Tukipalvelut varjoista valoon - peruna kerrallaan: Wellness Warkaus

Varkauden kaupungissa on muiden kuntien tapaan eläköitymässä suurehko määrä työntekijöitä. Osan henkilöstön kohdalla eteen voi tulla työurien pidentymisiä, mikäli rekrytoinnit alueella eivät riittävän nopeasti tavoita uutta työvoimaa.

Työurien pidentyessä kaupungin tukipalveluissa haluttiin kiinnittää erityistä huomiota työntekijöiden työssä jaksamiseen. Lisäksi hiljaisen tiedon siirtäminen tuleville uusille työntekijöille haluttiin varmistaa systemaattisilla käytännöillä. Uusien tukipalvelutyöntekijöiden sitouttamiseen suunnitelmallisen perehdyttämisen avulla haluttiin myös kiinnittää huomiota.

Hyvinvointialueuudistus on myös tuomassa muutoksia kunnan tukipalveluihin. Muutoksiin haluttiin varautua ennakolta. Niiden yhteydessä usein esiintyvää vastarintaa sekä ennakkoluuloja haluttiin vähentää ja tuoda muutos esiin positiivisena mahdollisuutena. Tähän liittyen myös johtamiskäytännöt sekä esimies- ja alaistaidot haluttiin päivittää.

Kaupungin tukipalveluita haluttiin tuoda tutuksi myös kaupungin muihin yksiköihin sekä kuntalaisille. Tärkeää, mutta usein näkymätöntä työtä haluttiin tehdä näkyväksi tekijöiden itsensä kertomana. Se nähtiin myös kilpailuvaltiksi henkilöstön saatavuuden ja yleisen työnantajaimagon hallinnan kannalta.

Wellness Warkaus –työ aloitettiin kaupungissa keväällä 2020 yhdessä Savonia-ammattikorkeakoulun kanssa ESR-hankkeena, joka jatkuu vuoden 2022 loppuun saakka. 1. TYÖNTEKIJÖIDEN MUUTOSVALMENNUS
Henkilöstön ja esihenkilöstön sparraaminen toteutettiin työpajoina sekä erillisinä työnohjauksellisina tapaamisina. Työntekijät saivat itse vaikuttaa siihen, millaisia teemoja käsiteltiin. Kaikki työ pyrittiin tekemään kentällä työntekijöiden parissa. Korona-pandemian aikaan turvallisuustekijät otettiin tarkasti huomioon ja ryhmät pidettiin pieninä.

Esihenkilöiden valmennuksellisissa työpajoissa keskityttiin johtamisen eri osa-alueisiin, mm. työhyvinvoinnin johtamiseen, moninaisuuden johtamiseen ja muutosjohtamiseen sekä tiimityön kehittämiseen. Lisäksi käsiteltiin organisaatiokulttuuria, asiakaslähtöisyyttä, tunneälyä sekä esimiehen viestintää. Teemat linkitettiin arjen johtamistilanteisiin sekä henkilöstökyselyissä esille nousseiden seikkojen kehittämiseen ja käynnissä olevan muutoksen edistämiseen.

Työntekijöiden työpajoissa seurattiin esihenkilöstön valmennusten rytmiä käsittelemällä samoja teemoja työntekijöiden näkökulmasta. Koko tukipalveluhenkilöstölle järjestettiin hankkeen lopussa kaksipäiväinen ”loppusiivous”, jossa esihenkilöstö ja työntekijät harjoittelivat yhdessä käytännössä aiemmin esille tuomiaan arjen haastavia tilanteita ja niiden konkreettisia ratkaisuja. Loppusiivousta fasilitoi ammattinäyttelijä-vuorovaikutusvalmentaja.

2. UUSIEN TYÖNTEKIJÖIDEN PEREHDYTYS
Uusien työntekijöiden perehdytyskäytännöt otettiin tarkastelun kohteeksi yhden oppisopimusopiskelijaryhmän kanssa. Ryhmän kanssa pilotoitiin mestari-kisälli-tyyppistä mallia, jossa kiinnitettiin erityisesti huomiota konkarityöntekijän ja uuden työntekijän väliseen vuorovaikutukseen ja molempien toisiltaan oppimiseen. Neljässä tapaamisessa oli mukana koko opiskelijaryhmä (kisällit), heidän tulevat ohjaajansa (mestarit), yksikön esihenkilöt sekä oppisopimuskoulutuksesta vastaavan oppilaitoksen edustajat. Pilotissa sovellettiin palvelumuotoilun menetelmiä käymällä läpi koko prosessi rekrytoinnin suunnittelusta opiskelijan mahdolliseen työllistymiseen saakka.

3. TUKIPALVELUIDEN MUOTOILUPILOTIT
Tukipalveluiden työprosessien sujuvoittamista toteutettiin pilotoimalla kehitysmallia Varkauden uudella sote-kampuksella, yhdessä kaupungin päiväkodeista sekä tehostetun palveluasumisen kampuksella. Työ aloitettiin uudesta sote-keskuksesta. Palvelut oli mietittävä uudelleen, sillä tilat ja toiminnot muuttuivat kokonaan uuden keskuksen valmistuttua. Muotoilussa oli mukana soten ja tukipalveluiden henkilöstöä, jotka yhdessä miettivät uusia palveluprosesseja. Vetoapua tähän kokonaisuuteen saatiin ulkopuoliselta kouluttajalta. Muotoilun tuloksena saavutettiin aloitusprosessit tukipalveluihin. Niiden avulla keskuksen toiminta voitiin käynnistää.

