TAHTO-keskustelumalli – Yhdessä kohti sujuvaa arkea tiedon ja dialogin avulla

Salpauksen strategiakauden 2021–2025 alussa tunnistettiin tarve vahvistaa arjen sujuvuutta ja keskittyä olennaiseen. Puuttui yhteinen ja säännöllinen toimintamalli, jonka avulla työyhteisöissä yhdessä voitaisiin tarkastella ja arvioida arjen toimintaa.

Idea TAHTO-keskustelumallin kehittämisestä syntyi halusta tuoda Salpauksen eettiset kulmakivet – vastuullisuus ja tarttuminen, keskustelu ja yhteisen ymmärryksen rakentaminen sekä vaikuttavuus ja keskittyminen olennaiseen – näkyväksi osaksi arjen toimintaa. Kehittämistyön taustalla oli myös tarve lisätä ymmärrystä oman työn vaikutuksesta tuloksiin, mahdollistaa työyhteisöjen osallistuminen arjen suunnitteluun ja työnjakoon sekä vahvistaa yhteisöllisyyttä ja osallisuutta. Lisäksi haluttiin selkeyttää tavoitteita ja lisätä koko organisaation toiminnan yhtenäisyyttä.

Tavoitteeksi asetettiin luoda yhtenäinen ja säännönmukainen tapa käydä työyhteisöissä keskustelua arjen sujuvuuden varmistamiseksi. Mallin tuli olla helposti käyttöönotettava, arjen työväline, joka mukautuu eri yksiköiden tarpeisiin ja tukee strategista johtamista, osallisuutta sekä jatkuvaa kehittämistä. Kehittämistyö käynnistettiin strategiakauden alussa ja toteutettiin organisaation sisäisenä yhteistyönä. Yhteisissä suunnittelutapaamisissa kartoitettiin toiminnan johtamisen ja tiedolla johtamisen tarpeet. Tavoitteena oli kehittää malli, joka toimii tehokkaana arjen johtamisen työkaluna ja on helposti käyttöönotettavissa sekä muokattavissa eri yksiköiden vaatimuksiin.

Kehittämistyö toteutettiin omin voimin, osana Opetushallituksen rahoittamaa Vertaansa Vailla -hanketta. Mukana kehittämisprojektissa oli osallistujia johdosta, tietohallinnosta, HR- ja Kehittämispalveluista sekä esihenkilöitä.

Kehitetty TAHTO-keskustelumalli on työyhteisöjen ja tiimien suunnittelu-, seuranta- ja arviointikeskustelujen rakenne, joka toteutetaan kaksi kertaa vuodessa – keväällä ja syksyllä.

Alkuvaiheessa ensimmäisenä tavoitteena oli harjoitella yhdessä keskustelua arjen sujuvuudesta ja asettaa tiimille yhteisiä tavoitteita ja tehdä suunnitelmaa niiden toteuttamiseen. Keskustelupohjana toimi Word-lomake. Toisessa vaiheessa tavoitteen asettamista tarkennettiin konkreettisemmalle tasolle, ja keskustelupohja muokattiin PowerPoint-muotoon siten, että tulostiedot sisällytettiin esitykseen upotettuina. Kolmannessa vaiheessa lisättiin kestävän kehityksen teema sekä lisättiin pohjaan valmiiksi organisaatiotasoiset vuoden tavoitteet.

Malli perustuu viiteen pääteemaan:
-Tulokset ja toiminnan arviointi
-Tavoitteet
-Osaaminen ja oppiminen
-Hyvinvointi ja yhteisöllisyys
-Kestävä kehitys

Keskustelut toteutetaan tiimikohtaisesti, ja keskustelupohja toimii ohjeena sekä keskustelun aihealueille, että tavoitteiden määrittelylle. Organisaatiotason tavoitteet viedään valmiiksi keskustelupohjaan vuoden alussa. Tiimit muodostavat omat arjen tavoitteensa näiden pohjalta ja laativat suunnitelman niiden toteuttamiseksi. Malli mukailee OKR-viitekehystä, jossa tavoitteet asetetaan konkreettisiksi ja saavutettaviksi.

