Servican sairaalalogistiikan kehittäminen

Servica tuottaa Puijon ja Harjulan sairaalan sisälogistiikkapalvelut, joka käsittää välinehuollon, apteekkitavaroiden, keskusvarasto- ja suoratoimitustavaroiden toimittamisen osastoille, jäte- ja pyykkihuolinnan sekä lähettitoiminnan.

Servican johtoryhmä käynnisti toukokuussa 2016 Kuopion yliopistollisen sairaalan sisäisten logististen tehtävien kehitysprojektin, jonka tavoitteena oli työympäristön, työolojen, työhyvinvoinnin ja työn sisällön kehittäminen sekä tuottavuuden ja toiminnan tehokkuuden parantaminen. Projektiryhmässä työskenteli työnantajan sekä henkilöstön että luottamusmiesten edustajat.

Servican logistiikkapalvelu hoitaa tavaroiden jakelun, paluukuormien haut osastoilta sekä erikseen pyydetyt kuljetuksiin liittyvät tilaukset. Kuljetettavien tavaroiden määrissä on runsaasti vaihteluja johtuen potilasmääristä sekä hoitotarpeen luonteesta. Lisäksi tasaisten tilauserien saaminen on haasteellista.

Kehittämistyön tavoitteena oli
• asiakkaan toiminnan tukeminen entistäkin paremmin
• tuottavuuden ja toiminnan tehokkuuden parantaminen
• työympäristön, työolojen, työhyvinvoinnin ja työn sisällön kehittäminen
• työssä kehittymisen mahdollisuuksien luominen
• mielekkäiden ja vaihtelevien työolosuhteiden luominen
• työntekijän valmiuksien lisääminen uusiin työtehtäviin Puhalog–projekti (Puijo-Harjula-logistiikka) koski sairaalan alueen logististen tehtävien ja töiden uudelleenjärjestämistä. Hyödynsimme työssä Lean–periaatteita ja jokaisen ammattiryhmän erityisammattiosaamista. Monipalvelutoiminnan tehtäväkokonaisuuksien rajapintoja tarkasteltiin myös osaston sisällä ja huomioitiin työn keskeytymisestä aiheutuva ”hukka”.

Nykytilanteen selvittämiseksi päädyttiin tekemään työntutkimusta, johon palkattiin ulkopuolinen työntutkija. Työntutkimuksella haluttiin selvittää Servican tukipalveluna tuotettujen logististen toimintojen eri tehtävät ja vaiheet. Tehtävät sijoittuvat PSSHP:n Puijon sairaalan ja Harjulan sairaalan alueelle. Tutustuimme myös muiden sairaaloiden logistiikan järjestelyihin mm. Oulun yliopistollisessa sairaalassa.

Keskeiset toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi olivat organisoituminen, työnvakioiminen ja yhdistelyasteen nostaminen. Aikaisemmin kuljetukset oli suunniteltu hyvin pitkälti tehtäväkohtaisesti, esim. pyykkivuoro toimitti vain pyykit tai lähetti vei vain postit osastolle. Toiminta suunniteltiin uudelleen niin, että eri jakelut samalle osastolle yhdisteltiin mahdollisemman pitkälle samaan toimitukseen. Lisäksi kuljetukset jaettiin kahteen eri luokkaan, vakio- ja tilauskuljetuksiin.

Projektissa tarkasteltiin myös hoitotarvikelogistiikan kuin tekstiililogistiikankin tilaus-toimitusketjua. Osastojen tilaus- ja toimitustaajuudet muutettiin loppuasiakasta paremmin palvelevaksi.

Työntutkimuksessa havaittiin, että suurin osa työajasta menee siirtymiseen ja hissin odotteluun tai hississä oloon. Toimitukset vakioitiin ja kuljettajille tehtiin reittiaikataulut. Työvuoroja muutettiin niin, että sairaalassa voidaan työskennellä silloin, kun henkilökunta ja potilasliikenne ovat muuten vähäisempää.

Työntutkimuksen avulla löydettiin myös ratkaisuja kuinka
• työn sujuvuutta parannetaan ja vältetään odotteluaikoja
• työtä saadaan standardisoitua
• työstä saadaan monipuolista tekijälleen
• työmenetelmiä saadaan vähemmän kuormittaviksi.

Projektiryhmä tunnisti monia rajapintojen ja tehtävien päällekkäisyyksiä, jotka aiheuttivat tehottomuutta. Tästä aiheutuu mahdollisesti myös se, että kustannusperusteinen hinnoittelu ei toteudu aiheuttamisperiaatteen mukaan. Työn keskeytyminen aiheuttaa kiireen tuntua työssä, joka ilmenee ylimääräisinä sairauslomina ja tyytymättömyytenä työhön. Kuljetukset keskitettiin logistiikka-organisaation, mikä helpottaa kuljetusten yhdistelyä ja tehostaa toimintaa. Kuljettamisen keskittämisellä tarkoitetaan niin materiaalivirtoja kuin potilas- ja sänkykuljetuksia.

Toiminnan tueksi on päätetty hankkia tuotannonohjausjärjestelmä. Jatkossa toimintaa ohjataan tietojärjestelmällä, jossa kuljetukset on jaettu ns. ennalta sovittuihin vakioreitteihin ja tilauskuljetus -toimintaan. Niin vakioreitit kuin tilauskuljetuksetkin voidaan näin optimoida. Kuljetusten veloitukset tapahtuvat suoriteperusteisesti. Tietojärjestelmä avulla hoidetaan koko prosessi kuljetuksen tilauksesta laskutukseen mahdollisimman pitkälle ilman erillisiä sovelluksia.

Henkilöstö oli projektissa mukana ja heitä tiedotettiin aktiivisesti projektin etenemisestä. Henkilöstö on ollut tyytyväinen tehtyihin muutoksiin ja heille on hahmottunut sairaalan logistiikan kokonaisuus paremmin. Mittareilla katsottuna toiminta on tehostunut noin 15 %.

Projektin lähtökohtana oli Servican tuottamien palvelujen kehittäminen ja tehostaminen huomioiden ympärillä oleva kokonaisuus. Tässä onnistuttiin ja logistiikkapalvelujen toiminta on kehittynyt tukemaan hoitohenkilökunnan työtä aiempaa tehokkaammin.

Toimialat

Toiminnot

Teemat