Sisäisten koulutusten koulutuskalenteri Turun kaupungissa

Turun kaupungissa järjestetään paljon sisäisiä koulutuksia, niin yhteisiä kuin kussakin palvelukokonaisuudessa omiakin. Olemme pitkään miettineet, miten tehokkaimmin saisimme kaikki koulutukset kootusti näkyviin, jotta ne löytyy helposti ja tavoittaa henkilöstön paremmin. Henkilöstön kehittämisen yksikössä päätimme lähteä toteuttamaan Turun koulutuskalenteria intraan. Kun olimme koostaneet tiedon, mitä koulutuskalenterilta haluamme, lähdimme viestinnän ja IT:n avustuksella selvittämään, miten sen voisi toteuttaa. Meillä on intran uutena alustana SharePoint ja IT alkoi sinne rakentaa sivua ja työnkulkuja, koulutuskalenteria varten.

Kun kalenterin erilaiset työnkulut alkoivat hahmottua, otimme mukaan eri palvelukokonaisuuksien koulutushallinnan henkilöt, joiden kanssa testattiin ja hiottiin koulutuskalenterin toimivuutta. Tämä oli monivaiheinen prosessi, kun ymmärrys tarpeista ja niiden moninaisuus avautui pikkuhiljaa työn edetessä.

Meillä uusittiin kokonaan sisäisten koulutusten järjestelmään ilmoittamisen työnkulku ja luotiin uusi käytäntö: koulutuskalenteri sisäisille koulutuksille. Koulutuskalenterisivulle koottiin näkyviin sekä Turun kaupungin kaikille palvelualueille suunnatut yhteiset koulutukset, että kunkin palvelukokonaisuuden omat koulutukset.

Sivuilla on myös lomake, jota kautta kukin koulutuksen järjestäjä ilmoittaa oman koulutuksensa järjestelmään. Lomake siirtyy halutun palvelukokonaisuuden koulutushallinnan ammattikäyttäjälle, joka vie koulutuksen tiedot SAPiin ja julkaisee sen jälkeen koulutuksen näkyviin kalenteriin. Saimme apua organisaation viestinnästä ja he tekivät intran etusivulle koulutuskalenteripainikkeen, jotta kalenteri on helposti löydettävissä.

Kaikki työ tehtiin omin voimin. Organisaation ICT-tuki loi siitä projektin ja ohjausryhmä ohjasi ja seurasi kehittämistä.

Koulutuskalenterisivu on helppo ylläpitää ja se on otettu ilolla vastaan.
Kaikki kaupungin sisäiset koulutukset ovat nyt paremmin löydettävissä. Koulutuksen järjestäjien on helpompi lähettää tiedot koulutushallinnan ammattikäyttäjille, aina samalla lomakkeella, samasta paikasta. Kalenteri ei vielä ole varmastikaan kaikkien tiedossa, tiedottaminen jatkuu.

Kehittäminen jatkuu ja tällä nyt kehitetään erityisesti sitä, miten saadaan kootusti ja parhaiten näkyviin kaikkien hyödynnettäväksi moninaiset koulutustallenteet ja oppimisalustat, joita organisaatiolla on käytössä.

Toimialat

Teemat