Tilavaraukset -verkkosivun uudistaminen

Lempäälän kunnan strategiassa mainitaan, että palvelemme mutkattomasti, nopeasti ja yksilöllisesti kaikissa kanavissa, niin kasvokkain kuin digitaalisesti. Kuntalaiset löytävät helposti tarvitsemiensa palvelujen pariin.

Tilavarausten tekeminen sekä tilojen tietojen hakeminen verkkosivuilla on koettu haastavaksi sekä asiakkaiden, että henkilökunnan toimesta. Tilatiedot oli koottu rikkonaisesti eri palvelualueiden hallinnoimille sivuille, jonka lisäksi varauskäytäntöjä oli useita. Esimerkiksi Lempäälä-talon neuvottelutilan asiakas voi varata suoraan verkkokaupasta, kun taas koulun luokkatilan varausta varten tulee täyttää paperinen lomake, joka toimitetaan koululle ja varauksesta tehdään viranhaltijapäätös.

Kaikki tieto kunnan varattavista tiloista ja tilavarauksista haluttiin saada koottua yhdelle verkkosivulle. Tieto olisi yhdessä paikassa sekä ajasta ja paikasta riippumatta helposti saavutettavissa niin asiakkaille kuin henkilökunnalle. Verkkosivuja kehitettiin palvelumuotoilun keinoin. Tiedon keräämisessä hyödynnettiin kyselyä, havainnointia sekä benchmarkkausta. Kysely toteutettiin Lempäälän kunnan tiloja varanneille henkilöille. Think aloud -havainnoinnissa havainnoitiin neljää eri henkilöä, jotka hakivat eri tilojen varaustietoja verkkosivuilta. Benchmarkkasimme myös muiden kuntien tilavarausten verkkosivuja sekä varausjärjestelmiä. Lisäksi tilavarausprosessia on työstetty laajasti moniammatillisessa projektityöryhmässä Lempäälän kunnassa.

Kokosimme kaikki varattavat tilat samalle sivulle yhden klikkauksen päähän Lempäälän kunnan verkkosivujen etusivulta. Sivulta löytyy suora ohjaus varaamiseen sekä varattavien tilojen tiedot. Verkkosivujen kehittämisprojektin edetessä havaitsimme myös eri palvelualueiden hallinnoimien tilojen tietojen ja varauskäytäntöjen olevan vaihtelevia, joten päätimme yhdenmukaistaa niitä.

Tilavarausprosessin kehittämistä varten kunnassa on koottu projektityöryhmä, joka koostuu tiloja hallinnoivista henkilöistä. Tämä verkkosivuja koskeva kehittämistyö tehtiin tuotekehityksen erikoisammattitutkinnon näyttötyönä kunnan työntekijän toimesta. Lempäälän kunnan tilavaraukset ovat nyt helposti löydettävissä ja saavutettavissa suoraan kunnan etusivuilta sekä hakukoneilla.

Kun kaikkien varattavien tilojen tiedot on koottu samalle sivulle, tilojen markkinointi on helpompaa. Kunta tavoittelee vuokratuotoista myös suurempaa tulovirtaa kattamaan tilojen kuluja.

Uusi tilavaraukset -sivu on rakennettu niin, että se on helposti ja joustavasti muokattavissa mm. tilavarausjärjestelmämuutosten yhteydessä.

Tilavarausprojekti jatkuu edelleen tilavarausjärjestelmän kilpailutuksella. https://www.lempaala.fi/tilavaraukset/

Toimialat

Teemat