Uuden henkilöstöpalveluyksikön rakentaminen hyvinvointialueuudistuksen yhteydessä ja siitä selviytyminen

Lapin hyvinvointialue aloitti toimintansa vuoden 2023 alusta. Muutos oli suuri, sillä yli 8000 työntekijää siirtyi Lapin hyvinvointialueelle 27 eri työnantajalta. Aiemmissa toimintatavoissa oli valtavasti yhtenäistämistarpeita, ja aikataulu jolla valmistelua jouduttiin tekemään, oli todella tiukka.

Lapin hyvinvointialue työnantajana on huomattavan paljon suurempi kuin yksikään sille henkilöstöä luovuttaneista organisaatioista, joten aiemmat henkilöstöpalveluiden toimintamallit eivät sopineet Laphan tarpeisiin sellaisenaan. Henkilöstöpalveluiden henkilöstöä ei myöskään siirtynyt hyvinvointialueelle riittävästi palveluiden tuottamiseksi, vaan syksyllä 2022 oli selkeästi havaittavissa, että joitain tehtäviä oli täytettävä myös kokonaan uutta henkilöstöä rekrytoimalla, jotta henkilöstöpalveluiden yksikkö pystyisi mahdollistamaan turvallisessa siirtymisessä onnistumisen ja mm. palkanmaksussa onnistumisen Lapin hyvinvointialueelle siirtymisen jälkeen. Tiedossa oli, että henkilöstötietojen siirtäminen 27 aiemmasta eri järjestelmästä Laphan uuteen palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmään tulee jo yksinään olemaan suuri haaste, joka vaatii resurssia ja tähän asiaan panostamista koko loppuvuoden 2022 sekä kevään 2023 aikana. Myös esihenkilöiltä nousevaan suureen tuen tarpeeseen haluttiin varautua, sillä käytettävät järjestelmät muuttuivat, ja tämä sekä muut muuttuvat toimintamallit ja tavat haastoivat siirtymähetkellä myös heidän arjen sujuvuuttaan.

Vuoden 2023 pääasialliseksi tavoitteeksi Lapin hyvinvointialueen henkilöstöpalveluiden yksikölle asetettiin turvallisessa siirtymässä onnistuminen, ohjeistusten ja toimintamallien hallittu päivittäminen ja yhtenäistäminen sekä esihenkilöiden arjen sujuvammaksi palauttaminen mm. yhtenäisiä toimintamalleja kouluttamalla ja niissä tukemalla. Muuta kehittämistyötä tehtiin etenkin kevään 2023 aikana olosuhteista johtuen maltillisemmin, jotta turvallisen siirtymän vaatimaa resurssia pystyttiin kohdistamaan sinne, missä tarve oli suurin. Kehittämistyön tavoitteiksi vuodelle 2024 asetettiin Lapin hyvinvointialueen henkilöstöohjelman (henkilöstöstrategia) sekä eri lakisääteisten ohjelmien valmistuminen, sekä yksikön oman tulevan toiminnan suunnittelu muutosvaiheen jälkeistä aikaa ajatellen.

Toimintaa lähdettiin kehittämään vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa painotettiin turvallista siirtymää sekä ensivaiheen yhtenäistämistä, toisessa vaiheessa vakiinnutettiin toimintaa ja asetettiin tavoitteita tulevalle pitkäjänteiselle kehittämistyölle. Kolmannessa vaiheessa toteutettiin henkilöstöpalveluiden palvelutoiminnan ja yksikön rakenteiden muutokset vastaamaan Lapin hyvinvointialueen strategiaa.

Vaihe 1, syksy 2022 – kevät 2023: Turvallinen siirtymä ja ensivaiheen yhtenäistämistyö:

Kun vuoden 2023 tärkeimmäksi tavoitteeksi syksyllä 2022 valittiin turvallisessa siirtymässä onnistuminen, lukittiin samalla päätös siitä, että henkilöstöpalveluiden organisaatiorakennetta sekä toimintamalleja lähdetään kehittämään monivaiheisesti. Ensimmäisen vaiheen organisaatioksi valittiin muutosvaihetta ja turvallista siirtymää tukeva organisaatiorakenne.

