Moniammatillinen muutostukiryhmä tukee muutostilanteessa

Keudassa käynnistyi elokuussa muutosneuvottelut, jotka koskevat sekä kasvun ja sopeuttamisen ohjelmaa että organisaatiomuutosta tukemaan uutta strategiaa. Erityisesti muutostilanteissa on hyvä seurata tiiviisti henkilöstökokemusta sekä tukea esihenkilöitä muutosjohtamisessa sekä myös heidän omaa jaksamistaan. Tätä varten perustettiin muutostukiryhmä, jonka tavoitteena oli:

"Seurata ja käsitellä muutosprosessin aikana kertyvää henkilöstön hyvinvointiin liittyvää tietoa ja tehdä sen perusteella johtoryhmälle viestintää tai esihenkilöiden tukeen
liittyviä toimenpide-ehdotuksia prosessin eri vaiheissa"


1. Muutostukiryhmän valmistelusta sovittiin kuntayhtymän johtajan ja HR-tiimin palaverissa kesäkuussa 2024.

2. Työterveyshuollon kanssa keskusteltiin muutoksen tukemisesta ja pyydettiin tarjous organisaatiopsykologin osallistumisesta muutostukiryhmään ja esihenkilöiden tukemiseen.

3. Johtoryhmä hyväksyi ryhmän kokoonpanon ja tehtävän ja ryhmä kutsuttiin koolle elokuun alussa 2024, kun yt-neuvottelut käynnistyivät.

4. Ryhmää johtaa rehtori ja valmistelusta vastaa työhyvinvoinnin henkilöstöasiantuntija. Ryhmässä on lisäksi kaksi henkilöstön edustajaa (työsuojelu), henkilöstöpäällikkö, yhteisöviestinnän asiantuntija ja sekä työterveyshuollosta organisaatiopsykologi.

5. Ryhmä suunnitteli henkilöstökokemusta mittaavan pulssikyselyn aikataulun (syys-, loka- ja marraskuu) sekä kyselyn kysymykset. Ryhmä myös käsittelee tulokset yhdessä ja tekee ehdotuksia viestinnästä ja toimenpiteistä johtoryhmälle.

6. Ryhmä sopi, että organisaatiopsykologi kertoo syyskuun esihenkilöfoorumissa aiheesta: "Minä muutoksessa ja muutoksenjohtajana" ja sen jälkeen johtotiimeillä tai johtoryhmällä on mahdollisuus käyttää organisaatiopsykologia apuna muutokseen aiheuttamien ilmiöiden ymmärtämisessä ja niihin vastaamisessa esimerkiksi seuraavissa kysymyksissä:

- Miten saada muutos etenemään pienimmällä kärsimyksellä?
- Miten vahvistaa yhteisöllisyyttä muutoksen keskellä?
- Miten hoitaa vaikeat tilanteet arvostaen ja jämäkästi?
- Mihin ja milloin pitää puuttua ja milloin antaa olla?
- Muutosjohtamisen keskeisten periaatteiden sopiminen yhdessä?
- Organisaation toimintakyvyn tukeminen ja vahvistaminen

7. Muutostukiryhmä käsittelee myös henkilöstöltä ja muista muutokseen liittyvistä viestinnän kanavista tullutta henkilöstökokemusta ja ehdottaa niiden perusteella johtoryhmälle viestinnällisiä tai muita tukitoimia.

8. Muutostukiryhmä jatkaa työtään prosessinomaisesti edeten myös vuoden 2025 alussa, kun Keuda jatkaa toimintaansa uudella organisaatiorakenteella. Tuolloin pohditaan, millaista tukea tuossa vaiheessa tarvitaan.

9. Muutostukiryhmä lopettaa toimintansa huhtikuussa 2025 sen jälkeen, kun henkilöstötutkimuksen tulokset on julkaistu. Ryhmä voi silti tehdä tulosten perusteella ehdotuksia johtoryhmälle muutosjohtamisen toimenpiteistä.

Uutena toimintamallina muutosneuvottelujen yhteydessä oli palvelussuhdeasioiden lisäksi kohdentaa huomio muutosprosessin henkilöstövaikutuksiin. Suuri rooli tässä on ollut eri kanavien kautta tulevan henkilöstökokemuksen seuraaminen, viestinnän merkitys sekä myös työhyvinvoinnin ja arjen sujuvuuden tukeminen. On tärkeää, että muutostilanteissa henkilöstön voimavarat kohdistuisivat perustehtävän toteuttamiseen ja energiaa kuluisi mahdollisimman vähän huoleen ja huhuihin. Myös esihenkilöt ovat tärkeässä roolissa muutostilanteessa, sekä muutoksen tukijoina että myös muutoksen kohteina (organisaatiorakenne).

Ulkopuolisia kustannuksia syntyy työterveyshuollon organisaatiopsykologin asiantuntijuudesta.


Muutostukiryhmä toimii verkostomaisesti hyödyntäen eri asiantuntijoiden osaamista ja näkemyksiä muutosten vaikutuksia henkilöstövoimavaroihin ja -kokemukseen. Kertyneen tiedon yhteinen käsittely tuo tehokkuutta viestintään ja toimenpide-ehdotusten suunnitteluun ja ehkäisee tärkeän tiedon jäämistä pimentoon tai erilaisten tulkintojen kulkeutumista organisaatiossa. Prosessinomainen työskentely mahdollistaa myös autenttisen reagoinnin tilanteissa, joita ei voida muutostilanteissa aina ennakoida.

Kehittäminen näkyy toivottavasti haasteellisessa muutostilanteessa akuutisti ja pitkällä tähtäimellä siten, että arki sujuu, kriisiytyminen vähenee, ymmärrys muutoksesta ja sen vaikutuksista lisääntyy. Muutostukiryhmä on yksi keino tukea työhyvinvointia ja tuottavuutta muutosneuvottelujen aikana.

Toimialat

Toiminnot

Teemat