Miksi tehdä kahdesti sama työ? Kangasala ja Nokia uudistivat verkkopalvelunsa yhdessä

Kangasalan ja Nokian kaupungit lähtivät uudistamaan verkkopalvelujaan, koska molempien verkkosivustot olivat teknisesti, sisällöllisesti ja käyttäjäkokemuksen näkökulmasta elinkaarensa loppupäässä. Verkkopalvelut ovat kuntien tärkeimpiä digitaalisia asiointi- ja viestintäkanavia, joten niiden haluttiin palvelevan kuntalaisia aiempaa käyttäjälähtöisemmin, saavutettavammin ja tehokkaammin. Tavoitteena oli parantaa tiedon löydettävyyttä, helpottaa asiointia, uudistaa palvelupolkuja sekä tehdä sivustojen ylläpidosta sujuvampaa ja pitkäjänteisempää.

Kaupungit tunnistivat jo valmisteluvaiheessa, että niiden tarpeet ja tavoitteet olivat hyvin samankaltaisia. Sen sijaan, että verkkosivu-uudistukset olisi toteutettu kahtena toisistaan erillisenä hankkeena, päätettiin yhdistää voimat konseptoinnissa, määrittelytyössä, hankinnan valmistelussa ja kilpailutuksessa. Yhteistyössä tunnistettiin yhteiset tarpeet, laadittiin vaatimusmäärittelyt ja rakennettiin pohja kummankin kaupungin omien verkkopalvelujen toteutukselle.

Yhteistyön tavoitteena oli vähentää päällekkäistä työtä, hyödyntää molempien kaupunkien asiantuntemusta niin tietohallinnon kuin viestinnän osalta sekä saavuttaa synergiaetuja ja kustannussäästöjä ilman, että kaupungit joutuisivat luopumaan omista tavoitteistaan tai identiteetistään. Hyötyjä saatiin myös osaamisen kehittämisessä, sillä verkkopalvelujen sisällöntuottajille järjestettiin yhteistä koulutusta, jossa voitiin jakaa kokemuksia, yhtenäistää hyviä käytäntöjä ja vahvistaa osaamista yli kuntarajojen.
Kangasala ja Nokia päättivät tehdä valmistelun yhdessä sen sijaan, että molemmat kaupungit olisivat toteuttaneet samat työvaiheet erikseen omissa organisaatioissaan.
Työ käynnistettiin nykytilan kartoituksella, jossa hyödynnettiin muun muassa verkkopalvelujen analytiikkaa, käyttäjäkokemuksesta kerättyä tietoa ja nykyisten sivustojen arviointia. Tämän jälkeen kaupungeille järjestettiin konseptityöpajoja, joissa määriteltiin verkkopalvelujen tavoitteet, käyttäjien tarpeet, palvelupolut sekä keskeiset toiminnalliset ratkaisut. Kaupunkien yhteisiä ja kaupunkikohtaisia tarpeita tarkasteltiin rinnakkain koko projektin ajan.

Seuraavassa vaiheessa laadittiin yhteinen vaatimusmäärittely ja valmisteltiin hankinta. Kaupungit määrittelivät yhdessä verkkopalveluilta vaadittavat ominaisuudet, tekniset ratkaisut, ylläpidon tarpeet ja toimittajalle asetettavat vaatimukset. Yhteistyön ansiosta suunnittelu- ja määrittelytyö tehtiin kerran kahden erillisen prosessin sijaan.

Kehittämiseen osallistui laaja joukko asiantuntijoita molemmista kaupungeista. Mukana olivat erityisesti viestinnän, tietohallinnon ja palveluiden asiantuntijat sekä myöhemmin verkkosivujen sisällöntuottajat. Ratkaisuja arvioitiin yhdessä eri näkökulmista, jotta lopputulos palvelisi mahdollisimman hyvin kuntalaisia, sidosryhmiä ja muita verkkopalvelujen käyttäjiä. Kehittämiseen osallistui myös kuntalaisia eri käyttäjäryhmistä.

Sivustojen käytettävyyttä ja tiedon löydettävyyttä arvioitiin käyttäjätestauksissa, joiden perusteella verkkopalveluja paranneltiin jo ennen julkaisua. Käyttäjiltä saatu palaute auttoi tunnistamaan kehityskohteita ja varmistamaan, että palvelut vastaavat mahdollisimman hyvin kuntalaisten tarpeisiin. Verkkopalvelujen kehittäminen ja sisältöjen täydentäminen jatkuvat myös julkaisun jälkeen.

Yhteistyö jatkui tiiviinä myös toteutusvaiheessa. Kaupungit pystyivät vertailemaan ratkaisujaan ja oppimaan toisiltaan koko projektin ajan. Toisen kaupungin toteutusta voitiin hyödyntää benchmarkina omassa työssä, haasteita ratkottiin yhdessä ja uusia ominaisuuksia kehitettiin yhteistyössä molempien käyttöön. Samalla jaettiin kokemuksia, toimintatapoja ja osaamista, mikä auttoi välttämään virheitä, nopeutti päätöksentekoa ja paransi lopputuloksen laatua.

Työssä hyödynnettiin ulkopuolista asiantuntija-apua verkkopalvelujen määrittelyssä, hankinnan valmistelussa ja toteutuksessa, mutta kehittämisen sisältö, tavoitteet, päätökset ja lopulliset ratkaisut rakennettiin kaupunkien omien asiantuntijoiden johdolla. Lopputuloksena syntyi kaksi erillistä, kaupunkien omiin tarpeisiin, sisältöihin ja brändeihin rakennettua verkkopalvelua, joiden yhteinen valmistelu tuotti merkittäviä synergiaetuja, vähensi päällekkäistä työtä ja paransi kehittämisen laatua.

Verkkopalvelujen toteutuksen kustannukset asettuivat kilpailutuksen tuloksena keskikokoisten kaupunkien verkkosivu-uudistuksille tyypilliseen hintahaarukkaan. Yhteisen valmistelun ansiosta kustannuksia pystyttiin kuitenkin jakamaan erityisesti konseptoinnin, vaatimusmäärittelyn, hankinnan valmistelun, koulutusten ja asiantuntijatyön osalta. Näin molemmat kaupungit saivat käyttöönsä laajan asiantuntemuksen ja laadukkaan lopputuloksen kustannustehokkaammin kuin kahdessa täysin erillisessä projektissa olisi ollut mahdollista.
Kehittämisen tuloksena sekä Kangasala että Nokia saivat käyttöönsä modernit, saavutettavat ja käyttäjälähtöiset verkkopalvelut, jotka vastaavat aiempaa paremmin kuntalaisten, sidosryhmien ja muiden käyttäjien tarpeisiin. Sivustojen rakenteet, palvelupolut ja tiedon löydettävyys uudistettiin, mikä helpottaa asiointia ja ohjaa käyttäjiä aiempaa tehokkaammin oikean tiedon ja palveluiden äärelle. Samalla verkkopalvelujen ylläpidettävyys parani ja niiden kehittämiselle luotiin kestävä pohja tulevaisuutta varten.

Merkittävä tulos oli myös uudenlainen kuntien välinen yhteistyömalli. Sen sijaan, että kaksi kaupunkia olisi tehnyt saman työn erikseen, valmistelu-, määrittely- ja hankintatyö toteutettiin yhteistyössä. Tämä vähensi päällekkäistä työtä, tehosti resurssien käyttöä ja mahdollisti laajemman asiantuntemuksen hyödyntämisen kehittämisen kaikissa vaiheissa
Yhteistyö tuotti konkreettisia synergiaetuja myös toteutusvaiheessa. Kaupungit pystyivät vertailemaan ratkaisujaan, hyödyntämään toistensa kokemuksia ja ratkaisemaan haasteita yhdessä. Molemmat kaupungit hyötyivät toisen tekemisen benchmarkkauksesta, ja useita verkkopalvelujen ominaisuuksia kehitettiin yhteistyössä molempien käyttöön. Tämä nopeutti kehittämistyötä, vähensi virheratkaisujen riskiä ja paransi lopputulosten laatua.

Kehittämistyö vahvisti myös henkilöstön osaamista. Yhteinen työskentely lisäsi tiedon ja kokemusten vaihtoa kaupunkien välillä sekä loi uusia verkostoja asiantuntijoiden ja sisällöntuottajien kesken. Yhteiset koulutukset ja kehittämisvaiheet auttoivat yhtenäistämään hyviä käytäntöjä sekä vahvistivat osaamista verkkopalvelujen kehittämisessä, saavutettavuudessa ja sisällöntuotannossa.

Taloudellisesta näkökulmasta yhteistyö toi kustannustehokkuutta, koska merkittävä osa valmistelu-, määrittely- ja hankintatyöstä tehtiin yhdessä. Yhteisiä resursseja hyödyntämällä saavutettiin säästöjä verrattuna tilanteeseen, jossa kaupungit olisivat toteuttaneet kaksi täysin erillistä hanketta. Samalla molemmat kaupungit säilyttivät mahdollisuuden toteuttaa omat verkkopalvelunsa omien tarpeidensa, tavoitteidensa ja brändiensä mukaisesti.

Kehittämisteon laajin vaikutus on kuitenkin toimintamallissa, jonka se osoitti toimivaksi: kuntien ei tarvitse ratkaista samanlaisia digitaalisia haasteita yksin. Yhteistyöllä voidaan saavuttaa parempia palveluja, vahvempaa osaamista ja kustannustehokkaampia ratkaisuja ilman, että kunnat luopuvat omista tavoitteistaan tai identiteetistään. Hanke tarjoaa muille kunnille konkreettisen mallin siitä, miten laajoja digitaalisia uudistuksia voidaan toteuttaa yhdessä, mutta silti kuntakohtaisiin tarpeisiin räätälöityinä.

https://www.kangasala.fi/
https://www.nokiankaupunki.fi/
https://www.kangasala.fi/tiedotteet/kangasalan-kaupungin-verkkosivut-uudistuivat/
https://www.nokiankaupunki.fi/tiedotteet/nokian-kaupungin-kotisivut-uudistuvat-torstaina-25-9-2025/

Toimialat

Teemat