Säädä vähemmän, tee enemmän – 12 askelta sujuvampaan työhön

Heinolan kaupungin asiantuntijatyössä merkittävä osa työajasta kuluu tiedon etsimiseen, epäselviin kokouskäytäntöihin, vaikeasti löydettäviin dokumentteihin sekä sähköpostien aiheuttamiin selvityskierroksiin. Tämä lisää työn kuormittavuutta, hidastaa päätöksentekoa ja vähentää aikaa varsinaiseen asiantuntijatyöhön sekä kaupunkilaisten palvelujen kehittämiseen.

Haaste ei johdu yksittäisistä järjestelmistä vaan yhteisten toimintatapojen puutteesta. Jokainen käyttää kokouksia, sähköpostia ja dokumentteja hieman eri tavalla, mikä aiheuttaa organisaatioon ylimääräistä "arkikitkaa".
’Säädä vähemmän, tee enemmän – 12 askelta sujuvampaan työhön’ on koko kaupungin yhteinen toimintamalli, joka sisältää 12 konkreettista arkea helpottavaa käytäntöä kokouksiin, sähköposteihin ja dokumenttien hallintaan. Toimintamallia on nyt testattu Metsätalous ja kehittäminen -tiimissä onnistuneesti. Toimintamallin tavoitteena on tehdä tiedon löytämisestä, yhteistyöstä ja työn organisoinnista sujuvampaa ilman uusia järjestelmäinvestointeja.

Kehitysteon keskeiset ratkaisut

Kokoukset
• lyhyemmät kokoukset ja automaattiset siirtymäajat
• selkeät otsikot ja asialistat kaikkiin kutsuihin
• vastuullinen kokouksen vetäjä ja yhteenveto päätöksistä
• parempi tunnistettavuus ja vuorovaikutus Teamsissa

Sähköpostit
• yksiselitteiset otsikot
• viesteihin selkeä toimintapyyntö tai tieto siitä, että viesti on vain tiedoksi
• vastaanottokuittaus ja viestien etenemisen näkyväksi tekeminen

Dokumentit
• yhtenäiset Heinolan pohjat käyttöön
• tekijän ja päivityspäivän lisääminen dokumentteihin
• selkeä ja yhdenmukainen tiedostojen nimeämiskäytäntö

Kehitysteon vahvuus on sen yksinkertaisuus: Se ei vaadi uusia ohjelmistoja tai hankintoja, vaan hyödyntää nykyisiä työvälineitä aiempaa tehokkaammin. Samalla se luo yhteisiä pelisääntöjä koko organisaatioon.

12 askelta:

1. Kokousten ajastaminen Outlook-kutsuihin niin, että jää biotauko/siirtymäaika seuraavaan. Kokous 1 h tai yli -> lyhennys 10 min, kokous 30-45 min -> lyhennys 5 min.

2. Kokouskutsuun otsikoksi YKSIKKÖ ja AGENDA, esim. 'Metsät ja kehittäminen, tiimipalaveri' Tai 'AURI2026-hanke; suunnittelupalaveri 3/2026', jotta saaja tietää heti, mikä on kokouksen aihe. Huono esimerkki on ’Opparin aloitus’.

3. Kokouskutsuun mukaan ASIALISTA (esim. jatkuvan muistion linkki) ja alustus, mistä on kyse. Aina.

4. Kokoukselle nimetään vetäjä, joka valmistelee/valmisteluttaa kokouksen ja tekee lopuksi yhteenvedon.

5. Lisää Teamsin kuvakkeeksi oma ID-kuvasi tai joku muu kuvasi, jotta osallistujat tunnistavat sinut!

6. Pidä Teams-kokouksissa kamera auki, vähintään aloituksessa. Tämä on osa hyviä tapoja.

7. NIMEÄ sähköposti aiheen mukaan mahdollisimman yksiselitteisesti. Esim. 'Opinnäytetyö, Eija Opiskelija, Kirkkiksen pienten pihan suunnittelu, suunnittelukokous 2'. Myös silloin, kun VÄLITÄT saadun sähköpostin, TARKENNA otsikkoa, mikäli se ei ole yksiselitteinen.

8. Kerro sähköpostin saajalle, mitä odotat hänen tekevän? Aiheuttaako toimenpiteitä, mihin mennessä vai onko FYI.

9. Kun vastaanotat sähköpostin, kuittaa lähettäjälle, että olet sen saanut ja viet eteenpäin. Tai jos et tee mitään, kerro sekin. Myös silloin, kun lähettäjä ei ole pyytänyt lukukuittausta.

10. Käytä Heinola-pohjia AINA, kun mahdollista (Word, Excel, PowerPoint jne.). Myös ns. epävirallisiin muistiinpanoihin.

11. Lisää puumerkkisi ja päivityspäivämäärä kaikkiin tallennettaviin dokumentteihin, jotta muutkin osaavat kysyä asiasta juuri sinulta.

12. NIMEÄ dokumentti sisällön mukaan mahdollisimman tarkasti:
1. Yleisohjeena dokumentti nimetään kuvaavasti, ei lyhenteitä, ei alaviivoja, iso alkukirjain.
2. Muistio nimetään kirjaamon ohjeiden mukaan seuraavasti: “Muistio päivämäärä (pp.kk.vvvv) johtoryhmä”
3. MUTTA me ehdotamme tässä kehitysteossa, että nimetään vvvv.kk.pp alkuun, jolloin tiedostokansiossa nämä saa helpommin kronologiseen järjestykseen.
4. Ja sitten itse asia selkeästi, esim. '2026.09.09 Vuoden kehitysteko, tiimin ohjeistus' tai 2026.09.09 AURI2026-hanke, projektikokous nro 2, muistio'.
Kehitysteon tavoitteena on vähentää tiedon etsimiseen ja turhaan selvitystyöhön kuluvaa aikaa sekä lisätä työaikaa varsinaisille työtehtäville.

Jo puolen tunnin päivittäinen ajansäästö työntekijää kohden tarkoittaisi:
600 työntekijää × 0,5 h/päivä × 20 €/h × 252 työpäivää = 1 512 000 € vuodessa

Lisäksi saavutetaan:
• nopeampi tiedon löytyminen
• sujuvammat kokoukset
• vähemmän päällekkäistä työtä
• parempi yhteistyö yksiköiden välillä
• yhtenäisemmät toimintatavat koko kaupungissa
• enemmän aikaa vaikuttavaan asiantuntijatyöhön ja palveluiden kehittämiseen

Kehitysteko tukee suoraan kaupungin strategisia tavoitteita parantamalla tuottavuutta, yhteistyötä ja henkilöstön työarkea. Samalla se vahvistaa yhdessä kehittämisen kulttuuria: Pienillä yhteisillä muutoksilla voidaan saavuttaa merkittäviä vaikutuksia koko organisaation tasolla.

Kehitysteon innovatiivisuus perustuu siihen, että se ei vaadi uusia järjestelmiä tai investointeja, vaan hyödyntää nykyisiä työvälineitä aiempaa tehokkaammin. Kehitysteko kokoaa 12 konkreettista toimintatapaa yhdeksi yhteiseksi malliksi, joka vähentää tiedon etsimiseen, epäselviin käytäntöihin ja päällekkäiseen työhön kuluvaa aikaa. Innovatiivista on erityisesti se, että pienillä, henkilöstön arjesta lähtöisin olevilla muutoksilla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä koko organisaation tuottavuudelle, yhteistyölle ja työhyvinvoinnille.

1. Innovaatio kohdistuu työn tekemisen tapaan, ei työkaluihin
Monissa kehittämishankkeissa ratkaisuja haetaan uusista järjestelmistä. Tässä kehitysteossa lähdetään liikkeelle henkilöstön päivittäin kokemista ongelmista, kuten tiedon etsimisestä, epäselvistä kokouskäytännöistä ja vaikeasti löydettävistä dokumenteista. Ratkaisu syntyy yhteisistä toimintatavoista, jotka voidaan ottaa käyttöön välittömästi ilman investointeja.

2. Pienet muutokset tuottavat suuren vaikutuksen
Kehitysteko koostuu 12 yksinkertaisesta, helposti omaksuttavasta käytännöstä. Yksittäinen muutos voi tuntua pieneltä, mutta yhdessä ne muodostavat uuden toimintamallin, joka vähentää työssä esiintyvää "arkikitkaa" koko organisaation tasolla. Innovatiivista on juuri se, että merkittävää hyötyä haetaan monesta pienestä parannuksesta yhden suuren muutoksen sijaan.

