toukokuussa 2025, minkä jälkeen ikäihmisten pitkäaikainen asumispalveluyksikkö Lehtimaja valittiin pilottiyksiköksi kehittämistyöhön. Kehittämistyötä tehtiin yhteistyössä tietojohtamisen asiantuntijoiden, palvelupäällikön, resurssiasiantuntijan sekä yksikön lähijohdon kanssa.

Kehittämistyö aloitettiin pilottiyksikön toimintamallin testauksella. Tietoportaaliratkaisu rakennettiin ja henkilöstömitoituksen seuranta siirrettiin vaiheittain vanhasta järjestelmästä tietoportaaliin. Pilotoinnin aikana tunnistettiin tietojen laatuun liittyviä haasteita, kuten useaan yksikköön kohdistuvien työpanosten virheellinen näkyminen sekä raportointivirheitä. Näitä korjattiin kehitystyön aikana. Keskeinen muutos oli siirtyminen manuaalisesta Excel-seurannasta sähköiseen, automaattisesti päivittyvään seurantaan. Kehitystyö on edelleen jatkunut. Esimerkiksi tietoportaalissa on otettu käyttöön kuvaajat, jolla on mahdollistaa mitoituksen pidemmän aikavälin kehitystä. Merkittävin muutos oli siirtyminen manuaalisesta henkilöstömitoituksen seurannasta sähköiseen ja automatisoituun seurantaan. Aiemmin henkilöstömitoituksen tietoja koottiin erillisistä raporteista ja siirrettiin Excel-taulukoihin. Uuden toimintamallin myötä seuranta toteutuu tietoportaalissa ajantasaisen tiedon pohjalta.

Työn tekemisen tapa muuttui reaktiivisesta seurannasta jatkuvaan ja ennakoivaan seurantaan. Päiväkohtainen näkymä mahdollistaa henkilöstöresurssien tarkastelun aiempaa nopeammin ja systemaattisemmin.

Tietoportaaliin rakennetut raportit, kuvaajat ja taulukkonäkymät mahdollistavat henkilöstömitoituksen toteuman sekä kehityksen seurannan yhdestä paikasta. Tämä on lisännyt tiedon läpinäkyvyyttä ja parantanut johdon mahdollisuuksia tehdä päätöksiä ajantasaisen tiedon perusteella.

Samalla henkilöstömitoituksen tunnusluvut ovat yhdenmukaistuneet ja muuttuneet vertailukelpoisemmiksi eri yksiköiden välillä, mikä tukee koko organisaation tiedolla johtamista.

Uutta seurantatyökalua hyödynnettiin myös henkilöstön kanssa käytävässä keskustelussa. Kehittämishankkeen aineistossa todetaan, että tietoportaalin näkymiä voidaan käyttää havainnollistamaan henkilöstölle oman yksikön mitoituksen toteutumista. Tämä lisää yhteistä ymmärrystä henkilöstömitoituksesta ja sen seurannasta.

Kehittämisen tuloksena raportointi yhdenmukaistui, tiedon saatavuus parani, henkilöstöresurssien suunnittelu tehostui ja lähijohtajien hallinnollinen työ väheni. Lisäksi henkilöstömitoituksen toteutumista voidaan seurata päivittäin, mikä tukee laadukkaan ja lainmukaisen palvelun toteutumista sekä resurssien tehokasta kohdentamista.

Toimialat

Toiminnot

Teemat