Ensimmäisen vaiheen aikana kehitettiin valtava määrä sekä yksikön sisäisiä että koko Lapin hyvinvointialueen henkilöstöön ja esihenkilöihin vaikuttavia toimintamalleja sekä ohjeita. Näistä esimerkkeinä mainittakoon matkustukseen, vuosilomiin, poissaoloihin, palvelussuhteen ongelmatilanteissa toimimiseen sekä yhteistoimintaan liittyvät ohjeet sekä niihin liittyvien toimintamallien jalkauttaminen. Kyseisten ohjeiden ja toimintamallien käyttöönotto edisti Laphan henkilöstön yhdenvertaista kohtelua sekä arjen sujuvuutta, ja oli suuri ensimmäinen askel sujuvamman arjen mahdollistamiseksi Lapin hyvinvointialueen yksiköissä. Kyseisten ohjeiden ja toimintamallien käyttöönotto vaikutti myös henkilöstöpalveluiden yksikön työn tekemisen tapoihin ja osaltaan selkeytti yksikön henkilöstön työtehtäviä sekä rooleja. Suurin vaikutus yksikön valmistelemilla ohjeilla ja toimintatavoilla saatiin kuitenkin yksikön asiakkaille, eli jokaisen Laphan esihenkilön ja työntekijän käyttöön. Samanaikaisesti Lapin hyvinvointialueella käyttöönotettiin uudet palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät, jotka ovat tarpeellisia työvälineitä henkilöstöasioiden sujuvuuden mahdollistamiseksi.

Ensimmäisen vaiheen kehittämistyölle saatiin yksikön tueksi vahva tuki Lapin hyvinvointialueen henkilöstön edustajilta sekä Lapin hyvinvointialueen johdolta ja esihenkilöiltä. Lapin hyvinvointialueen esihenkilöt lähtivät vastuullisesti toimimaan Lapin hyvinvointialueen uusien ohjeiden ja toimintamallien mukaisesti siitä huolimatta, ettei heitä ehditty osallistaa valmisteluvaiheessa asioiden valmisteluun yhtä suuressa määrin, kuin normaalitilanteessa oltaisiin tehty. Hyvä yhteistyö henkilöstön edustajien, erityisesti pääluottamusmiesten kanssa oli suuri apu asioiden valmistelussa sekä jalkauttamisessa, ja osallisuutta sekä henkilöstön näkemystä saatiin tiukasta aikataulusta johtuen kohtuullisesti tietoon heidän kauttaan.

Henkilöstöpalveluiden yksikön omalle toiminnalle tämä muutoksen ensimmäinen vaihe oli todella raskas, ja työelämän laadun kokemus, jota QWL mittauksella seurattiin, laski todella merkittävästi. Yksikön henkilöstön kokemus kaikista työelämän laadun painopisteistä romahti aiemmasta. Samaan aikaan kamppailtiin epäselvältä vaikuttavan tulevaisuuden, epäselvien prosessien sekä osaamisvajeiden kanssa, ja valtava työmäärä haastoi johtamista sekä esihenkilötyötä. Uuden aiempaa suuremman yksikön henkilöstö ei myöskään ollut vielä ryhmäytynyt keskenään, eikä kiireisestä valmisteluvaiheesta johtuen yksikön henkilöstöä oltu voitu osallistaa riittävästi käynnistysvaiheen prosessien suunnitteluun tai omien työtehtävien sisältöjen suunnitteluun.


Vaihe 2, maaliskuu 2023 – joulukuu 2023: Toiminnan vakiinnuttaminen sekä tavoitteiden asettaminen kehittämistyölle:

Turvallisessa siirtymässä onnistumisen jälkeen kehittämistyössä jatkettiin muutoksen toiseen vaiheeseen. Tässä vaiheessa jatkettiin ensimmäisen vaiheen aikana aloitettua toimintatapojen ja ohjeistusten luomista sekä jalkauttamista, sekä lisättiin uusien järjestelmien mahdollistamia ominaisuuksia esimerkiksi yhteisöllistä työvuorosuunnittelua laajentamalla. Samaan aikaan katsetta käännettiin kuitenkin jo myös kohti tulevaisuutta, ja aloitettiin Lapin hyvinvointialueen henkilöstöstrategian sekä siihen liittyvien tulevien vuosien toimenpiteiden, eli henkilöstöohjelman, suunnittelu. Henkilöstöpalveluiden yksikön tulevia toimintatapoja sekä palvelumallia lähdettiin suunnittelemaan samanaikaisesti henkilöstöohjelman valmistelun kanssa, jotta yksikön tuleva toiminta tukisi tulevaisuudessa strategian mukaisia painopisteitä.

