Tunnusten haun uudelleen järjestäminen

Pohdimme oman työn kehittämistarvetta ja ongelmakohtia. Hyvin nopeasti tuli esiin, tunnusten haku uudelle työntekijälle on lapsen kengissä ja muistinvarainen. Työtä tehdään ripotellen, sitä mukaa kun muistetaan perehdytyksen edetessä. Tavoitteena oli myös vähentää hukka-aikaa, jolloin uusi työntekijä odottelee tunnuksia, eikä pääse tekemään mitään. Tavoitteena oli työn selkeyttäminen yhdeksi kokonaisuudeksi ja tehtävän ryhdikkyys. Aluksi kartoitettiin tunnusten tarpeita eri järjestelmiin liittyen opetus- ja koulutuspalveluissa koulujen työntekijöille. Havainnoimme, kuinka moneen eri ohjelmaan työntekijöiden tulee tunnukset saada. Laadimme idean muutoksesta ja otimme kaupungin ict-palveluihin yhteyttä ongelman ratkaisemiseksi. Ict-palveluista tartuttiin asiaan a he loivat intraan sivuston, jossa on tunnusten hakemista helpottavat listaukset eli mitä tunnuksia haetaan mistäkin osoitteesta.

Halusimme jatkaa asian kehittämistä niin, että hakeminen tapahtuisi yhdellä viestillä/lomakkeella. Ajatuksena oli luoda toimialojen läpi kulkeva prosessi, joka olisi myös tehtävän vastaanottajan näkökulmasta kokonainen tehtävä, ei vain yksi osa tunnusten luomista.

Tähän asti kustannuksia ei ole syntynyt eikä tule syntymäänkään. Toimintatapaa olisi mahdollista jatkojalostaa ja automatisoida, mikäli asiaan halutaan panostaa myös rahallisesti. Toimintatapaa ei ole vielä otettu käyttöön, mutta käytännössä tämä muutos vähentäisi hukkaa työssä ja parantaisi toimialojen läpi kulkevaa prosessia. Lisäksi työ tuli dokumentoitua ja leanattua samalla kertaa. Säästö tulee työajan säästämisen kautta, ja jatkossa, mikäli automatisointi halutaan ottaa osaksi prosessia, työaikaa säästyy lisää. tunnustaulukko.pdf
Tunnusten haun uudelleen järjestäminen.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat