Voxit osallistumisalustan raportoinnin saavutettavuuden kehittäminen tekoälyavusteisesti

Sujuvuutta, saavutettavuutta ja sitoutumista osallistumiseen -hankkeen tavoitteena oli etsiä uusia tapoja lisätä asukkaiden, henkilöstön ja eri kohderyhmien mahdollisuuksia osallistua hyvinvointialueen toiminnan kehittämiseen. Hankkeessa tunnistettiin haasteita erityisesti osallistumisen saavutettavuudessa, eri kohderyhmien tavoittamisessa, osallistumisen vaikuttavuuden osoittamisessa sekä laajojen keskusteluaineistojen analysoinnissa ja raportoinnissa. Perinteiset kyselyt tuottavat usein yksittäisiä mielipiteitä, mutta niiden avulla on vaikea tunnistaa yhteisiä näkemyksiä, ristiriitoja tai eri mielipideryhmien muodostumista.

Hankkeen keskeisenä tavoitteena oli pilotoida Voxit-osallistumisalustan hyödyntämistä erilaisissa kehittämis- ja osallistumistehtävissä sekä kehittää menetelmiä keskusteluaineiston analysointiin, visualisointiin ja raportointiin. Hankkeen aikana toteutettiin useita Voxit-keskusteluja eri kohderyhmille, kuten henkilöstölle, nuorille ja maahanmuuttajataustaisille asukkaille. Lisäksi kehitettiin uusia raportointikäytäntöjä, visualisointeja sekä testattiin tekoälyn hyödyntämistä Voxit-aineistojen analysoinnissa ja kohderyhmäkohtaisessa raportoinnissa.

Hankkeen tavoittelema muutosvaikutus oli lisätä osallistumisen saavutettavuutta, vahvistaa eri kohderyhmien äänen kuulumista päätöksenteossa sekä tuottaa nykyistä laadukkaampaa tietoa kehittämisen tueksi. Samalla pyrittiin madaltamaan osallistumisen kynnystä ja tunnistamaan myös sellaisia näkemyksiä, jotka eivät välttämättä nouse esiin perinteisillä osallistamismenetelmillä. Kyselyjen tulokset osoittivat esimerkiksi nuorten osallistumiseen liittyviä eroja, henkilöstön yhdenvertaisuuskokemusten jakautumista sekä maahanmuuttajataustaisten asukkaiden kohtaamia tiedonsaannin esteitä.

Hankkeessa kehitettiin Voxit-keskustelujen hyödyntämistä osallistumisen menetelmänä sekä päätöksenteon ja palveluiden kehittämisen tukena. Työn tavoitteena oli lisätä menetelmän käyttökelpoisuutta, laajentaa sen soveltamista uusiin kohderyhmiin sekä parantaa keskusteluista syntyvän tiedon analysointia ja raportointia. Hankkeen aikana Voxitia käytettiin useissa eri teemoihin liittyvissä keskusteluissa, joiden avulla kerättiin näkemyksiä asukkailta, henkilöstöltä, nuorilta, päättäjiltä ja muilta sidosryhmiltä.

Kehittämistyössä tarkasteltiin erityisesti sitä, miten Voxit-keskusteluista syntyvää tietoa voidaan hyödyntää nykyistä tehokkaammin valmistelussa, kehittämistyössä ja päätöksenteossa. Tätä varten toteutettiin useita kokeiluja, joissa testattiin erilaisia raportointitapoja, visualisointeja ja tiedon esittämisen malleja. Osana hanketta toteutettiin myös raportoinnin kehittämiskysely, jolla selvitettiin eri käyttäjäryhmien tarpeita ja odotuksia osallistumisesta syntyvän tiedon raportoinnille.

Hankkeessa kokeiltiin tekoälyn hyödyntämistä Voxit-aineistojen analysoinnissa ja raportoinnissa. Työssä kehitettiin toimintamalleja, joiden avulla keskusteluaineisto voidaan muuntaa rakenteiseen muotoon ja käsitellä tekoälyn avulla luotettavasti. Samalla testattiin eri tapoja tuottaa samasta aineistosta erilaisia raportteja esimerkiksi päättäjille, asiantuntijoille ja asukkaille. Kehittämistyön tuloksena syntyi käytännön kokemusta tekoälyavusteisesta analysoinnista sekä alustavia ratkaisuja raportoinnin yhdenmukaistamiseen ja automatisointiin.

