HR-raportointimallin kehittäminen johtoryhmien päätöksenteon tueksi Pirkanmaan hyvinvointialueella

HR-raportointimallin kehittämisen taustalla oli Pirkanmaan hyvinvointialueella (Pirha) vuosina 2024–2025 toteutettu HR-raportoinnin palvelumuotoiluprojekti, jossa tunnistettiin merkittäviä kehittämistarpeita henkilöstötiedon saatavuudessa, laadussa, käytettävyydessä ja johtamisen tuessa. Nykytilan arvioinnissa HR-raportointi sai arvosanaksi 6,75 (asteikko 4–10). Keskeisiksi haasteiksi nousivat tiedon hajanaisuus, johdon raportoinnin riittämättömyys sekä ennakoivan henkilöstötiedon ja ennusteiden puute.

Palvelumuotoiluprojektin alustavat tulokset valmistuivat keväällä 2025. Projektissa määriteltiin HR-raportoinnin tavoitetilat johtamisen eri tasoille sekä kuusi kehittämisteemaa: HR-raportoinnin strateginen kehittäminen, tiedon saatavuuden parantaminen, tiedon luotettavuuden parantaminen, manuaalisen työn vähentäminen, tietonäkymien kehittäminen ja tiedon hyödyntämisen tukeminen. Johtoryhmien HR-raportointimallin kehittäminen käynnistettiin erityisesti tiedon hyödyntämisen kehittämistarpeeseen vastaamiseksi osana laajempaa henkilöstötiedolla johtamisen uudistamista.

Kehittämistyön tavoitteena oli luoda yhtenäinen HR-raportointimalli, joka tukee strategista henkilöstöjohtamista ja tiedolla johtamista tehtäväalueiden ja palvelulinjojen johtoryhmissä. Tavoitteena oli määrittää strategisiin tavoitteisiin kytkeytyvät henkilöstömittarit sekä luoda toimintatavat tiedon systemaattiselle tuottamiselle, analysoinnille ja hyödyntämiselle päätöksenteossa. Kehittäminen perustui palvelumuotoiluhankkeessa tunnistettuun tavoitetilaan, jonka mukaan ylemmälle ja keskijohdolle tulee tarjota riittävä tuki strategisten tavoitteiden seurantaan, ennustamiseen ja johtamiseen (liite 1).

Samalla tavoitteena oli koota johtamisen kannalta keskeiset henkilöstötiedot yhdelle Tableau-raportille. Aiemmin tieto oli hajallaan useissa järjestelmissä ja raporteissa, mikä vaikeutti kokonaiskuvan muodostamista. Uuden ratkaisun tavoitteena oli tarjota johdolle ajantasainen ja helposti hyödynnettävä henkilöstötilannekuva. Kehittämistyössä ei keskitytty pelkästään raportointiratkaisuun, vaan myös henkilöstötiedon hyödyntämisen toimintamalliin ja tiedolla johtamisen käytäntöjen juurruttamiseen osaksi johtoryhmätyöskentelyä. Pirkanmaan hyvinvointialueen henkilöstösuunnittelun ja tiedolla johtamisen tiimi vastasi HR-raportointimallin kehittämisestä ja käyttöönotosta. Työ toteutettiin kokonaan omin voimin ilman ulkopuolista rahoitusta tai konsulttitukea.

Kehittämistyö toteutettiin laajana yhteiskehittämisenä yhdessä tehtäväalueiden ja palvelulinjojen johdon sekä henkilöstö-, talous- ja tietojohtamisen asiantuntijoiden kanssa. Tavoitteena oli rakentaa yhtenäinen toimintamalli henkilöstötiedon hyödyntämiseen sekä yhteinen henkilöstötilannekuva strategisen johtamisen tueksi.

1. Tietotarpeiden tunnistaminen ja toimintamallin suunnittelu
Ensimmäisessä vaiheessa selvitettiin johtoryhmien henkilöstötietotarpeet hyödyntämällä aiempia selvityksiä, dokumenttiaineistoa, haastatteluja, kyselyitä ja työpajoja. Tulosten perusteella määriteltiin seurattavat henkilöstömittarit, niiden seurantasykli sekä vastuut tiedon tuottamisessa, analysoinnissa ja käsittelyssä. Näiden pohjalta laadittiin koko organisaation yhteinen HR-raportointimalli henkilöstötiedolla johtamisen tueksi. Kehittämistyö kytkettiin myös valmisteilla olleeseen strategiaan ja sen toimeenpanosuunnitelmaan. (Liite 2.)

2. Tableau-raportin kehittäminen
Strategisiin tavoitteisiin kytkeytyvä henkilöstötilannekuva toteutettiin Tableau-raporttina alkuvuonna 2026. Raportti kokoaa aiemmin eri järjestelmissä sijainneen henkilöstötiedon yhteen näkymään. Kehittämistä tehtiin tiiviissä yhteistyössä johdon sekä henkilöstö-, talous- ja tietojohtamisen asiantuntijoiden kanssa, ja johtoryhmät osallistuivat raportin testaukseen. Lopputuloksena syntyivät kuukausiraportti ja osavuosikatsausraportti, jotka vastaavat lähes kaikkiin tunnistettuihin tietotarpeisiin (liite 3).

3. Käyttöönotto ja tiedon hyödyntämisen tuki
Kehittämistyön tuloksena syntyi yhtenäinen HR-raportointimalli, joka yhdistää strategiset tavoitteet ja keskeiset henkilöstömittarit. Mallin avulla luotiin hyvinvointialuetasolle, kaikille tehtäväalueille (N=4) ja SOTE-tehtäväalueen palvelulinjoille (N=5) henkilöstötilannekuvaraportit sekä selkeät vastuut tiedon hyödyntämiselle. Samalla tehtäväalueille ja palvelulinjoille nimettiin HR-tietoyhdyshenkilöt tukemaan johtoa henkilöstöanalyysien, tunnuslukujen ja tietotarpeiden käsittelyssä.

HR-raportointimalli ja henkilöstötilannekuvaraportti otettiin käyttöön kaikissa tehtäväalueiden ja palvelulinjojen johtoryhmissä kevään 2026 aikana. Käyttöönottoa tuettiin raporttien esittelyillä, yhteisillä käsittelykäytännöillä sekä säännöllisellä analyysi- ja tulkintatuella. Käyttöönoton tuki sekä henkilöstötilannekuvan säännöllinen käsittely moniammatillisissa tiimeissä vahvistivat uuden toimintamallin juurtumista ja lisäsivät yhteistä ymmärrystä henkilöstötilanteesta, tunnuslukujen tulkinnasta ja tiedolla johtamisen käytännöistä.

Kustannukset: Kehittämisen kustannukset muodostuivat henkilöstön työajasta. Työ toteutettiin olemassa olevilla resursseilla ilman erillistä rahoitusta. Pirkanmaan hyvinvointialueella kehitettiin ja otettiin käyttöön uusi HR-raportointimalli tukemaan johtoryhmien henkilöstötiedolla johtamista. Kehittämistyön tuloksena henkilöstöraportointi kytkettiin aiempaa tiiviimmin strategisiin tavoitteisiin, päätöksentekoon ja henkilöstömittareiden seurantaan. Samalla luotiin yhtenäiset käytännöt henkilöstötiedon kokoamiseen, analysointiin ja hyödyntämiseen sekä vahvistettiin henkilöstötiedolla johtamisen rakenteita HR-tietoyhdyshenkilöiden avulla.

Ensimmäiset hyödyt ovat jo nähtävissä:

1. Henkilöstötiedon saatavuus ja käytettävyys ovat parantuneet merkittävästi. Johtoryhmät ja koko henkilöstö saivat käyttöönsä Tableau-raportin, joka kokoaa strategisen henkilöstöjohtamisen kannalta keskeiset tiedot yhteen näkymään. Tieto on nyt keskitetysti ja ajantasaisesti saatavilla kuukausi- ja osavuosiseurannan tueksi.

2. Henkilöstöraportointi ja tiedolla johtamisen käytännöt ovat yhtenäistyneet. Yhteiset mittarit, seurantasyklit ja vastuut parantavat tiedon vertailtavuutta eri tehtäväalueiden ja palvelulinjojen välillä sekä tukevat yhdenmukaista johtamista.

3. Tietojohtamisen kyvykkyys on vahvistunut. Kehittämistyö selkeytti henkilöstötiedon hyödyntämisen toimintatapoja ja lisäsi ymmärrystä henkilöstötiedon merkityksestä johtamisessa. Henkilöstötilannekuvan säännöllinen käsittely tukee tiedon analysointia ja hyödyntämistä päätöksenteossa sekä vahvistaa tiedolla johtamisen kulttuuria.

4. Yhteiskehittäminen on lisännyt sitoutumista ja osaamisen jakamista. Moniammatillinen yhteistyö johdon sekä henkilöstö-, talous- ja tietojohtamisen asiantuntijoiden välillä on edistänyt tiedon jakamista, vertaisoppimista ja yhteistyötä koko organisaatiossa.

Ensimmäisten kokemusten perusteella uusi HR-raportointimalli on parantanut henkilöstötiedon saatavuutta ja hyödynnettävyyttä, vähentänyt tiedon hajanaisuutta sekä yhdenmukaistanut raportointia koko Pirkanmaan hyvinvointialueella. Samalla se on vahvistanut tietoon perustuvan henkilöstöjohtamisen edellytyksiä ja tukenut strategisten tavoitteiden seurantaa johtoryhmätyöskentelyssä.

Mallin kehittämistä jatketaan edelleen moniammatillisessa yhteistyössä. Jatkokehittämisessä huomioidaan henkilöstökertomuksessa hyödynnettävät vuositason tunnusluvut sekä vahvistetaan edelleen HR-tietoyhdyshenkilöiden roolia tiedon hyödyntämisen tukena.

HR-raportointimallin vaikutuksia arvioidaan systemaattisesti alkuvuonna 2027. Arvioinnissa tarkastellaan mallin toimivuutta, sen hyötyjä johtoryhmien päätöksenteossa sekä vaikutuksia henkilöstöstrategian toteutumiseen.

Kehittämistyö on herättänyt kiinnostusta myös tutkimus- ja kehittämistoiminnassa. Aiheesta on valmistunut jo yksi YAMK-opinnäytetyö, ja lisäksi aiheesta valmistellaan pro gradu -tutkielmaa, mikä osoittaa kehittämistyön ajankohtaisuuden ja laajemman merkityksen henkilöstötiedolla johtamisen kehittämisessä. LIITE_1_HR raportoinnin tavoitetila_Johdon yhteenveto.pdf
LIITE_2_Pirhan_HR_raportointimalli_kehittämisteon_kuvaus_2026.pdf
LIITE_3_Malliesimerkki_Pirhan_henkilöstötilannekuvaraportista_tammi_kesäkuu_2026.pdf

Toimialat

Teemat