Tredun tiimikokeilu - henkilöstölähtöinen tuloksellisuuden kehittäminen

Tiimikokeilun tavoitteena oli edistää ja vahvistaa uutta ammatillista opiskelijalähtöistä koulutusta ja tehostaa tuloksellista toimintaa. Lähtökohtana tiimikokeilulle oli opetus- ja ohjaushenkilöstön siirtyminen 1.1.2019 vuosityöaikajärjestelmään, mikä mahdollistaa aikaisempaa enemmän opetustiimin yhteistä suunnittelua ja tekemistä.

Kokeilun tavoitteena oli tunnistaa olosuhteita, toimintatapoja ja keinoja, jotka vahvistavat tiimien tulostavoitteiden saavuttamista ja tiimin jäsenten osaamista ja hyvinvointia.

Kokeiluun osallistuva tiimi saattoi suunnitella yhdessä itsenäisesti ja itseohjautuvasti yhdessä esimiehensä kanssa opetuksen ja ohjauksen sisällön, työnjaon ja eri toimintoihin käytettävissä olevan työajan toteutukset tutkintojen toteutussuunnitelmien ja tavoiteltavien tulosten ja tulostavoitteiden mukaisesti.

Mittareiksi asetettiin kampusten ja toimipisteiden tulostavoitteet: opiskelijavuosimäärä, suoritettujen tutkintojen määrä, osaamispisteiden määrä, opiskelija- ja työelämäpalautteiden vastausprosentti, jatko-opinnot ja työllistyminen.

Tarkoituksena oli tutkia, miten tiimi voi vaikuttaa tulostavoitteiden täyttymiseen. Mitä vaikutuksia tiimin toiminnalla on jäsentensä hyvinvointiin, tiimin tuottamiin palveluihin, menestymiseen, kilpailukykyyn ja talouteen?

Konkreettinen tavoite oli selvittää, miten tiimi hyödyntää yhteistä vuosityöaikaansa? Mitä tekemällä seuraavissa asioissa tapahtuu muutosta:
* Työhyvinvoinnin edistäminen
* Kyky vaikuttaa tiimin ja omaan työhön
* Oppimisen mahdollisuudet ja osaamisen jakaminen
* Yhteisöllisen opettajuuden kokemus
* Tiimin oman toiminnan suunnittelu
=> Tiimin toiminnan yhteys tulostavoitteisiin? Tiimien omat kokeilut liittyivät opiskelijoihin ja työelämään (koulutusten toteutuksiin), tiimin työnjakoon, tiedonkulun parantamiseen, tiimin jäsenten vuorovaikutustapaan, erilaisuuden hyödyntämiseen ja luottamuksen vahvistumiseen.

Kokeilu sisälsi myös henkilöstöjohtamisen ja kehittämisen palvelujen HRMD:n toimintatapojen uudistamista => henkilöstöjohtamisen ja kehittämisen palvelut menee mukaan ihmisten työhön ja kokeilee muotoiluajattelua, yhteissuunnittelua ja valmentavaa työotetta eri toimijoiden kanssa. Kokeiluun osallistuivat:
1) Tiimikokeiluun osallistui Tredun 12 tiimiä (Tredussa tiimejä yhteensä noin 80), 3-4 tiimiä kultakin kampukselta Tredun eri toimipisteistä Pirkanmaalta
2) Tiimikokeilun työrukkasryhmä, eri työntekijäryhmien edustajia, jotka huolehtivat kokeilun johtamisesta, aikatauluttamisesta ja etenemisestä, TiimiTeams yhteistyöskentelyalustan materiaalin ajantasaisuudesta
3) Tiimikokeilun sparraajat, KunTeko - henkilöstölähtöinen tuloksellisuus -valmennukseen osallistujat: pääluottamusmies, 2 koulutuspäällikköä, 2 kehittämispäällikköä. Kustannuksina valmennuksen hinta, matkat ja työaika 1xkk koko porukalta Tampereelta Helsinkiin
4) Kampusten johtotiimit, ohjasivat ja seurasivat omien kokeilutiimiensä toimintaa
5) Tredun johtoryhmä, ohjasi ja seurasi tiimikokeilun kokonaisuutta
6) Tampereen yliopiston aikuiskasvatustieteen graduntekijä, jonka tutkimuskohteena oli tiimityöskentelyä ja tavoitteiden saavuttamista edistävät ja heikentävät tekijät sekä tiimivastaavien kokemus saadun sparrauksen hyödyistä. Gradu valmistuu syksyllä 2019.

