Vantaan HR:n uudistaminen palvelumuotoilun keinoin

Vantaan kaupungin organisaatio muuttuu vuonna 2020 Uudeksi Vantaaksi. Tässä yhteydessä myös HR:llä on mahdollisuus uudistaa luontevasti toimintojaan, sillä organisaatiomuutos tuo mukanaan yhden yhteisen HR:n funktion keskittämisen myötä.

HR:n toimintoja halutaan suoraviivaistaa ja lisätä prosessien näkyvyyttä, jotta palvelisimme esimiehiä entistä paremmin. Haluamme lisätä HR:n ja kaupungin johdon sekä esimiesten yhteistyön toimivuutta.

Jotta saisimme mahdollisimman hyvin asiakkaitamme tarpeita palvelevan ketterän organisaation, lähdimme uudistamaan HR:ää palvelumuotoilun keinoin.

Keväällä HR-uudistuksen työpajoihin osallistui esimiehiä eri toimialoilta. Näistä työpajoista syntyneiden asiakasprofiilien avulla lähdimme miettimään, miten erilaisia asiakkaita voisi palvella erilaisissa tilanteissa.

”Asiakas on ollut kehitystyön keskiössä. Emme ole lähteneet väkisin ohjaamaan tai synnyttämään mitään, vaan ottaneet nöyränä vastaan sen, mitä on tullut”, Vantaan kaupungin henkilöstöjohtaja Kirsi-Marja Lievonen sanoo.

Asiakasprofiileja ja heidän tarpeita jatkotyöstettiin HR:n yhteisessä kehittämispäivässä toukokuussa ja siitä edelleen pienemmissä työryhmissä. Kehittämispäivässä käytimme Kuntekon asiantuntija-apua ja saimme päivään myös rahoitusta.

Kuntekon sparraus koostui yhteensä viidestä työpajasta, joihin osallistui HR-ammattilaisia ja kahdesti mukana oli myös HR:n käyttäjistä koottu asiakasraati.

"Sparrauksen jälkeen jatkoimme työskentelyä pienemmissä ryhmissä sekä tiimien sisäisissä palavereissa ja kehittämishetkissä. Ohjaamme johtoryhmässä työn etenemistä", Vantaan kaupungin henkilöstöjohtaja Kirsi-Marja Lievonen kertoo
Yksi selkeä tavoitteemme oli helpottaa esimiestyön manuaalista työtä, luoda läpinäkyvyyttä ja nopeuttaa prosesseja. Kehitystyön tuloksena esimiehille ja johdolle suunnitellaan digitaalista HR-palvelualustaa, jonka avulla esimiehen henkilöstöasioiden hoito helpottuisi ja nopeutuisi. Tavoitteena on, että alustan kautta hoidettaisiin ensin muutamaa keskeistä HR-prosessia, mutta tulevaisuudessa sitä tultaisiin hyödyntämään useissa HR-prosesseissa. Palvelualusta nopeuttaa ja selkeyttää esimerkiksi täyttölupien ja vakanssimuutosten käsittelyä.

Nyt syksyllä 2019 on käynnissä palvelualustan määrittelyvaihe. Rakentamisvaiheessa esimiehet otetaan taas mukaan kehitystyöhön, jotta nähdään, onhan tehdyt määrittelyt loogisia myös käyttäjänäkökulmasta. Esimiehet ovat mukana kehitystyössä koko matkan: aina alun tarpeiden määrittelystä valmiin palvelualustan testaukseen.

Tavoiteaikataulu uudelle palvelualustalle on ensi vuoden alkupuoli.

Palvelualustan lisäksi Vantaan uusi HR toimii vuoden alusta ns. yhden luukun periaatteella. Esimies tietää mistä palvelun saa, eikä asiat siirry HR-tasolta toiselle. Tämä mahdollistaa myös sen, että HR-asiantuntijoilla jaa yhä enemmän aikaa kehitys- ja sparraustyöhän.

Toimialat

Teemat