Tiedolla johtamisen kehittäminen

Olemme Espoo Catering Oy, ja valmistamme ruokaa Espoon kouluihin ja päiväkoteihin. Halusimme kehittää Espoo Cateringin talouden ohjausta, raportointia ja tiedonhallintaa niin, että eri järjestelmissä oleva tieto olisi helpommin hyödynnettävissä päätöksenteossa.

Lähtötilanteessa meillä oli paljon tietoa, mutta se oli hajallaan eri järjestelmissä ja raportointi perustui pitkälti Excel-taulukoihin. Kokosimme ja yhdistelimme tietoa manuaalisesti, mikä vei aikaa ja vaikeutti kokonaisuuden hahmottamista. Talouden seurannassa hyödynsimme pääasiassa kirjanpidon tuloslaskelma- ja tasetietoja, kun taas toiminnan kannalta tärkeät tiedot, kuten asiakasmäärät, tilaukset, hävikki, menekki ja ruokalistat, olivat eri järjestelmissä.

Kehittämistarve nousi siis arjen tarpeesta: iso tietomäärä piti saada paremmin yhteen ja helpommin hyödynnettäväksi. Asetimme tavoitteeksi yhteisen raportointiympäristön, jossa talouden ja toiminnan tietoja voidaan tarkastella samasta näkymästä ja jossa esihenkilöillä on käytössään sama tieto samanaikaisesti.

Halusimme näin vahvistaa tiedolla johtamista, parantaa talouden ja toiminnan kokonaisuuden hahmottamista sekä tukea nopeampaa päätöksentekoa. Kehittämistyö käynnistyi tarpeesta parantaa tiedon saatavuutta, laatua ja ajantasaisuutta. Tiedot olivat hajallaan eri järjestelmissä, raportointi oli pitkälti manuaalista ja esihenkilöiden käytettävissä oleva tieto vaihteli. Tavoitteena oli luoda yhteinen tiedolla johtamisen toimintamalli, jossa kaikilla esihenkilöillä on käytössään sama, ajantasainen tieto - samanaikaisesti.

Ratkaisuksi rakensimme tietovaraston ja uuden raportointiympäristön, johon kokosimme tietoa talous-, HR-, toiminnanohjaus- ja asiakashallintajärjestelmistä. Samalla siirsimme asiakas- ja sopimushallinnan Excelistä järjestelmäpohjaiseen ratkaisuun, ja otimme käyttöön Power Apps -sovelluksia muun muassa asiakasmäärien seurantaan.

Kehittämisen keskeiset vaiheet olivat:
1. Tietovaraston ja raportointiympäristön rakentaminen.
2. Järjestelmäintegraatioiden toteuttaminen ja tietojen automatisoitu siirto raportointiin.
3. Power Apps -ratkaisujen käyttöönotto päivittäisten asiakasmäärien seurantaan.
4. Asiakasrekisterin, sopimushallinnan ja sähköisen allekirjoituksen ratkaisujen käyttöönotto.
5. Yhtenäisten kirjaus- ja seurantamallien luominen esimerkiksi asiakasmäärien ja hävikin raportointiin.
6. Esihenkilöiden perehdyttäminen uusiin toimintatapoihin ja työkaluihin.
7. Raportointiympäristön jatkuva kehittäminen sekä uusien raportointi- ja tiedolla johtamisen tarpeiden tunnistaminen. Kehittämisen tuloksena loimme Espoo Cateringiin reaaliaikaisen ja automatisoidun tiedolla johtamisen mallin, joka yhdistää talouden ja toiminnan keskeiset tiedot yhteen näkymään. Automatisoimme raportointia, vähensimme merkittävästi manuaalista työtä ja paransimme tiedon laatua, läpinäkyvyyttä ja vertailukelpoisuutta. Esihenkilöillä on käytössään yhtenäiset ja reaaliaikaiset näkymät toiminnan ja talouden seurantaan, ja kaikki tarkastelemme samaan tietopohjaan perustuvia lukuja, jotka ovat saatavilla samanaikaisesti koko organisaatiossa.

Samalla uudistimme tapaa, jolla hyödynnämme tietoa johtamisessa. Seuraamme taloutta, henkilöstömääriä ja poissaoloja sekä asiakasmääriä, menekkiä ja hävikkiä päivittäin ja viikoittain aiemman kuukausittaisen raportoinnin sijaan. Kun saamme tiedon nopeasti ja tarkastelemme samaan tietopohjaan perustuvia lukuja, tunnistamme muutoksia ja poikkeamia aiempaa nopeammin ja pystymme reagoimaan niihin.

Kirjaamme raportointiin tarvittavat tiedot lähdejärjestelmiin yhteisten ohjeiden mukaisesti. Näin parannamme tiedon laatua jo sen syntypaikalla ja rakennamme luotettavan pohjan koko tiedon hyödyntämisen ketjulle. Seurantatyökalujen avulla tunnistamme puuttuvat tai virheelliset tiedot nopeasti ja pystymme reagoimaan niihin. Esihenkilöiden vastuu tiedon laadusta ja toiminnan seurannasta on vahvistunut, kun tieto on helposti saatavilla ja voimme tarkistaa sen oikeellisuuden lähellä tiedon syntypaikkaa.

Kehittämistyö on vahvistanut koko organisaation ymmärrystä siitä, että tiedon tuottaminen ja laatu ovat yhteinen asia. Olemme siirtyneet vähitellen raporttien tuottamisesta siihen, että hyödynnämme tietoa aktiivisesti toiminnan ja talouden johtamisessa. Uudistus on tehostanut talousohjaustamme, nopeuttanut tiedonkeruuta ja päätöksentekoon liittyviä prosesseja sekä vapauttanut henkilöstömme aikaa manuaalisesta raportointityöstä analysointiin ja toiminnan jatkuvaan kehittämiseen.

Näin olemme rakentaneet yhteisen toimintatavan, jossa emme ainoastaan kerää ja raportoi tietoa, vaan hyödynnämme sitä aktiivisesti toiminnan ja talouden johtamisessa. Luotettavan tiedon avulla näemme, mitä on tapahtunut, tunnistamme ajoissa, mitä on tapahtumassa, ja pystymme näiden perusteella suunnittelemaan ja tekemään päätöksiä.

Toimialat

Toiminnot

Teemat