Rekrytoinnin vaiheet, vastuut, HR:n tuki ja hakijaviestintä palvelupolkuna

Pirkkalan kunnan rekrytointiprosessia haluttiin selkeyttää sekä esihenkilön että hakijan näkökulmasta. Esihenkilöpalautteessa korostuivat prosessin monivaiheisuus, hajallaan oleva ohjeistus sekä epäselvyydet hakijaviestinnän aikatauluissa ja vastuissa. Hakijan näkökulmasta keskeinen ongelma oli tiedon puute rekrytoinnin odotusvaiheissa.

Tavoitteeksi asetettiin yhtenäinen rekrytointipalvelu, jossa vaiheet, vastuut, HR:n tuki ja hakijalle lähtevä viestintä ovat nykyistä selkeämpiä. Kehittämistyö toteutettiin palvelumuotoilun menetelmillä. Esihenkilökyselyn tulokset koottiin kehittämistä ohjaavaksi aineistoksi. Prosessista laadittiin kuvaus, jossa esihenkilön, HR-palvelujen ja hakijan tehtävät esitetään rinnakkain. Hakijapolku käytiin läpi työpaikkailmoituksesta työn aloitukseen. Samalla tarkasteltiin hakijapalautetta, viestipohjia, järjestelmän automaattiviestejä ja muiden kuntien käytäntöjä. Myös hakulomakkeen sisältöä optimoitiin ja sisäisen esihenkilöille suunnatun rekrytointityöpyynnön toteutus uusittiin. Työ tehtiin omin voimin osana palvelumuotoilukoulutusta. Rekrytoinnista muodostettiin yhteinen palvelupolkukuvaus, joka tekee vaiheet, vastuut ja HR:n tuen näkyviksi. Esihenkilöiden palaute muutettiin konkreettisiksi kehittämistoimiksi: Ohjeistus muutettiin selkeämmäksi kokonaisuudeksi ja rekrytoinnin eteneminen kuvattiin yhtenä kokonaisuutena.

Hakijapalautetta alettiin kerätä ja hyödyntää järjestelmällisemmin. Hakijoiden yhteydenottojen tarvetta vähennettiin lisäämällä oikea-aikaista viestintää. Näin hakija saa tietoa myös niissä vaiheissa, joissa rekrytointi etenee organisaation sisällä.

Yhteinen kuvaus tukee yhdenmukaisempaa toimintaa, auttaa HR-palveluja kohdentamaan tukea oikeisiin vaiheisiin ja antaa perustan seurata hakija- ja esihenkilöpalautetta jatkossa. Kehittämistyö on edelleen käynnissä, mutta hakija- ja esihenkilöpalautteen perusteella positiivisia vaikutuksia on jo havaittavissa: Hakijat kokevat hakemisen aiempaa helpommaksi ja saavat paremmin tietoa rekrytointiprosessin etenemisestä. Esihenkilöiden palautteissa rekrytoinnin koetaan olevan aiempaa selkeämpi ja vähemmän työllistävä ja he kokevat saavansa paremmin omiin tarpeisiinsa kohdentuvaa palvelua. Myös HR-palveluiden näkökulmasta prosessi koetaan sujuvammaksi.

Toimialat

Teemat