Sairauspoissaolotodistusten toimitusprosessien digitalistointi ja tehostaminen

Kehittämisen lähtökohtana oli tarve parantaa sairauspoissaolotodistusten toimitusprosessin tietoturvaa ja tehokkuutta. Todistuksia toimitettiin useiden eri kanavien kautta, kuten WhatsAppilla ja sisäisen postin välityksellä, mikä teki prosessista haavoittuvan. Tavoitteena oli ottaa käyttöön sähköinen ja tietoturvallinen lomakejärjestelmä, sujuvoittaa prosessia, yhtenäistää toimintatapoja sekä saavuttaa kustannussäästöjä siirtämällä todistusten tarkastustyö ulkoiselta palveluntuottajalta omaksi toiminnaksi. Kehittämistyö eteni vaiheittain. Vuonna 2024 kartoitettiin markkinoilla olevia ratkaisuja, toteutettiin hankintavalmistelu ja tehtiin hankintapäätös. Samalla valmisteltiin sähköisen lomakejärjestelmän käyttöönottoa yhdessä valitun toimittajan kanssa. Lomakejärjestelmä otettiin alkuvuodesta 2025.

Hyvän käyttökokemuksen takaamiseksi myös henkilöstön antamalla palautteella on ollut merkittävä panos, joka on otettu huomioon toiminnan kehittämisessä. Prosessia tehostettiin edelleen ottamalla tekoälyratkaisulla täydennetty ohjelmistorobotti käyttöön helmikuussa 2026. Kehittämisen tuloksena sairauspoissaolotodistusten käsittelyprosessi muuttui tietoturvallisemmaksi, sujuvammaksi ja kustannustehokkaammaksi. Sähköinen lomakejärjestelmä mahdollisti todistusten turvallisen toimittamisen, ja ulkopuolisen palveluntuottajan käyttö voitiin lopettaa. Vuoden 2025 säästötavoitteesta saavutettiin 98 prosenttia (180 000 €). Helmikuussa 2026 käyttöönotettu ohjelmistorobotiikka vähensi manuaalista kirjaamistyötä ja tehosti prosessia entisestään.

Prosessin kehittämistä jatketaan automatisoinnin mahdollisuuksia hyödyntäen. Tavoitteena on vähentää manuaalisia työvaiheita edelleen, parantaa työn sujuvuutta ja vapauttaa työntekijöiden ja esihenkilöiden aikaa asiantuntijatyöhön. Samalla varmistetaan prosessin tehokkuus, tietoturvallisuus ja hyvä käyttökokemus.

Toimialat

Teemat