Hankkeen toteutuksesta vastasi Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakaskokemuksen ja osallistumisen tiimi. Käytännön suunnitteluun, kyselyiden toteutukseen, analysointiin ja raportointiin osallistui erityisesti suunnittelupäällikkö Janne Leinonen sekä asiakaskokemuksen ja osallistumisen asiantuntijoita. Kysely- ja kehittämistyö toteutettiin tiiviissä yhteistyössä eri kohderyhmien, kuten henkilöstön, nuorten, maahanmuuttajataustaisten asukkaiden, vaikuttamistoimielinten sekä järjestöjen kanssa. Hankkeen aikana hyödynnettiin myös Tampereen kaupungin maahanmuuttajaneuvoston, henkilöstöverkostojen sekä nuorten osallistumisen verkostojen asiantuntemusta.

Hankkeessa toteutettiin neljä erilaista Voxit-pilottia, joiden avulla testattiin menetelmän soveltuvuutta hyvin erilaisiin osallistumisen tarpeisiin. Piloteissa käsiteltiin raportoinnin kehittämistä, henkilöstön yhdenvertaisuuskokemuksia, nuorten osallistumista sekä maahanmuuttajataustaisten asukkaiden tiedonsaantia ja osallistumismahdollisuuksia. Lisäksi hankkeessa kehitettiin Voxit-aineistojen analysointia, visualisointeja, raportointimalleja sekä testattiin tekoälyn hyödyntämistä keskusteluaineistojen käsittelyssä ja tulosten kohderyhmäkohtaisessa raportoinnissa.

Hanke eteni pääosin suunnitellusti ja sille asetetut tavoitteet saavutettiin. Alkuperäisenä tavoitteena oli kokeilla Voxit-alustan käyttöä erilaisissa osallistumistilanteissa sekä kehittää menetelmiä tulosten parempaan hyödyntämiseen. Pilotit saatiin toteutettua, osallistujia tavoitettiin useista eri kohderyhmistä ja hankkeen aikana syntyi konkreettisia toimintamalleja raportointiin, visualisointiin sekä tekoälyavusteiseen analysointiin. Samalla saatiin käytännön kokemuksia siitä, missä tilanteissa Voxit soveltuu hyvinvointialueen osallistumisen työkaluksi parhaiten ja miten sitä kannattaa yhdistää muihin osallistumisen menetelmiin.

Hankkeen aikana toteutus myös laajeni alkuperäisestä teknisestä alustakokeilusta kohti laajempaa osallistumisen ja tiedolla johtamisen kehittämistä. Erityisen merkittäväksi nousi raportoinnin kehittäminen, jossa kokeiltiin uusien visualisointien, kohderyhmäkohtaisten raporttien ja tekoälyavusteisten analyysimenetelmien käyttöä. Näin hankkeessa tuotettiin sekä uusia osallistumisen käytäntöjä että konkreettisia ratkaisuja osallistumisesta syntyvän tiedon hyödyntämiseen päätöksenteossa ja toiminnan kehittämisessä.

Hanke toteutettiin Sitran hankerahoituksella, jota käytettiin mm. sidosryhmien osallistumisen työpajoihin. Asiantuntijuus hankkeeseen tuli Pirhasta. Hankkeen keskeinen oppi oli, että osallistumisen suurimmat haasteet eivät useinkaan liity osallistumiskanavan teknisiin ominaisuuksiin vaan luottamukseen, saavutettavuuteen, viestinnän ymmärrettävyyteen ja kokemukseen osallistumisen vaikuttavuudesta. Eri kohderyhmillä havaittiin hyvin erilaisia tarpeita, mutta kaikissa piloteissa nousi esiin sama perusviesti: osallistuminen koetaan mielekkääksi silloin, kun osallistujat ymmärtävät käsiteltävän asian, voivat osallistua itselleen sopivalla tavalla ja näkevät osallistumisensa johtavan konkreettisiin toimenpiteisiin.

