Suuntaamo - Henkilöstöjohtamisen käytäntöjen uudistaminen

Espoon kaupungin henkilöstökehittämisen yksikössä lähdettiin kehittämään suorituksen johtamisen yhtenäistä toimintamallia koko kaupungille. Suorituksen henkilöstölähtöisen johtamisen tiedetään olevan yhteydessä työhyvinvointiin ja hyvään osaamiseen. Espoossa suorituksen johtamisen toimintamallissa oli vaihtelua eri toimialoilla ja yksiköissä. Lisäksi oli koettu vaikeaksi yhdistää suorituksen ja osaamisen johtaminen sekä hyvän työkyvyn tukeminen.

Espoo lähti kehittämään mallia projektimuotoisena (Henkilöstöjohtamisen käytäntöjen uudistaminen, myöhemmin Suuntaamo-projekti). Hyötytavoitteena oli suorituksen ja osaamisen hallinnan sekä työkyvyn tukemisen toimintamallin luominen. Vaikuttavuustavoitteeksi asetettiin toiminnan tavoitteiden saavuttamisen paraneminen, henkilöstökokemuksen paraneminen, osaamisen kehittyminen ja ammattimainen esihenkilötyö. Pitkän ajan vaikutuksina voidaan ajatella henkilöstön poissaolojen vähentyminen. Hyvät toimintamallit myös kasvattavat kunta-alan veto- ja pitovoimaa. Projektia ja tavoitteita esiteltiin johdolle, henkilöstölle sekä projektin kokeiluun mukaan tuleville esihenkilöille. Projektille luotiin projektitiimi, jonka jäsenet ovat henkilöstökehittämisen ammattilaisia. Projektista alettiin käyttää nimeä Suuntaamo (joka keksittiin Espoon nuorisopalveluissa) ja joka toimii hyvänä brändi-nimenä suorituksen hallinnan tavoitteelliselle mallille.

Suuntaamon valmistelu käynnistyi v. 2021 alussa. Ennen kokeiluvaihetta kutsuttiin esihenkilöstöä eri puolilta organisaatiosta käytäntöjen ja työkalujen validointityöpajoihin, koska haluttiin kartoittaa tarpeita ja nykytilaa. Työpajoihin osallistui yht. 41 esihenkilöä eri palvelualueilta kaikilta toimialoilta; sosiaali- ja terveystoimesta, sivistystoimesta ja teknisestä ja ympäristötoimesta sekä Espoon kaupungin konsernihallinnosta.

Kokeiluvaiheeseen päästiin kesäkuussa 2021. Pilottiorganisaatiot testasivat johtamisen käytäntöjä ja kokeilivat konkreettisesti Suuntaamon työkaluja ja antoivat palautetta projektitiimille. Kokeiluorganisaatioita oli 8, niissä yhteensä 26 esihenkilöä ja noin 300 työntekijää. Kokeilujen arviointi tehtiin osallistavasti yhteistyökokouksissa. Varsinainen toimintamalli julkaistiin joulukuussa 2021. Projektin valmisteluvaihe kesti alle vuoden.

Espoon kaupungin henkilöstökehittäjät ja projektipäällikkö vastasivat kokonaisuuden hallinnasta ja organisoinnista. Ulkopuolisina asiantuntijoina toimivat projektin alussa ulkopuoliset konsultit, jotka auttoivat Suuntaamo-konseptin muotoilemisessa.

Projektin vaiheita esiteltiin ja esitellään Espoon kaupungin sisäisessä intrassa ja esihenkilöiden ja henkilöstön uutiskirjeissä säännöllisesti. Lisäksi projektista on kirjoitettu blogeja.

Suuntaamo-toimintamalli:

Suuntaamon toimintamallin keskeiset periaatteet:
• Suorituskyvyn arviointia tapahtuu usein, tavoiteasetanta on avointa ja tehdään yhteistyössä.
• Suorituksen johtaminen on lähellä yksilöä ja palaute jatkuvaa: johdetaan valmentavasti, keskitytään yksilön kehittämiseen. Annetaan kahdensuuntaista palautetta.
• Eteenpäin katsominen: keskitytään tulevaan menneen sijasta.

Suuntaamo-konsepti on neliosainen. Jokainen osio sisältää ohjeen ja tarvittavat työkalut (kuten lomakkeet tai muut johtamiseen tarvittavat tukimateriaalit).

Ohjaa-osio: Johtamissuunnitelma, tavoiteasetanta ja osaamisen kehittämisen suunnitelma. Ohjaa-toiminnot luovat perustan koko suorituksen johtamiselle. Esihenkilö vastaa työntekijöiden/ työyksikön yltämisestä Espoo-tarinasta johdettuihin tavoitteisiin. Johtamissuunnitelma on esihenkilön työkalu suorituksen johtamiselle omassa yksikössä.

Tue: Tukemisen tavoitteena on auttaa työntekijää pääsemään tavoitteisiinsa ja kehittymään haluttuun suuntaan. Säännöllisen seurannan ja aika ajoin pidettävien tilannekeskustelujen avulla mahdollisiin haasteisiin pystytään tarjoamaan tukea jo varhaisessa vaiheessa. Tue-osio sisältää myös valmentavan työkykykeskustelun ja riittämättömän suorituksen puheeksioton.