Henkilöstöpalveluiden yksikön tulevaa toimintaa suunniteltiin yhteistyössä yksikön henkilöstön kanssa. Heiltä kerättiin kokemuksia siitä, mikä nykytilanteessa toimii ja mikä vaatii kehittämistä, jonka lisäksi QWL-mittauksessa esiin nousseita asioita läpikäytiin yhteisesti ja asioista keskusteltiin avoimesti. Myös tiimien ryhmäytymiseen sekä osaamisen vahvistumiseen panostettiin. Koko yksikön henkilöstön kanssa käytiin läpi muutosjohtamisen psykologiaa, ja yhteisesti mietittiin missä muutoksen ja ryhmäytymisen vaiheessa yksikön osalta ollaan menossa. Myös näkymää tulevaisuuteen saatiin pikkuhiljaa muodostettua, vaikkakin epävarmuus yksikköä kohtaavista tulevista muutoksista oli vielä voimakkaasti läsnä.

Syksyyn 2023 mennessä yksikön henkilöstön osaaminen ja kokemus sen riittävyydestä työtehtävissä suoriutumiseen nousi reippaasti, yllättäen jopa lähtötilannetta (muutosta edeltävä tilanne) paremmalle tasolle. Myös muut työelämän laadun mittarit ottivat suuren harppauksen muutoksen ensimmäisestä vaiheesta, ja alkoi vaikuttaa siltä, että kuohunta vaiheesta oltaisiin nousemassa normiutumisen kautta pikkuhiljaa kohti hyvän suorituskyvyn vaihetta. Tästä saatiin hyvää tuntumaa siihen, että toimenpiteet joita tähän saakka oltiin tehty työelämän laadun parantamiseksi, olivat oikeita ja valitulla tiellä kannattaa jatkaa.

Henkilöstöohjelmaa valmisteltiin poliittisen johdon ohjauksessa yhteistyössä Lapin hyvinvointialueen johdon kanssa, esihenkilöitä ja työntekijöitä osallistaen. Kehittämistarpeita ja toiveita kerättiin useissa eri tilaisuuksissa/työpajoissa sekä eri kyselyillä esihenkilöiltä sekä henkilöstöltä. Esihenkilöiltä saatiin kehittämistoiveita osallistamisen kautta henkilöstöohjelman sisältöjen lisäksi myös henkilöstöpalveluiden yksikön palveluihin liittyen.

Kesään 2023 mennessä oli selvää, että nykyinen palkkapalveluiden ulkoistus ei palvele henkilöstöpalveluiden eikä Lapin hyvinvointialueen esihenkilöiden arjen sujuvuutta tai työelämän laadun kehittymistä, joten päätös palkkapalveluiden kotiuttamisesta hyvinvointialueen omaksi toiminnaksi voitiin tehdä kesäkuussa 2023.

Henkilöstöohjelma sekä sen alaohjelmat alkoivat olla valmiina etenemään päätöksentekoon lokakuussa 2023. Samaan aikaan valmistui henkilöstöpalveluiden yksikön tulevan organisoitumisen sekä palvelumallin tavoitetila. Molemmat kokonaisuudet vahvistettiin päätöksenteossa loppuvuoden 2023 aikana, ja niiden toimeenpanovaiheeseen päästiin alkuvuodesta 2024. Tässä yhteydessä henkilöstöpalveluiden yksikön henkilöstön työtehtäviin tuli joiltain osin muutoksia, kun organisaatiorakenne ja vastuutehtävät muuttuivat aiemmasta, ja mm yhdestä esihenkilötasosta luovuttiin kokonaan. Tämä näkyi hetkellisesti työelämän laadun kokemuksessa, mutta oli ymmärrettävää yhteistoimintaneuvotteluiden jälkeisen ajan olosuhteisiin suhteutettuna.


