Oma Hämeen yhteiset kalenteri- ja kokouskäytännöt

Idea sujuvien kalenteri- ja kokouskäytäntöjen kehittämisestä syntyi hyvinvointialueen lähijohtajien johtamisen kehittämisen työpajojen aikana. Lähijohtajat toivat esiin huolen työajan hallinnasta, kokousten täyttäessä kalenterit. Tähän haasteeseen vastaamiseksi asetettiin tavoitteeksi kehittää yhdenvertaisia koko organisaation kattavia kalenteri- ja kokouskäytäntöjä parantamaan kokouskulttuuria, jotta työajan hallinta ja työhyvinvointi parantuisivat hyvinvointialueella. Kehittämistyö sai alkunsa lähijohtajien työpajoissa esiin nousseiden huolien pohjalta. Lopulliseen muotoonsa kehittämistyö laadittiin Oma Hämeen viestinnän ja henkilöstöpalveluiden yhteistyönä.

Kehittämistyö keskittyi erityisesti yhtenäisten toimintatapojen uudistamiseen. Tärkein vaihe oli uusien toimintamallien ja ohjeiden laatiminen. Laatimisen jälkeen uudet käytänteet jalkautettiin koko organisaatiolle.

Käytännön ongelmien, kuten kokousten keston ja osallistujamäärän hallinnan pohjalta luotiin uusia yhtenäisiä toimintamalleja. Kalenteri- ja kokouskäytäntöihin laadittiin toimintamallit, joissa huomioidaan esimerkiksi kokousten tavoitteet, kokouksiin valmistautuminen ja niiden aikataulutus sekä osallistumiskäytännöt. Lisäksi asetettiin kokouksille tavoite pituudet hyödyntäen Outlookin ajoitustoimintoja. Myös päällekkäisten varausten välttäminen on huomioitu käytänteissä. Lisäksi käytänteissä luotiin toimintamallit henkilöstömme omien kalentereiden hallintaan, esimerkiksi työn tauotukseen, valmistelutyölle varattavien aikojen sekä kalenterin ajan tasalla olemisen suhteen.

Kehittämistyö toteutettiin sisäisesti, jonka ansiosta kustannukset pysyivät alhaisina. Uudet kalenteri- ja kokouskäytänteet otettiin hyvin vastaan. Niiden avulla on pystytty tehostamaan ajanhallintaa sekä selkeyttämään kokouskulttuuria - kokoukset ajoitetaan niin, että väliin jää tauko ennen seuraavan alkua. Päällekkäisiä varauksia vältetään ja kutsuttavien henkilöiden vapaana olevat ajat pyritään tarkistamaan kalenterista ennen kutsun laittamista. Uudet käytänteet tukevat henkilöstömme työhyvinvointia.

Kalenteri- ja kokouskäytäntöjen käyttö hyvinvointialueella jatkuu. Kalenteri- ja kokouskäytännöt_Oma Häme.png

Toimialat

Teemat