Pysähdy: Pysähtymisen tavoitteena on varmistaa, että työntekijä saa työstään riittävästi palautetta ja eri tietolähteisiin perustuvan arvion tavoitteiden ja kehittymisen edistymisestä. Pysähtyminen varmistaa myös, että mahdollisiin haasteisiin reagoidaan niiden vaatimalla tavalla ja että yhteisiä pelisääntöjä noudatetaan. Pysähdy-vaihe sisältää työsuorituksen arvioinnin, työkyvyn arvioinnin sekä työnjohdolliset sanktiot.

Huomioi: Huomioimisen tavoitteena on antaa kiitosta ja tunnustusta hyvästä työstä ja kehittymisestä. Huomioiminen vahvistaa osaltaan myös arvostavaa, positiivista ja oppivaa organisaatiokulttuuria. Huomiointi sisältää myös rahalliset palkkiot.

Kaikki tarvittavat työkalut vietiin kaupungin yhteiselle Sharepoint-alustalle, jonne on pääsy jokaisella kaupungin esihenkilöllä ja työntekijällä. Lähtökohtana oli, että Espoon kaupunkiin saataisiin hyvät, yhtenäiset käytännöt henkilöstön suorituksen, osaamisen ja työkyvyn tukemiseksi. Kaupungin johtoryhmä linjasi, että Suuntaamo otetaan käyttöön koko organisaatiossa v. 2022 aikana.

Suuntaamon toiminnot ja ohjeistukset valmistuivat joulukuussa 2021. Niistä julkaistiin mm. käyttäjäpalautteiden pohjalta parannellut versiot elokuussa 2022. Suuntaamosta on myös julkaistu kieliversiot ruotsiksi ja englanniksi. Osaamiseen liittyviä työkaluja kehitetään vielä loppuvuoden 2022 ja alkuvuoden 2023 aikana.

Projektissa käytetyn mittarin tuloksen perusteella 35 % Espoon esihenkilöistä oli ottanut toimintamallin käyttöön vuoden 2022 tammi-kesäkuussa. Tulokset kertovat, että isossa organisaatiossa käyttöönotto on haastavaa, mutta suunta on oikea. Vastanneet esihenkilöt kokivat Suuntaamon hyödylliseksi ja tarpeelliseksi. Ne esihenkilöt, jotka olivat ottaneet Suuntaamon käyttöön, kokivat että Suuntaamossa on tarvittavat esihenkilöiden henkilöstöjohtamisen työkalut ja että Suuntaamosta on hyötyä henkilöstön johtamisessa. Enemmän tietoa olisi kaivattu siitä, miten Suuntaamosta voi antaa palautetta käyttäjän näkökulmasta. Suuntaamon palautelomake on ollut vaikeasti löydettävissä. Esihenkilöt ovat kertoneet myös suullisesti, että Suuntaamo on puuttuva palanen henkilöstöjohtamisen käytännöissä ja tervetullut ja tärkeä uudistus. Fiilis käyttöönotossa on ollut hyvä!

Toimintamallin käyttö aloitetaan kaikissa organisaatioissa vuoden 2022 aikana ja henkilöstökehittäjät sparraavat kaikkia tulosyksiköiden johtoryhmiä käyttöönotossa. Henkilöstökehittämisen yksikkö suunnitteli tulosyksiköiden johdon kanssa johdon tarpeisiin räätälöitävän käyttöönoton sparrausmallin, jota toteutetaan syksyllä 2022 ja tarpeen mukaan alkuvuonna 2023. Suorituksen johtamisen valmennusmoduuli on myös integroitu osaksi espoolaisen johtamisen tuen valmennusperheen koulutuksia, business coachingia sekä muita valmennuksia.

Hyötytavoite projektille eli uudistettujen toimintamallien luominen on toteutunut. Vaikuttavuustavoitteiden toteutumista seurataan mm. Kunta10-mittarin avulla, jossa ensimmäistä kertaa tänä vuonna kysytään spesifi kysymys suorituksen johtamiseen liittyen (Espoon oma Kunta10-kysymys).

Suuntaamo-mallin uutuusarvo on siinä, että se sitoo suorituksen, osaamisen ja työkyvyn johtamisen yhteen. Suuntaamon osiot ohjaa, tue, pysähdy ja huomioi sisältävät kaikki ne suorituksen johtamiseen kuuluvat asiat, jotka muutenkin kuuluvat esihenkilöiden arkeen. Suuntaamo tekee henkilöstöjohtamisen näkyväksi, lisää yhteydenpitoa esihenkilöiden ja työntekijöiden välillä ja varmistaa tärkeiden, yhteisten asioiden resursoinnin ja käsittelyn työyhteisöissä. Malli on myös sovellettavissa erilaisiin johtamisympäristöihin (asiantuntijaorganisaatiot, isot työntekijämäärät yhdellä esihenkilöllä jne.) ja esihenkilö voi täten suunnitella parhaan mahdollisen suorituksen johtamisen prosessin itselleen ja työntekijöilleen.

Espoossa projektia myös johdetaan ja on johdettu systemaattisesti ja organisoidusti Espoon projektimallin mukaisesti. Suuntaamo-projektissa luotuja toimintamalleja voi toistaa joko sellaisenaan tai soveltaen muissakin organisaatioissa.

Toimialat

Teemat