Työvuorolistat paperisesta sähköiseen muotoon

Mahdollisimman paperittomaan esihenkilötyöhön siirtyminen on meillä Kangasalan ateria- ja siivouspalveluilla tullut ajankohtaiseksi. Siirryimme väistötiloihin ja odotamme uusien toimitilojen valmistumista.

Aiemmin meillä oli toimistotilat, jossa pieni huone oli pyhitetty työvuorolistakansioille. Kaksi esihenkilöä vastaanotti tilassa aamuisin 7-8 välillä koko ateria- ja siivouspalveluiden poissaolopuhelut ja järjesteli aamun akuutit tilanteet sijaistuksineen.
Koska esihenkilöt ovat nykymallissamme paljon yhteisen toimistotilan ulkopuolella, kentällä omissa kohteissaan, halusimme muodostaa uuden toimintatavan poissaolopuheluiden vastaanottamiselle missä päin Kangasalaa tahansa.

Tarve liikkuvan esihenkilötyön vuoksi oli myös sille, että työvuorolistoihin pääsee käsiksi missä päin vain kenttätyössä ollessamme.
Jotta tämä olisi mahdollista Excel työvuorolistat tuli saada kansioista sähköiseen alustaan. Kehitimme yhdessä toimintamallia ja työn tekemisen tapoja. Perustimme kuudesta kentällä työskentelevästä esihenkilöstä tiimin ja kokoonnuimme kahden kuukauden ajan, noin kerran viikossa asian äärelle.
Pohdimme tarpeemme kautta millä vaihtoehdoilla pääsemme eteenpäin, millainen alusta työvuorolistoille tarvitaan jotta se on kaikkien käytettävissä missä vain.

Päädyimme luomaan Teams kansion, johon kaikilla asianosaisilla oikeudet.
Jokainen esihenkilö vie Excel työvuorolistansa nyt Teamsiin oman tiiminsä työvuorolistakansioon. Sovimme tarkan ulkoasu mallin tälle Teamsiin vietävälle listalle. Listoille on sovittu nimeämistapa, jotta ne on nopea ja helppo löytää. Loimme myös tarkat kirjaustavat värikoodeineen, joita jokainen noudattaa. Suunnitellun listasarakkeen alla on tyhjä sarake, johon kirjataan muutokset.

Tämän projektin kustannukset muodostuivat kuuden hengen tiimin työtunneista (kokoonnuimme asian tiimoilta 6 kertaa, 6 esihenkilön voimin eli käytimme tähän 36 työtuntia).
Jokainen esihenkilö pääsee katsomaan nyt milloin vain, niin omaansa, kuin kollegansakin työvuorolistoja.
Aamun poissaolopuhelimeen voi vastata aivan missä vain (toimistolla, kohteessa toisella puolella kaupunkia, etänä) ja työvuorolistat pysyvät lähes reaaliajassa.
Sähköiset työvuorolistamme ovat nyt olleet valmiina puolisen vuotta ja käytänteitä niiden tiimoilta on hiottu koko ajan. Kehitystyö jatkuu tarpeen mukaan esihenkilöiden viikkopalaverissa.

Tämä yhteinen projektimme lisäsi esihenkilöiden yhteistyötä ja yhtenäisti työvuorolistakäytänteitä.

Projektimme myötä myös ateria- ja siivous ohjaajamme valjastettiin mukaan poissaolojen hoitoon yhdessä esihenkilön kanssa. Ohjaajiemme ammattitaito ja näkemys kentän työtehtävien hoidosta saatiin näin valjastettua poissaolojen/sijaistustarpeiden järjestelyissä. Myös esihenkilöiden ja ohjaajien yhteinen tekeminen ja näkemys poissaolojen hoitamisesta on lisääntynyt. Toinen esihenkilö vapautui näillä järjestelyillä nyt muihin työtehtäviin.

Paperiset Excel työvuorolistat ovat meillä historiaa ja listapäivitystä voidaan tehdä siellä missä kulloinkin liikutaan.

Toimialat

Teemat