Älykäs kuntatalo

Lempäälä-talo avattiin vuonna 2021. Siellä työskentelee yli 150 Lempäälän kunnan asiantuntijaa. Lisäksi talossa toimii valtion ja yksityisen sektorin palveluntuottajia, kuten valtion asiointipiste, ravintola, kirkkoherranvirasto, seurakunnan kerho, perhekeskus, hyvinvointikioski ja yrityshotelli Idea-keskus. Aulan kautta kulkee keskimäärin noin 8000 henkilöä kuukaudessa.

Tarvitsimme ratkaisun, jolla ohjata asiakkaita aulasta oikeaan aikaan oikeaan paikkaan. Tavoitteenamme oli saavuttaa resurssisäästöjä automaation avulla. Lisäksi turvallisuus nousi tärkeäksi kysymykseksi, kun saman käytävän varrella kohdataan monenlaisia asiakkaita eri taustoista. Miten voimme taata turvallisuuden sekä asiakkaille että henkilökunnalle? Miten varmistamme, että tiloissa liikkuvilla henkilöillä on oikeus olla siellä? Aulassa käy päivittäin yli sata asiakasta, joista osa tarvitsee henkilökohtaista palvelua, kuten kassa- ja avainpalveluita. Asiakasryhmä, joka tulee tapaamaan asiantuntijaa, haluttiin kuitenkin ohjata pois aulahenkilökunnan vastuulta. Lempäälä-talon asiakasilmoittautuminen automatisoitiin.

Asiakkaden kulkuoikeusia haluttiin myös turvallisuuden takia rajata, jotta tapaamistiloissa olisi ainoastaan henkilöitä, joilla on varattu asiakastapaaminen.

Projektissa asiakastyypit määriteltiin palvelumuotoilun avulla. Kartoituksen avulla löydettiin selkeät asiakasryhmät, jotka kutsutaan asiakastapaamisiin. Nämä ryhmät voitiin siirtää automaation piiriin. Tämän jälkeen kartoitettiin järjestelmävaatimuksia ja tehtiin markkinakartoitus. Yhteistyökumppaniksi valittiin Systam Visit -vierailijahallinta. Aulahenkilökunnan aikaa saatiin kohdennettua paremmin asiakkaille, jotka tarvitsevat henkilökohtaista palvelua. Asiantuntijatapaamisiin tulevat asiakkaat eivät enää joudu jonottamaan pelkästään ilmoittautuakseen. Nyt tapaamiseen saapuva asiakas voi ilmoittautua automaatilla, joka lähettää asiantuntijalle sähköpostin tai tekstiviestin asiakkaan saapumisesta.

Vierailijahallintaan integroitiin Outlookin tilavarausjärjestelmä. Asiantuntija lähettää asiakkaalle kutsun Outlookin kautta ja lisää siihen tapaamistilan. Systam lähettää asiakkaalle muistutuksen tapaamisesta ja ohjeet saapumisesta Lempäälä-taloon vuorokautta ennen tapaamista. Ohjeissa kerrotaan esimerkiksi, millä julkisilla kulkuvälineillä pääsee parhaiten Lempäälä-taloon tai miten pysäköinti on järjestetty.

Ilmoittautuessa järjestelmä opastaa, mistä asiakas noudetaan ja miten voi saada tunnin pysäköintiedun parkkihalliin. Lisäksi asiakkaalle tulostuu kulkukortti, joka määrittelee hänen kulkuoikeutensa talossa. Vierailijahallinta Lempäälä - Systam.pdf

Toimialat

Teemat