Vaihe 3, vuosi 2024, Henkilöstöpalveluiden palvelutoiminnan ja yksikön rakenteiden muutos vastaamaan Lapin hyvinvointialueen strategiaa:

Loppuvuodesta 2023 tehtyjen päätösten jälkeen henkilöstöohjelman mukaiset toimenpiteet käynnistyivät vauhdilla. Yksi näistä oli HR-palveluiden kehittäminen vastaamaan Lapin hyvinvointialueen strategiaa ja henkilöstöohjelman painopisteitä sekä palkkapalveluiden kotiuttaminen. Muista valituista toimenpiteistä mainittakoon esihenkilötyön ja johtamisen kehittäminen, osaavan ja sitoutuneen henkilöstön varmistaminen sekä terveysperusteisten poissaolojen hallinnan johtamismallin kehittäminen, sillä kaikki näistä osaltaan vaikuttivat siihen, millainen henkilöstöpalveluiden organisaatiorakenteesta sekä palvelumallista luotiin, jotta yksikkö pystyy toimimaan edellä mainittujen kehittämiskohteiden edellyttämällä tavalla ja tukemaan näiden kokonaisuuksien toimeenpanemisessa.

Henkilöstöpalveluiden organisaatiorakennetta kevennettiin muutoksen yhteydessä yksi esihenkilötaso poistamalla. Yksikön aiempi kahtiajako poistui kahden aiemman vastuuyksikön yhdistyessä. Henkilöstöä siirtyi aiemmista tehtävistä uusiin, uuden palvelutoiminnan kannalta tarpeellisiin tehtäviin. Palvelumallia muutettiin tukemaan paremmin esihenkilötehtävissä toimivia, uusi hr-kumppanipalveluiden toimintamalli käynnistettiin vaiheittain kevään ja alkusyksyn 2024 aikana. Uudella hr-kumppanipalveluiden mallilla kohdennettu tuki saatiin siirrettyä yleisen neuvonnan painopisteestä lähemmäs toimialueiden johtoa, jonka lisäksi resurssia voitiin lisätä työhyvinvointi- ja työsuojeluasioihin, joiden tarpeeseen ei aiemmin pystytty riittävästi vastaamaan.

Palkkapalveluiden siirtäminen omaksi toiminnaksi on edennyt aikataulun mukaan, järjestelmien käyttöönotto etenee suunnitellusti ja palkka-asiantuntijat ovat aloittaneet tehtävissään. Palkanlaskenta pystytään toteuttamaan Lapin hyvinvointialueen omana toimintana vuoden 2025 alusta alkaen asetettujen tavoitteiden mukaisesti.
Hyvinvointialueen toiminnan aloittaminen on ollut henkilöstöasioiden osalta valtava muutos. On hieno saavutus, että ,yksikkö on pystynyt kehittämään toimintaansa tiedolla johtamista hyödyntäen, ja vastaa nyt paremmin Lapin hyvinvointialueen henkilöstön ja esihenkilöiden tarpeisiin ja strategiassa asetettuihin tavoitteisiin.

Yksikön henkilöstön työelämän laatu ja tämän myötä myös suorituskyky on noussut korkeammalle tasolle kuin se oli ennen muutoksen käynnistymistä, vaikka muutos on osin käynnissä edelleen.

Yksikkö pystyy toimimaan aiempaa ratkaisukeskeisemmin, palvelemaan asiakkaitaan aiempaa paremmin ja olemaan paremmin esihenkilöiden ja johdon tukena heidän päivittäisessä arjessaan. Uuden palvelumallin mukainen toimintatapa on vielä alussa ja tulee kehittymään tulevaisuudessa, mutta jo nyt on nähtävillä että uusi tapa toimia on aiempaa parempi tapa. Osin hyödyt tulevat näkymään vasta vuoden 2025 alusta, kun palkkapalveluiden toiminta siirtyy Lapin hyvinvointialueen omaksi toiminnaksi, ja siihen liittyviä prosesseja saadaan kehitettyä entisestään.

Muutoksella saavutettiin myös kustannussäästöjä, sillä yksikön uudelleen organisoinnilla sekä palkkapalveluiden palauttamisella omaksi toiminnaksi saavutettiin noin 750 000 euron säästöt/vuosi.

Toimialat

Teemat