Yksityistieavustusten käsittelyn prosessiuudistus digitalisaation avulla

Yksityistieavustusten käsittelyn prosessi sisälsi runsaasti manuaalityötä, jonka teettäminen ihmisellä ei tuonut lisäarvoa kaupungille eikä tiekunnille. Tavoitteena oli uudistaa prosessi siten, että manuaalityö automatisoitaisiin, jotta aikaa jäisi enemmän muille tehtäville, kuten asiakaspalvelulle. Lisäksi tavoitteena oli parantaa tiekuntien asiakaskokemusta muun muassa helpomman hakuprosessin ja paremman viestinnän avulla. Asiassa lähdettiin etsimään teknistä ratkaisua, joka mahdollistaisi sujuvan prosessin niin tiekunnille kuin kaupungille. Sopivan teknisen toimittajan löydyttyä rakennettiin järjestelmään järjestelmätoimittajan kanssa kaupungille sopiva toteutus. Lisäksi järjestelmään on tehty lisäkehitystyötä yhdessä palveluntarjoajan kanssa.

Järjestelmän teknisen toteutuksen ja kehittämisen yhteydessä on mietitty se, miten prosessi tulee toimimaan käytännössä. Kaikista sujuvimpaan ratkaisuun päädyttiin muokkaamalla sekä teknistä alustaa että muuttamalla oman prosessin käytänteitä.

Palvelun käyttöönotto kestää koko ensimmäisen vuoden ja palvelua sekä prosessia rakennetaan sitä mukaan, kun kukin kohta tulee ajankohtaiseksi, jotta se palvelisi käytännön tarpeita mahdollisimman hyvin. Käytännössä siis prosessi käytänteineen ja sääntöineen muotoillaan uudelleen niin asiakkaan (tiekunnan) kuin kaupungin työntekijöiden näkökulmasta.

Kehittämistä ollaan siis tehty niin työprosesseille, toimintamalleille kuin itse palvelullekin. Kehittämistyössä on ollut mukana teknisen keskuksen johtaja ja kolme teknisen keskuksen työntekijää sekä palveluntarjoajan edustaja.

Uudistustyössä otettiin käyttöön Tievahdin Kuntaportaali yksityistieavustusten käsittelyyn. Kyseessä on siis ohjelmisto, joka tarjotaan asiakkaalle pilvipalvelun (SaaS -palveluna). Tievahdin Kuntaportaali oli valinnan hetkellä monipuolisin, joustavin ja edullisin järjestelmä, jonka vuoksi se valittiin.

Uudistus on tehty omin voimin yhteistyössä palveluntarjoajan kanssa. Palvelun käyttö maksaa vuosittain 2,5% jaettavan avustuksen määrästä. Tänä vuonna palvelun käyttö on siis maksanut 2 875 € Kangasalan kaupungilla. Sopimukseen kuulumattomasta kehitystyöstä ollaan maksettu 375 €. Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa.

Kuntaportaalin käyttöönoton myötä tähän mennessä konkreettisia tehtyjä muutoksia on viestinnän lisääminen (turvallinen ja nopea massaviestintä), tiekunnan tietojen hallinta keskitetysti (ennen hajallaan ja exceleissä), hakemukset vastaanotetaan (aiemmin sähköposti), käsitellään (excel ja eri kirjausjärjestelmät) ja lähetetään maksuun massana Kuntaportaalin kautta (verrattuna siihen, että ennen manuaalinen maksumääräysten luonti tehtiin yksitellen). Lisäksi Kuntaportaaliin on rakennettu mahdollisuus taltioida tiekatselmuksia niin kunnossapito- kuin perusparannusavustuksiin liittyen.

Esimerkiksi maksumääräysten tekoon on aiemmin mennyt aikaa noin kuukausi muun työn ohessa, kun nyt vastaavaan työhön menee pari minuuttia. Kuntaportaalin käyttöönoton ja prosessin uudistuksen myötä tiedon hallinta on parantunut selkeästi (tiedot helposti ja selkeästi löydettävissä), prosessit tehostunut merkittävästi ja aikaa on vapautunut asiakaspalvelulle sekä muille tehtäville, joita ei voi automatisoida.

Toimialat

Toiminnot

Teemat