Espoon rehtorien työajan suunnittelun ja seurannan työkalu

Espoossa tavoitteena on ollut saada läpinäkyvyyttä rehtorin tehtäviin sekä pystyä ennakoimaan rehtorin työn kuormitushuiput. Työhyvinvoinnin näkökulmasta tavoitteena on ollut tukea rehtoreiden itsensä johtamista ja töiden priorisointia.

Tätä varten toteutettiin työaikaa ja työtehtäviä esiin tuova kokeilu ajalla 1.8.2013 - 31.7.2014. Kokeilun toteuttamisesta sovittiin OAJ:n pääluottamusmiehen kanssa 17.4.2013. Suomenkielisen opetustoimen johtaja päätti kokeilusta 2.7.2013 § 120.

Kokeilun tueksi kehitettiin Excel-pohjainen työkalu. Kokeiluun osallistui yhdeksän rehtoria: viisi alakoulun, kolme yläkoulun ja yksi yhtenäisen peruskoulun rehtoria.

Työaikaa seurattiin aiemmin tunnin tarkkuudella, mutta kokeilussa seuranta tehtiin minuutin tarkkuudella. Työaika jaettiin seuraaviin kategorioihin. 1. Varsinainen pedagoginen työ (opetustyö), 2. Pedagogiikan johtaminen, 3. Rehtorin oppilas- ja opiskeljahuolto, 4. Kouluttaminen, 5. Henkilöstö johtaminen ja työnjohtotyö, 6. Hopean harmaa kanslia-ja arkityö, 7. Viranomaistyö, 8. Talousjohtaminen, 9. Virkamiestyö, 10. Sidosryhmätyö ja 11. Kaikki muu.

Excel-pohjaisessa työkalussa on työajan suunnittelulle oma laskentataulu, johon työajan toteutumista verrataan. Jokaiselle kuukaudelle on myös oma laskentataulu ja jokaiselle päivälle on oma sarake. Kokeilun aikana useimmat rehtorit täyttivät lomakkeen työpäivän päätteeksi.

Työajan suunnittelun lisäksi käyttäjien oli mahdollista seurata sairauspoissaoloja ja työaikaa, joka tehdään viikonloppuisin. Työkalussa on laskentataulukot, jossa käyttäjä näkee reaaliajassa kaavioina mm. viikkojen ja kuukausien toteutuneet työajat.

Työkalun avulla on helppo tarkastella lukuvuoden aikaista työmäärän vaihtelua. Kehityskeskustelussa esimies tekee tilannekatsauksen rehtorin työajanseurantaan.

Kokeilua koordinoi työryhmä, johon ovat kuuluneet
- Tapio Erma, hallintopäällikkö, puheenjohtaja, suomenkielinen opetus
- Marja Liisa Heikkilä, palvelussuhdepäällikkö, henkilöstöyksikkö
- Markku Kälviä, pääluottamusmies, OAJ, varalla Kaarina Salo, varapääluottamusmies, OAJ
- Sinna Tervonen, henkilöstöasiantuntija, sihteeri, henkilöstöyksikkö, kesäkuuhun 2013 asti
- Päivi Uusivuori, henkilöstöasiantuntija, sihteeri. Kokeilu onnistui hyvin ja toiminta otettiin pysyväksi osaksi rehtoreiden työtä. Excel-työkalu on ollut kaikkien perusopetuksen ja rehtoreiden käytössä lukuvuodesta 2014-2015 lähtien. Lukuvuodelle 2015-2016 työkalua on muutettu niin, että käyttäjä voi itse valita, mitä työajan kategorioita seuraa.

Työajan seuranta on tehnyt rehtoreiden työtä näkyväksi. Se on auttanut rehtoreita arvioimaan työnsä sisältöä ja samalla miettimään johtamisen jakamisen perusteita. Tällä on ollut vaikutusta rehtorin työmäärään ja työn laatuun.

Rehtorit ovat pystyneet aiempaa paremmin suunnittelemaan työaikansa ja vuosilomansa. Heidän on ollut myös mahdollista seurata aiempaa tarkemmin työpäiviensä pituuksia. Pitkät työpäivät ovat vähentyneet.

Työkalua päivitetään ja kehitetään edelleen ennen jokaista lukuvuotta.

Toimialat

Toiminnot

Teemat