Viisas Kemi -ohjelma

Aluksi perustettiin Viisas Kemi -työryhmä. Sen tehtävänä oli tehdä esityksiä digitaalisiin ratkaisuihin pohjautuvista kustannustehokkaista palveluntuotantotavoista, jotka edistäisivät kuntalaisten omatoimisuutta. Tavoitteena oli myös esittää palvelutuotantoa tehostavia ja tuloksellisuutta parantavia ratkaisuja. Työ aloitettiin monialaisella Viisas-Kemi työryhmällä, joka kartoitti palvelutuotannon pullonkauloja ja ongelmakohtia. Havaintojen pohjalta laadittiin toimenpideohjelma, joka vastuutettiin ja aikataulutettiin.

Ryhmän työskentelyn aikana kävi ilmeiseksi, että työryhmän laatiman toimenpideohjelman lisäksi tarvitaan koko henkilöstön sitouttaminen jatkuvaan hyvinkin konkreettiseen kehittämistyöhön. Projektiluontoisten kehittämistoimien lisäksi havaittiin selkeä tarve myös ruuhonjuuritasolla tapahtuvaan kehittämiseen ja sen tukemiseen.

Työryhmä päätyi esittämään kehittämistoimenpiteitä neljässä eri luokassa:
• kehittämishankkeet
• koulutustarve
• investoinnit uuteen tekniikkaan ja ohjelmistoihin
• lisäksi työryhmä esitti laajempia muutoksia vaativia toimenpiteitä.

Kehittämiskokonaisuuksi valittiin seuraavat asiat:
1. Kehitetään kuntalaisten palveluita omatoimisuutta tukeviksi ajasta ja paikasta riippumattomiksi sähköisiksi palveluiksi. Hyödynnetään valtakunnallisen Sade-ohjelman valmiita työkaluja
2. Lisätään tietotekniikan hyödyntämistä, joustavuutta ja monialaista osaamista palvelutuotannossa. Esimerkiksi laaditaan hallintokuntien poikki ulottuva toimitilaohjelma, jonka tavoitteena on tilankäytön tehokkuuden kasvattaminen, uusien innovatiivisten työtapojen ja niiden vaatimen tilaratkaisujen käyttöönotto ja säästöt tilakustannuksista.
3. Palveluprosessien (ydinprosessit) kehittäminen ja tehostaminen, prosessin omistajuuden ja vastuiden määrittely. Esimerkiksi jokaisella palvelualueella tarkastellaan vuosittain 1-2 ydinprosessia. Pyritään vakioimaan toimintatapa ja selvitetään mitä työvaiheita voidaan jättää pois tai digitalisoida ja onko prosessi kokonaisuudessaan mahdollista tehdä toisin
4. Investoidaan henkilöstön ja esimiesten kouluttamiseen ja hyödynnetään koulutuksissa opittua prosessien kehittämisessä ja esimieshen työnantajaroolin vahvistamisessa. Esimerkiksi nimetään palvelualueiille tuottavuuden kehittämisen vastuuhenkilö ja tarjotaan koulutusta mm. lean-ajatteluun sekä tarjotaan koulutusta uusien ohjelmien hankinnan yhteyteen ja jo käytössä olevien ohjelmien hyödyntämiseen.
5. Investoidaan uuteen tekniikkaan ja ohjelmistoihin. Esimerkiksi lomakkeiden web-tallennukset, ajanvarausten sähköistäminen, videoneuvotteluhankkeiden hankkiminen, tuntikorttien sähköistäminen, älypuhelinten käyttö, e-postitus, sähköinen tiedon siirto
6. Kehitetään kaupungin palvelukulttuuria vastaamaan ja mahdollistamaan uusien tehokkaampien, tuottavampien ja älykkäämpien palveluntuotantotapojen käyttöönotto. Esimerkiksi lähiesimiesten mukaan ottaminen prosessien johtamiseen ja tuottavuuden kehittämiseen, laajemmat palvelutuotantoyksiköt ja yksiköiden välinen yhteistyö kuntalaisten palveluissa, tietohallinnon roolin muuttaminen strategiseksi kumppaniksi, henkilöstön osallistaminen kehittämiseen ja aloitteiden tekemiseen.


Ohjelman avulla kyetään puuttumaan pitkään työn järkevää tekemistä haitanneisiin ongelmiin ja pullonkauloihin, ohjelma antaa mahdollisuuden puhua ja puuttua ongelmiin.

Ohjelman myötä organisaatiossa on laajempi tietoisuus kehittämistarpeista ja mahdollisuuksista vaikuttaa oman työn sujuvuuteen ja kehittää työn laatua ja viihtyvyyttä. Henkilöstön osaaminen lisääntyy ja henkilöstö osallistuu prosessien kehittämiseen. Prosesseilla on omistajuus. Tietotekniikkaa ja digitaalisia työkaluja hyödynnetään tehokkaasti ja kaupungin palvelutuotannon prosessit ovat toimivia ja nykyaikaisia.

Ohjelman toteuttamisen avuksi saamme Kuntekolta sisäisten kehittäjien koulutusta lähiesimiehille ja henkilöstön edustajille. Lisäksi lisäämme koko henkilöstön valmiuksia oman työn kehittämisessä laajalla koulutusohjelmalla.

Toimialat

Teemat