Kokeilua ohjattiin yhteisen ja yhtäaikaisen Skype-sparrauksen ja Teamsin viestien avulla. Sparraus järjestettiin tiimivastaaville ja koulutuspäälliköille. Syksyllä 2018 järjestettiin 3 esisparrauskertaa tiimien esimiehille ja tiimivastaaville. Keväällä taas järjestettiin 5 sparrauskertaa samoille ryhmille.

* Työrukkasryhmä aikataulutti kokeilun, suunnitteli sparrauskerrat kuukausittain ja arvioi sparrauskertojen onnistuneisuuden jokaisen sparrauskerran välissä.

* Graduntekijä haastatteli tiimivastaavia toukokuun 2019 aikana ja osallistui kaikkiin sparrauksiin. Kehittämispäälliköt ohjasivat graduntekijää lisäksi kuukausittain.

Sparraajat osallistuivat kampusten johtotiimeihin 1-2 kertaa kokeilun aikana ja arvioivat johtotiimien kanssa kokeilun edistymistä. Kehittämispäällikkö esitteli Tredun johtoryhmälle kokeilun etenemistä 2 kertaa kokeilun aikana. Kokeilusta viestittiin somessa, Tredun omissa kanavissa ja foorumeilla.

Yhteissparrausten lisäksi livesparraukset tiimeille: Kunkin kampuksen omasparraaja teki 1-2 tiimikäyntiä, osallistui 1-2 kampuksen johtotiimiin, sopi tiimivastaavan ja koulutuspäällikön kanssa yhteistyön muodoista ja sparraustavasta, esim. työpäivävarjostuksesta tai tapaamisista.

Pääluottamusmies ja toinen koulutuspäällikkö havainnoivat sparrauksia ja arvioivat kokeilujen edistymistä ja antoivat jatkuvaa palautetta ja ohjausta sparraajien taidoista, kokeilun etenemisestä ja kokeilijoiden fiiliksistä.

Ulkopuolista rahoitusta ei käytetty, tiimit tekivät kokeiluja ja kehittivät toimintaansa osana työtään olemassaolevalla työajallaan.
Kokeilun aikana 1.1.-31.5.2019 välittömät vaikutukset näkyivät erityisesti tiimin yhteisessä toiminnassa: Perustehtävän tekemisessä ja tiimityöskentelyssä, tiimin omien tavoitteiden toteutumisessa.

Välilliset vaikutukset kokeilun aikana:
Löydettiin ennakoinnin näkökulma syksyn 2019 toimintaan. Osa tiimeistä aikoi jatkaa uusia kokeiluja syksyllä 2019, keväällä kokeilun aikana suunniteltiin ja luotiin pohjaa uusille toteutuksille.

Kokeilun tulokset tiimien itsearviointien, esimiesarviointien ja graduntekijän haastattelujen esianalysoinnin perusteella 6/2019:

Vaikutukset tulostavoitteiden ja mittareiden näkökulmasta: (tiimien tulostavoitteita ei asetettu kevään 2019 aikana)
* kaikki kokeiluun osallistuneet tiimit saivat jotain uutta alulle, oman ja yhteisen työn kehittämisen asenne on vahvistunut
* opiskelijat osallistuivat koulutuksen suunnitteluun joissakin tiimeissä
* tiimi tapasi työelämäyhteistyökumppaneitaan aiempaa aktiivisemmin kokeilun aikana
* osa tiimeistä jatkaa oman toimintansa kehittämistä syksyllä vaikka kokeilu loppuu
* tiimeillä on halua suunnitella ja jakaa oma työaikakokonaisuutensa itsenäisesti ja saavuttaa tiimin tulostavoitteita
* ymmärrys tulostavoitteista vahvistui

Vaikutukset toimintakäytänteisiin ja tekemisiin:
* tiimipalavereja alettiin pitää sovitusti ja säännöllisesti, tehtiin yhdessä opetusmateriaaleja ja suunniteltiin yli alojen meneviä yksittäisten opiskelijoiden opintopolkuja
* yhteisiä opintoja integroitiin ammatillisten opintojen yhteyteen, esim. konttiluokka työmaalla yhteisten aineiden opetusta varten
* kokeilu vahvisti oman työn kehittämisen ja oppimisen mahdollisuutta omassa työssä ilman lisäresurssia, ilman erityistä projektia tai hanketta.