Seuraavaksi siirryttiin muotoilemaan päiväkodin palveluita. Työ tehtiin päiväkodin tukipalveluiden ja varhaiskasvatuksen työntekijöiden yhteistyöllä. Palvelumuotoilun menetelmiä soveltaen päiväkodin arki purettiin ensin poluksi, jossa tehtiin näkyväksi konkreettiset toimet sekä työntekijöiden että asiakaan silmin. Polulta etsittiin yhdessä haasteelliset kohtaamispisteet sekä muokattiin palveluista toimivampi kokonaisuus, jotka palvelevat paremmin asiakkaiden tarpeita.

Tehostetun palveluasumisen palvelumuotoilupilotin tavoitteena oli yhtenäistää tukipalveluiden ja asiakkaan toimintatavat asumisalueen eri yksiköissä. Toimintatavat poikkesivat rakennuksittain ja kerroksittain. Tämä aiheutti haasteita tukipalveluiden tuottamiselle. Ruokapalveluiden prosessia pyrittiin sujuvoittamaan, niin että turhilta siirtymisiltä talojen välillä vältyttäisiin. Tämä uudistamisprosessi on vielä kesken.

4. TUKIPALVELUIDEN VIESTINTÄVERKKOLAISTEN KOULUTUS
Halukkaista tukipalvelutyöntekijöistä koottiin ryhmä, jolle järjestettiin kaksi erillistä koulutuskokonaisuutta some-viestinnästä. Käytännönläheisissä koulutuksissa käytiin läpi some-viestinnän pelisääntöjä ja tekniikkaa, mm. kuvankäsittelyä, sekä harjoiteltiin viestimistä käytännössä julkaisemalla päivityksiä tukipalveluiden arjesta kaupungin Facebook-sivustolla.

Wellness Warkaus –kehittämistyötä on rahoittanut Euroopan sosiaalirahasto. Työ on toteutettu Varkauden kaupungin ja Savonia-ammattikorkeakoulun, erityisesti oppilaitoksen wellness-tradenomikoulutuksen yhteistyöllä. Opiskelijat ovat olleet aktiivisina toimijoina mukana kehittämistyössä. 1. Esihenkilöt ovat saaneet oman johtamistyönsä tueksi työvälineitä, joita he tulevat tarvitsemaan mm. uuden hyvinvointialueuudistuksen toimeenpanon aikana henkilöstöä johtaessaan ja muutoksesta viestiessään.

2. Työntekijät laativat omien sparrausjaksojensa lopuksi yhdessä wellness-tradenomiopiskelijan kanssa Henkilöstön tunnetaidot työelämässä –oppaan, joka on jaettu käyttöön kaikille Varkauden kaupungin työntekijöille. Samassa yhteydessä painettiin aiheeseen liittyviä, työntekijöiden itsensä ideoimia julisteita sekä kortteja, joilla työntekijät voivat kiittää hyvää työkaveria tai muistuttaa toisiaan työhyvinvoinnin tärkeydestä.

3. Mestari-kisälli-kokeilu synnytti uusille tukipalvelutyöntekijöille sekä heitä ohjaaville konkarityöntekijöille perehdytysmallin ja -oppaan, jotka auttavat uutta työntekijää tai oppimisopimusopiskelijaa perehtymään työkäytäntöihin ja sosiaaliseen työympäristöön sekä antavat vastaanottavalle työntekijälle välineitä motivoida ja sitouttaa tulokasta.

4. Päiväkoti-pilotin tuloksena syntyi päivitetyt tukipalveluiden palvelukuvaukset ja pelisäännöt sovellettaviksi kaupungin kaikkiin päiväkoteihin.

5. Sosiaalisen median koulutuksen tuloksena tukipalveluiden viestintäverkkolaiset ovat rohkaistuneet kertomaan oman työnsä arjesta kaupungin sosiaalisen median kanavilla. Julkaisut ovat lisänneet kaupungin some-viestinnän vuorovaikutteisuutta ja motivoineet myös muiden yksiköiden työntekijöitä julkaisemiseen. Julkaisut ovat tavoittaneet yleisönsä hyvin ja aktivoineet verkkokeskustelua. Keskustelua on käyty mm. kouluruoan tärkeydestä ja yhteisen kaupunkiympäristön siistinä pitämisen tärkeydestä. Myös kaupungin kaikkien aikojen ensimmäinen naispuolinen kiinteistönhoitaja on kertonut työstään.

Viestintäverkkolaiset jatkavat työtään ja ovat vahvasti vaikuttamassa tukipalveluiden työn nostamiseen varjoista valoon. Koulutus antoi viestintäverkkolaisille valmiuksia toimia somelähettiläinä myös tulevan uuden työnantajan palveluksessa hyvinvointialueen startatessa vuoden 2023 alussa.

Tukipalveluiden some-viestintää voi seurata Varkauden kaupungin Facebook-sivuilla osoitteessa https://www.facebook.com/varkaudenkaupunki päiväkoti_pilottiprosessi.pdf
varkauss_tunnetaito_opas_2022.pdf
WellnessWarkaus_julisteet_kortit.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat