Kaupungin strategiatyön ennakkoluuloton uudistaminen

Pääsin Kairos futuresin ja Capfulin järjestämään ICFS- koulutukseen (International Certified Future Strategist Programme) vuonna 2024. Kurssin jälkeen syntyi tahtotila uudistaa Lahden kaupungin strategiaprosessia. Tavoitteena oli vahvistaa strategiaprosessin systeemistä otetta ja innostaa Lahti yhteisöä uudella draivilla strategiatyöhön. Koko strategiaprosessin kehikoksi otettiin käyttöön Should-Can-Want malli, jossa organisaation on syytä tarkastella kolmenlaisia kysymyksiä.

1. On tärkeä tarkastella toimintaympäristön muutoksia sekä vaihtoehtoisia tulevaisuuden skenaariota ja pohtia "Mihin meidän PITÄISI reagoida?". Miltä asioilta emme voi ummistaa silmiämme, vaan jotain todella "pitäisi tehdä"?
2. On tärkeä myös reflektoida omaa toimintaa ja tunnistaa "Mitä me KYKENEMME tekemään? Mitkä ovat meidän vahvuutemme joiden varaan rakentaa entä heikkoudet joita tulee hillitä?"
3. On myös ensiarvoisen tärkeää osata pohtia "Minkälaisen tulevaisuuden me HALUAMME rakentaa?" Mitkä asiat ovat meille tärkeitä ja mitä motivoivat meitä? Mitkä asiat ovat merkityksellisiä?

Lopulta viisaat strategiset valinnat löytyvät näiden kolmen näkökulman risteyskohdasta. Ne teemat ja asiat, jotka ovat löytyneet kaikista kolmesta näkökulmasta muodostavat "robust strategyn" = vakaan ja vankan pohjan strategialle.

Ensimmäisessä vaiheessa täytyi kehittää prosessi, jossa varmistamme, että uusi kaupunginvaltuusto pääsee työstämään kaikkia kolmea näkökulmaa rauhassa. Käytimme yhteensä kaksi kokonaista päivää valtuuston kanssa näiden näkökulman parissa. Kesäkuussa meni koko päivä Pitäisi-näkökulmaan. Aamupäivä meni vuorovaikutteiseen toimintaympäristöanalyysiin ja iltapäivän aikana valtuusto pääsi työskentelemään kolmen erilaisen tulevaisuusskenaarion parissa. Jotta valtuutetut pääsivät sulahtamaan mahdollisimman helposti skenaarioiden pariin, jotka tehtiin yhdessä Capfulin kanssa, toteutimme jokaisesta skenaariosta 2min videon. Elokuussa järjestimme ensimmäistä kertaa Lahdessa tulevaisuuspäivän, jolloin kutsuimme valtuuston kanssa pohtimaan KYKY sekä TAHTO näkökulmaa yhteensä 100 Lahti-yhteisön jäsentä. Aamu ja iltapäivissä oli key-note puhujat sekä työpajaosuudet. Päivää kehuttiin valtavasti ja monet toivoivat päivästä jopa jokavuotista.

Lisäksi asetin kunnianhimoisen tavoitteen kehittää yhden 2h työpajan, jossa kaupungin työntekijöiden ja sidosryhmien olisi mahdollisuus osallistua strategiatyöhön käyden läpi kaikki kolme näkökulmaa. Halusin myös rakentaa mallin, jota voisi käyttää myös ilman paikalla olevaa fasilitaattoria. Lisäksi työpajan koosteen tuli syntyä helposti. Halusin myös tehdä työpajan, jonka lopputuotos näyttäisi esteettisesti kauniilta. Viimeisenä tavoitteena halusin, että strategiatyöpajasta voisi olla hyötyä yksikölle itselleen eikä pelkästään kaupungin strategiatyölle.

Tavoitteita oli liuta, mutta lähdin kehittämään työpajapohjaa ja testailin sitä kollegoideni kanssa. Tämän jälkeen testiin pääsi koko kehityspalveluiden väki. Pohja viilautui ja lopulta mm. 1000 opettajaa työskenteli sillä ja yhteensä 200 työpajaryhmää toteutti pohjan.

