Intra käyttäjäystävällinen kehittäminen

Kajaanin kaupungin henkilöstöpalveluiden sisäisen intran käyttäjiltä tuli runsaasti palautetta intran toimimattomuudesta, valikkorakenteen epäloogisuudesta ja sivujen puutteellisuudesta. Palautteiden pohjalta intraan tehtiin nykytilan arviointi. Intran uudistamiselle oli selkeä tarve, koska sen käyttäjäystävällisyys sekä tiedon löytyminen henkilöstöpalveluiden kokonaisuuksien osalta vaati selkeästi selkeyttämistä ja kehittämistä.

Kehittämistyön tavoitteena oli rakentaa yhteis kehittäen henkilöstöpalveluiden, viestintä- ja markkinointitiimin ja käyttäjäasiakkaiden kanssa intran kokonaisuus, joka sisältää käyttäjäystävälliset valikko- ja alavalikkorakenteet ja niiden sivut sekä sivujen linkit ja aihealueisiin liittyvät muut materiaalit. 1. Kevään 2024 aikana henkilöstösuunnittelija teki henkilöstöpalveluiden sisäisen intran nykytila-arvioinnin (lähtötieto kehittämistyölle).
2. Kävimme kesäkuussa 2024 henkilöstöpalveluiden tiimipalaverissa käyttäjiltä saadut palautteet ja intran nykytila-arvioinnin läpi.
3. Henkilöstösuunnittelija luonnosteli henkilöstöpalveluiden intran kokonaisuuden ja kävi alustavan luonnosaihion Kajaanin kaupungin viestintäsuunnittelijan (tekninen toteutus) kanssa läpi.
4. Henkilöstöpalveluiden intran kokonaisuus ja muutoksen toteuttamien käytiin Kajaanin kaupungin intran pääkäyttäjien ja henkilöstöjohtajan kanssa elokuussa 2024 läpi. Selvitystyön pohjalta intran kokonaisuus oli mahdollista teknisesti ja aikataulullisesti toteuttaa.
5. HR-tiimin palaverissa syyskuussa 2024 kävimme kehittämisprojektin käytännön toteutuksen etenemisen sekä henkilöstöpalveluiden uudistettavan intran kokonaisuuden läpi.
6. Syykuussa 2024 työpajassa ryhmät työstivät aihekokonaisuuksia/ryhmä. Samalla ryhmät kävivät nykyisiä intran sivuja läpi, muuttivat ja ajantasaistivat sivuja, poistivat intrasta
vanhentunutta tietoa sekä kirjasivat huomioitaan ylös jatkotyöstämistä varten.
7. Lokakuussa 2024 edistimme intran uudistamista työpajoissa. Materiaalit työstettiin suoraan intraan ja huomiot kerättiin tiimin yhteiselle Teams-kanavalle.
8. Lokakuun puolivälissä 2024 henkilöstölle lähetettiin intran tiedote, jossa tuotiin esille, milloin intran tekninen toteutus tehdään ja miten intra valikkorakenne muuttuu.
9. Uudistettua intran kokonaisuutta esiteltiin kahdessa toimialakohtaisessa palaverissa marraskuussa 2024 ja tammikuussa 2025 ennen intran varsinaista julkaisemista (käyttäjäasiakkaiden kuuleminen).
10. Huhtikuussa 2025 pidettiin tietoisku koko henkilöstölle intran kokonaisuudesta.

Kehittämistyö tehtiin omana työnä ja osana Palvelu- ja tuotantoprosessien johtamisen opintoihin liittyvänä kehittämisprojektina. Intran uudistuksen toteuttamiseen on laskettu tiimin työaika (sivustojen työstäminen/työpajat) ja palavereihin kulunut työaika noin 125 h ja kustannukset noin 3000 €. Kustannuksiin ei ole huomioitu opiskeluun käytettyä aikaa. Käyttöön otettiin henkilöstöpalveluiden sisäisen intran kokonaisuus. Henkilöstöpalveluiden valikot rakennettiin Meillä Töissä päävalikon alle aihealueittain (Liite). Käyttäjiltä saadun palautteen pohjalta kehitystyö on ollut onnistunut. Intran rakenne selkiytyi, saavutettavuus parani ja tieto on löydettävissä entistä paremmin sekä esihenkilöille että koko henkilöstölle. Intraan on luotu ja luodaan uusia sivuja (toimintaohjeita) sekä päivitetään olemassa olevia sivuja tarvelähtöisesti. Kajaanin kaupungin henkilöstöpalveluiden intran kokonaisuus.pdf

Toimialat

Teemat