Tietojärjestelmien hankintaprosessin kehittäminen

Tietojärjestelmien hankintojen toteuttaminen on haastavaa, mutta hankintojen vaikutukset ovat usein pitkäkestoisia. Tietojärjestelmien hankinnassa on yhä enemmän otettava huomioon tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä vaatimuksia sekä säädöksiä.

Usein hankinnoista on tullut tietohallintoon myöhään tietoa, jolloin prosessiin mukaan lähteminen ja hankinnan tukeminen on haastavaa.

Kangasala on myös osa Tampereen seutua ja liittyy kehyskuntien tietohallintoon. Osallistuminen yhteisiin hankintoihin varhaisessa vaiheessa mahdollistaa järjestelmien peilaamista ja sovittamista yhteiseen infraan.

Tietojärjestelmien hankintaprosessin avulla pyritään saamaan tukea hankintoihin, läpinäkyvyyttä kunnan sisällä sekä myös kehyskunnissa ja Tampereen seudulla. Prosessilla tunnistetaan päällekkäisiä järjestelmiä ja tätä kautta pyritään estämään päällekkäisiä hankintoja ja saavutetaan kustannuksissa säästöjä.

Prosessin tavoitteena on myös saada riittävä osaaminen hankintoihin sekä mahdollisuuksien mukaan myös seudun tuki. Prosessin avulla pyritään lisäksi saavuttamaan parannuksia tietojärjestelmien kokonaishallintaan. Hankintaprosessi on myös osa tiedolla johtamisen kehittämistä Kangasalan kaupungissa.
Tietojärjestelmien hankintaprosessiin saatiin esimerkkiä toisesta kehyskunnasta, jonka pohjalta lähdimme laatimaan meidän tarpeeseen sopivaa mallia. Ensimmäisen kerran asia nostettiin esiin palvelukeskusten johtoryhmälle jo vuonna 2022. Idea sai tukea jokaiselta palvelukeskukselta.

Prosessikuvausta sekä eri roolitusten kuvauksia on työstetty tietohallintopäällikön laatiman mallin pohjalta yhdessä kehitysjohtajan, henkilöstöjohtajan sekä talousjohtajan kanssa.

Hankintaprosessi on esitelty kaupunginhallitukselle, johtoryhmälle sekä esihenkilöille. Hankintaprosessi menee vielä esittelyyn palvelualueiden johdolle.

Yhtenä keskeisenä vaiheena prosessin kehittämisessä onkin ollut hakea hyväksyntä laajasti, aloittaa tiedottaminen muutoksesta ja tuoda tietohallinnon palveluja näkyväksi sekä sitouttaa koko organisaatiota hankintaprosessin noudattamiseen. Toistaiseksi ulkoisia kustannuksia ei ole syntynyt ja uudistus on tehty omin voimin. Uudistus on vielä kesken ja lopulliset vaikutukset tullaan näkemään vasta usean vuoden päästä. Kehittäminen näkyy tietohallinnon roolin muuttumisessa kaupungin sisällä. Prosessin toimiessa säästöjä tulee varmasti syntymään.

Tietoturvaan tullaan saamaan parannuksia. Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä tietämys lisääntyy palvelualueilla. Prosessi tuo palvelualueille tukea ja mahdollistaa laajemman tuen hankintoihin. Tietohallinnon näkyvyys ja yhteistyö palvelualueiden kanssa lisääntyy merkittävästi prosessimuutoksesta. Kehittämistyö jatkuu. Tietojärjestelmähankintaprosessin noudattaminen vaatiikin pitkäjänteistä sitoutumista kehittämistyöhön. Tietojärjestelmien hankintaprosessin uudistus.pdf

Toimialat

Teemat