Vaikutukset ilmapiiriin ja työhyvinvointiin:
* tiimin vuorovaikutus, itse- ja yhdessäohjautuva yhteistyö ja työn merkityksellisyyden kokemus lisääntyi
*luottamus toiseen tiimiläiseen parantui
* monialainen ja itseohjautuva tiimi yhteistyön tapana herätti kiinnostusta alkuvaikeuksien jälkeen
* kehittäjän mieli heräsi

Kaikkien toimijoiden yhteinen arviointi 6/2019
Hyviä kokemuksia:
* saimme kokemuksia ja palautetta sparrauksesta eri muodoissaan: livesparraus versus skypesparraus koko ryhmälle tai eri kampusten ryhmille, lisäksi kokemuksia ja oppimista henkilökohtaisen sparrauksen eri muodoista (puhelin, skype, varjostus, livetapaaminen) => sparrausosaamista voi oppia, mutta se on erityistä ohjausosaamista
* sparraajien vertaissparraus, erilaisten menetelmien kokeilu ja kokemusten jakaminen vähäisessäkin määrin avittavat työskentelyä
* kokeilu tarvitsee johdon tuen, työrukkasryhmän toiminnan kurinalaisuuden ja sparrausten ohjauksen ja raamituksen => tätä sparrauksen tarjoamisen toimintamallia palveluna kannattaa jatkaa ja kehittää (monialaisesti)
* sparraajien sparraus Kuntekosta jäntevöitti toimintaa kaiken muun toiminnan keskellä
* ohjausten suunnittelulle ja arvioinneille oli varattu kalenteriaikaa jo ennen kokeilua, tämä palveli kokeilua hektisen työn keskellä erityisen hyvin!
* tuki kokeilutiimien esimiehille ja esimiehen tuki kokeilutiimille tarvitaan
* antoi uskoa yhdessä tekemisen, yhteiskehittämisen, monialaisuuden ja muotoiluajattelun voimaan

Ei-niin-hyviä-kokemuksia:
* esisparraukset olivat sekavia kaikkien osapuolien näkökulmasta, koska osa osallistui livenä ja osa skypellä, eivätkä kokeilun tavoitteet olleet kirkkaita
* tiimien pienet kokeilut vaikuttivat aluksi merkityksettömiltä kaiken suuren keskellä
* tiimien tulostavoitteiden aikataulun viivästyminen ohjasi aluksi tavoitetta muualle ja vaikutti kokeilun odotuksiin => pettymyksiä, kun kokeiluja ei voinut tarkastella suhteessa tiimin tulostavoitteisiin
* joidenkin sparraajien unohtama sparrauskerta jätti pettymyksen kokemuksen sparrausryhmään => vähensi kokeiluun sitoutumisen ja oman työn merkityksellisyyden tunnetta
* hyvin suunniteltu ei ole vielä puoliksi tehty => taiteilu projektimaisen suunnitelmallisuuden ja jatkuvan yhteiskehittämisen ja kokeilun välimaastossa on haastavaa, design thinking ajattelu ja sprinttityöskentely (monien kunta-alan hitaiden prosessien keskellä) vaatii toimijoiden itsekuria, ryhtiä ja sisäistä johtajuutta
* nopean palkitsemisen toimintamallin etenemisen kariutuminen kokeilun aikana latisti odotuksia

Mitä tiimikokeilu jälkeen?
* Tiimien kokeilukokemusten jakamista Tredun Pedatorilla 21.11.2019, kokeilutiimien esimiehet ja tiimivastaavat innoittavat muita tiimejä kokeilun kolmanteen vaiheeseen keväällä 2020
* Tiimin toiminnan kehittäminen yhdistettiin ydinprosessien kehittämiseen syksyllä 2019
* Kokeilujen sparraamisen toimintamalli kehitetään palveluksi, jota hiotaan edelleen

Uudet kokeilut syksyllä 2019
Tiimikokeilujen toinen vaihe meneillään
Tiimikokeilu vuosityöajan mahdollisuuksista tulostavoitteiden toteutumiseen kolmessa Tredun toimipisteessä: kaikki toimipisteen tiimit kokeilevat vuosityöajan joustavaa käyttöä tulostavoitteiden toteutumiseksi
* tiimi saa käyttönsä työaikalajien kokonaisuuden ja suunnittelee ja toteuttaa itse "opetus, ohjaus, koulutus" -työaikalajien kokonaisuuden ja työajan seurannan sidottu/sitomaton työaikalajien estämättä

Tiimikokeilu vaihe II on meneillään!

Toimialat

Toiminnot

Teemat