Liityntäsopimusten digitalisoiminen dokumentinhallintajärjestelmään

Kangasalan vesilaitoksen liittymissopimukset ovat olleen paperisessa muodossa sekalaisessa järjestyksessä. Lisäksi kuntaliitosten myötä liittymissopimuksia on eri paikoissa eikä sopimusten tietoja ole vaihdettu esim. omistajavaihdosten yhteydessä. Liittymissopimusten etsiminen oli aikaa vievää ja tukeutui pääasiassa yhden ihmisen tietämykseen. Lähdimme kehittämään vesilaitoksen liittymissopimuksien viemistä digitaaliseen muotoon. Tarkoituksena on, että vastuuhenkilöt löytävät sopimukset helpommin ja nopeammin, kun ne ovat sähköisessä muodossa. Samalla halutaan kerätä myös hiljaista tietoa, jottein sopimustietojen ylläpito ole vain yhden henkilön varassa ja jotta kaikilla työntekijöillä olisi sama tieto käytettävissä. Tarkoitus on myös parantaa asiakaspalvelua. Tavoitteena on saada vesilaitoksen kaikki liittymissopimukset (noin 6200 kpl) digitaaliseen muotoon. Selvitettiin sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän saatavuus. Kaupungilla oli yhdessä ympäristökuntien kanssa aikaisemmin hankittu sähköinen dokumentinhallintajärjestelmä, joka haluttiin ottaa käyttöön Vesilaitokselle. Tehtiin metatieto-kortit (talletus- ja hakumatriisi) sekä yhdistettin ja päivitettiin eri puolilta liittymissopimukset ja niihin liittyvät tiedot.

Varattiin myös henkilöresurssia tekemään digitalisaatiota. Aluksi henkilöresurssi saatiin Kelan tukeman työllistymistä edistävän ammatillisen kuntoutuksen (TEAK) kautta, mutta myöhemmin henkilön työsuhdetta jatkettiin määräaikaisella TE-keskuksen palkkatuetulla työsopimuksella. Lisäksi Vesilaitoksen oma henkilöstö osallistui aktiivisesti työtehtävään. Liitymissopimuksien löytyminen helpottuu huomattavasti eikä ole henkilöriippuvainen. Sopimukset ja niihin liittyvät materiaalit ovat helposti, nopeasti ja kustannustehokkaasti löydettävissä. Myös tietosuoja-asetuksen vaatimukset täyttyvät järjestelmän avulla. Tulevaisuudessa uudet liitymissopimukset talletetaan digitaaliseen muotoon, mikä helpottaa arkistointia ja työntekoa.

Toimialat

Toiminnot

Teemat