Rakennusvalvonnan lupaprosessin ja arkiston sähköistäminen

Sähköisiä palveluja halutaan yleisesti enemmän ja näin myös rakennusvalvontojen asiakaskunnan kohdalla. Sähköistämisellä on myös pitkällä aikavälillä katsottuna potentiaalia tehostaa toimintaa sisäistäkin näkökulmasta tarkasteltuna. Tästä syystä lupaprosessin sähköistämistä alettiin viemään eteenpäin. Sähköisen luvanhaun Kontiolahden rakennusvalvonnassa otimme käyttöön vuoden 2018 aikana. Arkistointivelvoitteet edellyttävät myös sähköisen arkiston hankintaa, jotta prosessi saadaan täysin sähköistettyä. Vuoden 2019 alkupuolella olemme ottamassa sähköistä arkistoa käyttöön ja tämän myötä lupaprosessi saadaan täysin sähköiseksi.

Siirtyminen vanhasta käytännöstä uuteen ei ole mutkatonta, vaan asiaan kuuluu ohjelmistojen ja laitteistojen hankintaa, toimivuuden testaamista, käytäntöjen muuttamista, koulutuksia, uuden oppimista, asiakkaiden ohjeistusta ja muuta asiaan liittyvää. Yleisesti rakennusvalvonnan ja sen asiakkaiden on katsottava asiaa hieman uudesta näkökulmasta toimintaansa. Sähköistäminen on tuonut mukanaan hyötyjä. Esimerkiksi mahdollisuus tarjota sähköistä palvelua asiakkaalle, tiedostojen nopeampi liikkuminen sähköisessä muodossa ja asiat on sähköisesti nopeammin saatavilla tarvittaessa.

Haasteina kuitenkin on etenkin näinkin alkuvaiheessa saada toimintatavat ja ohjelmistot sujuviksi rakennusvalvonnan työntekijöiden ja asiakkaiden näkökulmasta. Tämä tarkoittaa käytännössä mm. sähköisen palvelun kehittämistä esimerkiksi toimittajalle kehityspyyntöjä lähettämällä, sekä omien mahdollisuuksien mukaan tehdä palvelusta käyttäjäystävällinen.

Myös asiakkaiden ohjeistus palvelun käytössä on tärkeää.

Toimialat

Teemat