Innovaatioina työpajapohjassa oli muutama. 1. tärkeää oli, että jokaisen kysymyksen kohdalla oli 1min video QR-koodin takana, jossa olin kertomassa mitä tässä kohtaa tulee tehdä + toki tsemppaamassa eteenpäin. Jokaisessa näkökulmassa työryhmä työsti näkökulmaa ensin oman yksikkönsä näkökulmasta ja sen jälkeen koko kaupungin näkökulmasta 2. Ennen siirtymistä seuraavaan näkökulmaan ryhmän tehtävä oli priorisoida eli äänestää 3 tärkeintä niin oman yksikön kuin Lahden kannalta. 3. Työpajan lopuksi ryhmän tehtävä oli kirjata qe-koodin takana olleeseen forms-kyselyyn jokaisesta teemasta heidän priorisoimat 3 tärkeintä. 4. Jotta lopputulos oli esteettisesti kaunis, tilasin erivärisiä post-it lappuja ja jokainen näkökulma tehtiin eri väreillä. 5. Jos aikaa jäi ja fasilitaatori oli paikalla, niin bonustehtävä avasi osallistujien silmät levälleen. Viimeisenä vaiheena ryhmät saivat esittää yhtä strategista projektia/aihiota Lahden kaupungille ja tähän aihioon heidän tuli laittaa joka näkökulman asiota. He siis siirsivät juuri äsken tekemiään eri värisiä lappuja. He siis pienoiskoossa saivat itse nähdä, miten heidän omasta työstään löytyisi toimiva srateginen ehdotus.

Lopulta sain yhteen exceliin 200 työpajan priorisoidut vastaukset. Aineistoa lähdettiin ryhmittelemään kahta eri tekoälyä hyödyntämällä kahden kollegani kanssa ja sieltä saimme esiin toistuvat teemat. Lisäksi hyödynsimme tekoälyä myös tulevaisuuspäivän 24 työpajan vastausten koonneissa. Opimme kokoajan matkalla siitä, miten tekoäly pystyy käyttämään viksummin ja samalla tunnistamaan karikkoja.

Viimeinen haaste oli siinä, että miten kehittää viksu tapa työstää tätä kaikkea aineistoa, niin että löydämme tärkeät strategiset näkökulmat, jotka toistuvat kaikissa kolmessa näkökulmassa. Testasin ensin mallia kaupungin virkamies-strategiaryhmän kanssa ja sen jälkeen vein sen poliittiseen strategiatoimikuntaan. Mallin ytimessä oli, että osallistujat jaettiin pareihin ja kullekin parille annettiin 2-3 teemaa jonka sisältöjä he etsivät. Yksi pari esim sai teemat "Työpaikat" sekä "Kansainvälisyys". Olin tulostanut yhteenvetoaineistot isoille plansseille ja parit lähtivät kiertämään aineistoja ja etsimään oman teeman kirjauksia. Jos he löysivät Pitäisi näkökulman asioita, kirjasivat he ne ajatukset talteen Keltaisille lapuille. Jos löysivät Tahto-näkökulmasta asioita, ne asiat menivät Sinisille lapuille. Kyky-näkökulmasta vahvuudet menivät Vihreille lapuille ja heikkoudet Punaisille. Ja vain ja ainoastaan jos he löysivät omaan teemaansa lappuja kaikista näistä kolmesta näkökulmasta, eli heillä oli kaiken värisiä lappuja -> silloin he saivat esittää suoraa kirjausta kaupungin uuteen strategiaan. Poliitikot työskentelivät todella ahkerasti ja toimintatapa toimi todella hyvin. He tulivat tutuiksi aineiston kanssa ja strategiaa luotiin vahvasti aineistolähtöisesti.

Tämän jälkeen rakensin ensimmäisen strategialuonnoksen ja parin iteraatiokierroksen jälkeen olemme tilanteessa, missä strategia on menossa päätöksentekoon lokakuun valtuustoon. Emme ole koskaan saaneet näin valtavaa joukkoa kaupungin henkilöstöä osallistumaan strategian laadintatyöhön. Saimme paljon kehuja työpajoista ja videoita myös kehuttiin. Valtuuston tilaisuudet olivat todella onnistuneita ja kehitettyjä toimintatapoja tullaan käyttämään myös jatkossa. Lahden kaupungin strategiatyö Should-want-can.pdf

Toimialat

Teemat