Kehittämisideoiden kerääminen, seuranta ja palkitseminen

Viestintätiimi pursuaa kehittämisideoita ja niitä heitellään työarjessa lähes päivittäin. Tiimin jäsenet ovat hyvin puheliaita ja ideoita uskalletaan esittää. Haasteena on, ettei ideoita arjen kiireessä kirjoiteta mihinkään ylös. Tiimipalavereissakin ideoita saa vapaasti esittää. Ne kirjataan yleensä muistioon, mutta ei ole olemassa säännöllistä seurantaa, onko ideaa viety eteenpäin tai kuka siitä vastaa.

Fasilitoinnin avulla haluttiin luoda malli ideoiden keräämiselle, seurannalle ja palkitsemiselle. Tavoitteena oli kannustaa ideoiden jakamiseen, helpottaa sitä ja tehdä ideoiden keräämisestä ja seurannasta osa työarkea. Tiimipalaverin varattiin aikaa 45 minuuttia ja merkittiin esityslistaan, että yhteinen kehittämistehtävä on tulossa. Tiimin sisäiset kehittäjät suunnittelivat etukäteen, mitä fasilitointimenetelmää haluttiin käyttää ja millaisia kysymyksiä esittää. Samalla päätettiin myös se, miten ideat kehittämistehtävästä kerätään ylös. Nämä laadittiin PowerPoint-esitysmuotoon.

Tiimipalaverissa tehtävä esiteltiin tiimin jäsenille PowerPoint-esityksen avulla ja kerrottiin tarkemmin valitusta fasilitointimenetelmästä eli Me-We-Us – menetelmästä. Pohdittavia kysymyksiä oli kaksi:
1. Miten alamme keräämään kehittämisideoita työyhteisössämme? (Tai miten voimme kehittää olemassa olevaa työkalua)​ sekä
2. Missä alamme käymään tulleita kehittämisideoita yhdessä läpi ja kuinka usein?

Jokaiselle tiimiläiselle jaettiin paperia ja kynä ja ohjeistettiin miettimään tehtävää itsenäisesti 5 minuuttia (Me-vaihe). Tavoitteena oli saada molempiin kysymyksiin 3 ideaa. Tämän jälkeen tiimi jaettiin kahteen ryhmään, joihin molempiin tuli 4-5 jäsentä. Tässä vaiheessa (We-vaihe) kehotettiin jakamaan ideat muille ryhmän jäsenille ja kirjaamaan ylös kolme ideaa / kysymys. Tähän varattiin aikaa 10 minuuttia.

Lopuksi kaikki osallistujat kokoontuivat yhteen ja pienryhmäkohtaiset ehdotukset esiteltiin kaikille (Us-vaihe). Yksi sisäisistä kehittäjistä kirjasi ideat suoraan PowerPoint -esitykseen.

Tiimille kerrottiin, että sisäiset kehittäjät pohtivat ideoita ja jatkojalostavat niistä mallin, jota voidaan hyödyntää ideoiden keräämiseen, seurantaan ja palkitsemiseen. Kehittämistehtävän tuloksena sisäiset kehittäjät jatkojalostivat tiimin ideat seuraavasti:

1. Päätettiin hankkia fyysinen ideataulu työhuoneeseen, johon voi kirjoittaa anonyymisti ideoita.​
2. Valitaan vuorotteleva ideamajuri, joka noin kahden kuukauden välein kerää ideat ja kirjaa ne Teamsiin jo aiemmin perustettuun Inspiraatio, innostus ja ideointi –kanavalle. Jokainen idea on oma postauksensa (anonyymi), jota voi käydä äänestämässä ja kommentoimassa. Ideamajuri myös muistuttelee ja kannustaa tiimiä ideoiden keräämiseen.​
3. Ideoiden äänestystä seuraavassa tiimipalaverissa käydään ideat läpi ja päätetään, lähdetäänkö ideaa viemään eteenpäin. Sovitaan vastuut.​
4. Valitun kehittämisidean esittäjä palkitaan. Palkitsemistapana on ns. pikapalkitseminen (lahjakortti).

Ideoiden kerääminen on päässyt hyvään vauhtiin. Ideointiin innostaa se, että ideat kerätään ylös ja niitä käsitellään tarkemmin ja niistä myös palkitaan. Tiimi saa onnistumisen tunteita, kun idea koetaan hyvänä ja sitä lähdetään viemään eteenpäin. Kehittämistyötä aiotaan jatkaa, ja uusien ideoiden kerääminen on hyvässä vauhdissa. Osa ideoista on tiimin työhön liittyviä, jotka parantavat esim. tiedonkulkua tai työhyvinvointia ja osa taas esimerkiksi markkinointikampanjaan tai viestintätyöhön liittyviä kehittämisideoita.

Toimialat

Teemat