3. Kehittäminen tapahtuu henkilöstön omasta arjesta käsin
Toimintamalli on syntynyt tunnistetuista käytännön haasteista ja henkilöstön omista havainnoista. Se kannustaa jokaista työntekijää osallistumaan yhteisten toimintatapojen kehittämiseen ja vahvistaa yhdessä kehittämisen kulttuuria. Kehittämisestä tulee osa jokapäiväistä työtä, ei erillinen hanke.

4. Vaikutukset ulottuvat koko organisaatioon
Toimintamalli koskee kaikkia työntekijöitä ja kaikkia organisaation keskeisiä työvälineitä: kokouksia, sähköpostia ja dokumentteja. Siksi vaikutukset kertautuvat laajasti eri palvelualueilla ja yksiköissä. Yhteiset käytännöt parantavat tiedonkulkua myös yksikkörajojen yli.

5. Hyöty on mitattavissa
Kehitysteolla on selkeä tavoite: vapauttaa enemmän työaikaa varsinaiseen asiantuntija- ja palvelutyöhön. Jo puolen tunnin päivittäinen ajansäästö työntekijää kohden tarkoittaisi yli 1,5 miljoonan euron vuotuista tuottavuushyötyä koko kaupungin tasolla. Tämä tekee kehitysteosta poikkeuksellisen vaikuttavan suhteessa sen toteuttamisen helppouteen.

Kehitysteon merkitys Heinolan kaupungin vision, strategian ja arvojen näkökulmasta:
Kehitysteko "Säädä vähemmän, tee enemmän – 12 askelta sujuvampaan työhön" tukee suoraan Heinolan kaupungin visiota "Hyvä kasvaa Heinolassa" sekä kaupungin strategian tavoitteita ja arvoja. Heinolan strategiassa korostuvat erityisesti hyvinvoinnin edistäminen, uudistuva työelämä, vahva kaupunkiyhteisö sekä kestävä talous. Lisäksi kaupungin arvot ovat välittäminen, uudistuminen ja tuloksellisuus.

Välittäminen
Kehitysteko parantaa päivittäistä yhteistyötä, tiedonkulkua ja vuorovaikutusta koko organisaatiossa. Selkeät kokouskäytännöt, sähköpostiviestintä ja dokumenttien hallinta vähentävät epävarmuutta, helpottavat työn tekemistä ja osoittavat arvostusta kollegoiden aikaa kohtaan. Yhteiset toimintatavat vahvistavat yhdessä tekemisen kulttuuria ja työyhteisön hyvinvointia.

Uudistuminen
Kehitysteossa uskalletaan haastaa vanhoja toimintatapoja ja etsiä uusia, vaikuttavampia ratkaisuja arjen työn sujuvoittamiseen. Innovaatio ei perustu uusiin järjestelmiin vaan henkilöstön yhdessä kehittämiin käytäntöihin, joilla saadaan nykyisistä työvälineistä enemmän hyötyä. Tämä toteuttaa strategian mukaista jatkuvaa kehittämistä ja tulevaisuuteen katsovaa toimintakulttuuria.

Tuloksellisuus
Kehitysteon keskeinen tavoite on vähentää tiedon etsimiseen, epäselviin käytäntöihin ja päällekkäiseen työhön kuluvaa aikaa. Näin vapautuu enemmän työaikaa kuntalaisten palveluihin, kehittämistyöhön ja asiantuntijatehtäviin. Yhdenmukaiset toimintatavat lisäävät tehokkuutta, tuottavuutta ja työn vaikuttavuutta, mikä tukee myös strategian mukaista kestävää taloutta. Strategiassa korostetaan tavoitteellista toimintaa ja tulosten aikaansaamista.

Strateginen vaikuttavuus
Kehitysteko tukee erityisesti strategian tavoitetta uudistuvasta työelämästä, koska se luo koko organisaatiolle yhteisiä, moderneja ja tehokkaita toimintamalleja. Samalla se vahvistaa kaupungin sisäistä yhteistyötä ja mahdollistaa sujuvamman arjen henkilöstölle. Pienillä muutoksilla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä sekä työhyvinvoinnin että tuottavuuden näkökulmasta.
Säädä vähemmän, tee enemmän - 12 askelta sujuvampaan työhön.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat