Perusopetuksen ja lukiokoulutuksen sähköiset tilastokansiot

Perusopetuksen ja lukiokoulutuksen joka vuotiset tilastot vievät paljon paperia ja arkistotilaa niin koulun kuin sivistyskeskuksen hallinnosssa, koska ne tulostetaan usein fyysisiksi dokumenteiksi, jotka säilytetään mappikansioissa arkistokaapeissa. Tämä on johtunut joko lainsäädännön vaatimuksista, toimintatavoista tai siitä, että sähköinen arkistointi ei ole vielä täysin käytössä. Tilastoista etsitään hyvin paljon tietoa. Paperisten tilastojen käsittely, säilytys ja etsiminen vievät aikaa, tilaa ja resursseja, mikä tekee prosessista tehotonta verrattuna sähköisiin ratkaisuihin. Nykypäivänä vaaditaan, että syntysähköinen aineisto arkistoidaan digitaalisena.

Tavoitteeksi asetettiin sähköisen toimintamallin kehittäminen, joka helpottaa dokumenttien käsittelyä ja säilyttämistä. Tavoitteeksi asetettiin myös koulujen hallinnon opastaminen uuteen tapaan hallita asiakirjoja sähköisesti kouluilla. Päädyttiin hyödyntämään Kangasalan kaupungin olemassa olevan sähköisen asianhallintajärjestelmän Twebin kansio-ominaisuuksia. Tästä ei syntynyt kustannuksia.

Kansioihin luotiin jokaiselle koululle oma kansio ja niiden alle tarvittavat kansiot tilastointipäivien materiaaleille. TIlastointipäivien kansioihin tehtiin valmiit asiakirjapohjat, johon kouluilta on helppo viedä suoraan tilastotiedot talteen sähköisessä muodossa.

Suunnittelussa tehtiin yhteistyötä hallinto- ja talouspalveluiden ja opetuspalveluiden sekä tiedonhallintasihteerin kanssa. 1. Opetus- ja koulutuspalveluiden tilastointitiedot löytyvät jatkossa yhdestä paikasta ja sähköisessä muodossa sekä pysyvät varmemmin suojattuina kuin paperiset dokumentit.
2. Tilansäästö: Sähköiset asiakirjat eivät vie fyysistä tilaa. Kansioiden, kaappien ja arkistotilojen tarve vähenee.
3. Sähköisessä muodossa asiakirjojen käyttöä voidaan rajata ja seurata, mikä parantaa tietosuojaa.
4. Tilastoja ei enää tarvitse toimittaa sisäiseen postiin kouluilta. Tämä vaikuttaa mm. hiilineutraalimman ja resurssiviissaan toiminnan lisääntymiseen eli vähentää kulkemista autoilla ja säästää henkilöstön aikaa.

Tulevaisuudessa tullaan varmasti pohtimaan, mitä muuta pyrimme jatkossa sähköistämään lisää.

Toimialat

Toiminnot

Teemat