9.10.2024
Limingan kunta / Elinvoimapalvelut & konsernipalvelut, Liminka

Legal Designin kokeilu pienhankinnan markkinoinnissa

Kehitteillä

Tarve ja tavoitteet
Kehittämisidea Legal Designin käytöstä syntyi lakinainen Johanna Lahdenperän hankintakoulutuksessa keväällä 2024. Lahdenperä puhui koulutuksessaan Legal Designin merkityksestä juridiikan käyttäjäystävällisyyden näkökulmasta. Koulutus herättikin ajattelemaan sitä, miten kunnat voisivat hankintoja tehdessään huomioida nykyistä paremmin käyttäjäystävällisyyden (eli toisin sanoen tarjoajat). Usein esimerkiksi hankintatekstit ovat raskaita ja sisältävät paljon virkamiesjargonia, joten niitä ei ole useinkaan lähestytty lainkaan tarjoajan näkökulmasta.

Lakitoimisto Lakiuksen sivuilla kuvaillaan Legal Designiä seuraavasti: Juristit tekevät juridiikkaa. Se mikä saattaa kuitenkin unohtua on, että juridiikan loppukäyttäjä, tekstin lukija, on usein muu kuin oikeudellisen koulutuksen saanut henkilö. Legal designin idea lähtee siitä, että juridiikkaa tehdään käyttäjän lähtökohdat, tarpeet ja motivaatio huomioiden.".

Täysin samaa voidaan soveltaa moneen kunnan asian valmisteluun, myös hankintoihin.

Halusimme testata kevyellä tavalla Legal Desingin näkökulmaa osana pienhankinnan valmistelua. Valitsimme kohteeksi pienhankinnan, koska hankintana pienhankinta antaa eniten mahdollisuuksia erilaisiin kokeiluihin. Tavoitteeksi asetettiin pienhankinnasta viestiminen esimerkiksi somekanavien kautta uudella ja erilaisella tavalla ja itse tarjouspyynnön kirjoittaminen käyttäjäystävällisemmällä tavalla. Tavoitteena oli saada mahdollisimman laadukkaita tarjouksia sekä saada mahdollisesti mukaan myös uusia tarjoajia toimittamaan tarjous.
Ratkaisu
Käytännössä edettiin siten, että tarjouspyynnön tekstit pyrittiin valmistelemaan selkeällä ja ymmärrettävällä kielellä välttäen virkamiesjargonia. Lisäksi laadimme Canvalla viestinnällisen canvaksen/mind mapin, jossa kilpailun keskeiset reunaehdot tuotiin näkyville niin, että tarjoaja saisi tarjouspyynnön sisällöstä käsityksen yhdellä silmäyksellä.

Tätä viestinnällistä Canvasta tullaan käyttämään esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa (linkedin, X jne.).

Mukana kehittämisessä oli hankinnasta vastaava henkilöstö. Ei ollut ulkopuolista asiantuntija-apua eikä toteutus vaatinut ulkopuolista rahoitusta. Työ siis tehtiin omin voimin. Kustannuksina on työaika eli noin kolme tuntia.
Tulokset
Tämä oli vasta ensimmäinen kokeilumme ja pieni pintaraapaisu Legal Designin maailmaan.
Vaikutelma tekemisestä oli kuitenkin myös valmistelijalle erinomainen ja uskon, että jatkossa omaksumme käyttäjä/tarjoajaystävällisempää näkökulmaa sekä tarjouspyynnön valmisteluun että niistä viestimiseen.

Emme osaa vielä arvioida synnyttääkö tekeminen suoranaisia säästöjä, vai onko kyseessä enemmänkin se, että teemme prosessista tarjoajalle mieluisamman ja tästä syystä saisimme jatkossa parempia tarjouksia ja mieluusti myös useampia tarjouksia joita vertailla. Hyöty näkyy siis ennen kaikkea parempilaatuisina kilpailutuksina.

Kehittämistyötä jatketaan ja oppeja etsitään lisää Legal Designin haltuun ottoon :)
Linkit
Liitteet
KAAPO Legal Design kuva Linkediniin.png

Yhteyshenkilöt

Laura Kelhä
laura.kelha(ät)liminka.fi
Kehityspäällikkö
Limingan kunta / Elinvoimapalvelut
Jaa Twitterissä Jaa Facebookissa Jaa LinkedInissä Tulosta
Kehittämiseen ovat osallistuneet
Asiantuntijat/eri
toimijoiden verkosto

Toimialat

Toiminnot

Teemat