TAHTO-keskustelussa käsitellään työhyvinvointikyselyn tulokset, ja näiden pohjalta työyhteisö itse tunnistaa sekä asettaa konkreettisia kehittämistavoitteita hyvinvoinnin ja yhteisöllisyyden edistämiseksi. Samalla HR tarkastelee keskustelujen sisältöjä ja tunnistaa niistä organisaatiotason osaamisen varmistamisen painopisteitä, joita hyödynnetään koulutussuunnitelman ja koulutustarjonnan suunnittelun tukena.

Keskustelupohja on PowerPoint-muotoinen ja sisältää upotettuina reaaliaikaiset tulostiedot Power BI -raporttien muodossa (esim. suoritetut tutkinnot, tutkinnonosat, opiskelijavuodet, eronneet, opiskelijapalaute). Tämä mahdollistaa keskustelun suoraan tiedon pohjalta ja tukee konkreettisten kehittämistoimien suunnittelua.

Keskustelupohjat ovat avoimella Teams-kanavalla, jolloin henkilöstö voi tarkastella myös muiden tiimien tavoitteita ja oppia toisiltaan. Mallia kehitettiin vaiheittain: aluksi keskityttiin dialogiin ja yhteiseen keskusteluun, myöhemmin mukaan tuotiin tiedolla johtamisen elementtejä. Jokaisessa osiossa keskeistä on keskustelu aiheen ympärillä, mutta myös konkreettisten kehittämiskohteiden tunnistaminen ja niiden muuttaminen tavoitteiksi ja toimintasuunnitelmaksi.

TAHTO-keskustelut toteuttavat Salpauksen laatuympyrän neljä vaihetta:
-Suunnan määrittäminen: tavoitteiden ja mittareiden asettaminen
-Suunnitelma: konkreettinen suunnitelma tavoitteiden saavuttamiseksi
-Toteutus: tiimien arjen toiminta ja kehittämistoimet
-Arviointi: tulosten toteutumisen arviointi ja vaikuttavien tekijöiden analysointi TAHTO-keskustelumalli on vakiintunut osaksi Salpauksen toiminnanohjausta ja käytössä kaikissa yksiköissä. Malli on lisännyt tavoitteellisuutta ja yhteistä ymmärrystä nykytilasta ja tulevasta. Työyhteisöjen keskustelutaito ja dialogi ovat vahvistuneet, ja tiedolla johtamisen ymmärrys on kasvanut tiimi- ja yksilötasolla.

Mallin avulla voidaan ohjata keskustelua tärkeistä teemoista, kuten osaamisesta, hyvinvoinnista, yhteisöllisyydestä ja kestävästä kehityksestä. Kehittämiskohteet tunnistetaan ja muutetaan konkreettisiksi tavoitteiksi ja toimintasuunnitelmiksi. Henkilökohtaisissa onnistumiskeskusteluissa asetetaan yksilölliset tavoitteet ja tuetaan henkilökohtaista onnistumista.

TAHTO-malli tukee ennakointia ja strategista suunnittelua. Se on osa organisaation vuosikelloa ja sen käyttö jatkuu säännöllisesti. Mallia kehitetään edelleen palautteen ja kokemusten pohjalta. Kehitystyö jatkuu erityisesti konkreettisten ja selkeästi määriteltyjen tavoitteiden asettamisen sekä niiden toteutumisen seurannan osalta.

TAHTO-keskustelumalli yhdistää dialogisen kehittämisen ja tiedolla johtamisen konkreettiseksi, arjen työvälineeksi. Sen PowerPoint-pohjainen toteutus mahdollistaa helpon, kustannustehokkaan käyttöönoton ja tulosten seurannan. Malli tukee strategista johtamista, osallisuutta ja jatkuvaa kehittämistä.

Toimialat

Toiminnot

Teemat