Voxit osoittautui erityisen hyödylliseksi tilanteissa, joissa haluttiin tunnistaa erilaisia mielipideryhmiä sekä ymmärtää, missä asioissa näkemykset yhdistävät osallistujia ja missä ne jakavat heitä. Hankkeessa opittiin, että menetelmä toimii hyvin sekä asukkaiden että henkilöstön osallistamisessa, mutta parhaat tulokset saavutetaan, kun Voxit yhdistetään muihin osallistumisen menetelmiin, kuten työpajoihin, asukasfoorumeihin, kokemusasiantuntijatoimintaan ja perinteisiin kyselyihin.

Hankkeessa opittiin myös, että keskusteluaineiston hyöty päätöksenteolle riippuu pitkälti siitä, miten tulokset analysoidaan ja raportoidaan. Tämän vuoksi hankkeessa kehitettiin uusia visualisointitapoja, raporttipohjia sekä tekoälyä hyödyntäviä analysointimalleja. Raportoinnin kehittämiskyselyn perusteella havaittiin, että eri kohderyhmät tarvitsevat eritasoista ja eri tavoin esitettyä tietoa. Tämä johti kerroksellisen raportointimallin kehittämiseen, jossa samasta aineistosta voidaan tuottaa esimerkiksi johdon tiivistelmä, saavutettava asukasversio ja asiantuntijoille tarkoitettu syvällisempi analyysi.

Hankkeessa saatuja oppeja on hyödynnetty osallistumisen toimintamallien, raportoinnin kehittämisen sekä digitaalisten osallistumisen välineiden jatkokehittämisessä Pirkanmaan hyvinvointialueella. Erityisesti raportoinnin saavutettavuuteen, visualisointiin ja tekoälyavusteiseen analysointiin liittyviä ratkaisuja voidaan hyödyntää myös muissa osallistumishankkeissa ja asukaskuulemisissa. Lisäksi hankkeessa syntyneet käytännöt tukevat hyvinvointialueen laajempaa tiedolla johtamista sekä osallistumisen vaikuttavuuden arviointia.

Muut Voxitia hyödyntävät organisaatiot voivat hyötyä hankkeen kokemuksista erityisesti kolmella tavalla. Ensinnäkin osallistumisen suunnittelussa kannattaa huomioida, että eri kohderyhmille tarvitaan erilaisia osallistumisen tapoja ja viestintäratkaisuja. Toiseksi Voxit-keskustelujen tuloksista kannattaa tuottaa kohderyhmäkohtaisia raportteja yhden yleisraportin sijaan. Kolmanneksi tekoälyä voidaan hyödyntää raportoinnin tukena, mikäli keskusteluaineisto ensin jäsennellään selkeään ja koneluettavaan muotoon. Hankkeessa testattiin tätä lähestymistapaa onnistuneesti Voxit-aineistojen analysoinnissa.

Hankkeen konkreettisina tuotoksina syntyi neljä laajaa Voxit-pilotointia eri kohderyhmille, raportointimallit keskusteluaineistojen visualisointiin, tekoälyyn perustuvia raporttipohjia sekä kokeellinen analyysityökalu ("Voxinator"), jolla testattiin Voxit-aineiston automaattisempaa analysointia ja raportointia. Lisäksi tuotettiin useita analyysiraportteja, esityksiä ja visualisointeja raportoinnin kehittämisestä, nuorten osallistumisesta, henkilöstön yhdenvertaisuudesta sekä maahanmuuttajataustaisten asukkaiden tiedonsaannista. Koodi toimitettiin hankkeen aikana Sitralle avoimen lähdekoodin jatkokehittämistä varten.

Hankkeen tuotokset ovat muun muassa raportoinnin kehittämiskyselyn analyysi, joka jaettaan Sitran kautta koko verkostolle. Henkilöstön yhdenvertaisuuskyselyn raportointi, jota hyödynnettiin HR:n yhdenvertaisuuden kehittämistyössä ja tulokset julkaistiin Pirhan intrassa. Safe Space -nuorisokyselyn analyysiä hyödynnettiin Asiakaskokemus ja osallistumisen uudessa 2026 ohjelmassa sekä maahanmuuttajataustaisten asukkaiden osallistumista ja viestintää käsittelevät raportit toimitettiin Pirhan viestinnän hyödynnettäväksi. Voxit hankkeiden yhteenveto Sitralle.pdf

Toimialat

Teemat