Projektisalkkutoiminnan kehittäminen

Vantaan kaupungilla tehdään paljon projektimuotoista työtä, mutta projekteista, niihin käytettävistä resursseista tai ulkopuolisesta rahoituksesta ei ollut olemassa kaupunkitasoista koottua tietoa. Projektitoiminnalla tavoiteltavat hyöty- sekä tuotostavoitteet olivat usein epäselvät eikä kaupungilla ollut yhteistä mallia tai toimintaohjetta miten projekteja perustetaan, johdetaan jne.

Kaupungilla ei myöskään ollut järjestelmää projektien seurantaan ja hallinnointiin eikä projektisalkkuajattelua. Oli tarve laatia yhteiset toiminta- ja päätöksentekotavat sekä koota tiedot yhteen paikkaan ja lisätä projektitoiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä.

Työ aloitettiin laatimalla yhteistyössä toimialojen kanssa Vantaan projektimalli. Se on projektityön ohje, jonka avulla yksittäisiä projekteja johdetaan saman mallin mukaisesti. Malli sisältää myös projektisalkkujen johtamismallin.

Samanaikaisesti projektimallin kanssa otettiin käyttöön projektisalkku-tietojärjestelmä. Sinne tallennetaan kaikkien kaupungin projektien perustiedot. Kaikilla kaupungin työntekijöillä on katseluoikeus projektien tietoihin järjestelmässä. Järjestelmästä voidaan tuottaa raportteja projekteista ja suodattaa projektit salkkuihin mm. organisaation tai muun niitä yhdistävän tekijän avulla.

Projektimallin laadintatyötä veti taloussuunnittelun tulosalue. Työryhmässä oli edustus kaikilta toimialoilta. Kaupungin johtoryhmä hyväksyi projektimallin. Työ tehtiin pääosin omin voimin. Projektimallin sekä yhtenäisen tietojärjestelmän myötä tulosalueet ja toimialat voivat johtaa kehittämissalkkujaan entistä paremmin.

Kaikista kaupungin kehittämisprojekteista on nyt saatavissa tiedot yhdestä paikasta, jonne päivitetään projektien etenemisraportit 1- 4 kk välein projektityypistä riippuen. Projektien ohjausryhmät saavat tiedot keskitetysti ja johtoryhmille on näkymä vastuualueensa alaisesta projektimuotoisesta kehittämistyöstä, sen vaatimista resursseista sekä työkalu projektien priorisointiin ja valintaan.

Projektisalkkujärjestelmään on vuosi sen käyttöönoton jälkeen tallennettu noin 200 projektin tiedot. Projekteista raportoidaan johtoryhmille ja luottamushenkilöille säännöllisesti. Projektiraportti liitetään kaupungin osavuosikatsauksiin. Tämä lisää avoimuutta ja helpottaa huomattavasti keskitettyihin projektityötä koskeviin tietopyyntöihin vastaamista.

Projektimallin ja projektisalkkujärjestelmän käytön koulutusta on järjestetty yli sadalle kaupungin työntekijälle. Projektipäälliköille on järjestetty projektipäällikkövalmennusta. Jatkossa koulutuksia järjestetään tarpeen mukaan ja raportointia kehitetään saadun palautteen perusteella.

Toimialat

Teemat